企業におけるプロジェクトに関わる人数が多いほど、複数人で一つのファイルを閲覧・編集する機会が増加します。その際には、ファイルの変更履歴・更新日時などが常に正しい情報として記録されていることが、適切な事業展開を進めていくポイントです。ファイルのバージョン管理を行うには、バージョン管理に関する機能が充実したクラウドストレージを使用することをおすすめします。企業向けオンラインストレージとして、充実したバージョン管理機能も実装しているのが「Fleekdrive」です。本記事では、バージョン管理の重要性とFleekdriveの特徴について解説します。
ファイルのバージョン管理とは
ファイルのバージョン管理とは、ファイルの変更履歴やその内容を適切に管理し記録することを指します。近年、リモートワークや働き方改革によって複数人が一つのファイルにアクセスする機会が増え、バージョン管理の重要性が高まっています。バージョン管理で取り扱う情報は、以下の通りです。
- ファイルの作成者
- ファイルの作成日
- ファイルの更新日
- ファイルの更新者
- ファイルに記載したコメント
- ファイル中身の変更履歴 など
ファイルになんらかの変更が加えられた場合に、その痕跡がバージョン管理の情報の対象になります。バージョン管理が対象とするファイルは以下の通りです。
- ソースコード
- ドキュメント
- 画像や動画
- 音楽 など
プロジェクトに関わるファイルのほとんどが対象となると考えておいて差し支えはないでしょう。
ファイルのバージョン管理が重要な理由
ファイルのバージョン管理が重要とされる理由は以下の通りです。
- 変更したユーザーを特定するため
- バックアップを取得するため
- 変更の前後における差分を検証するため
誰がいつどのように変更を加えたのか特定できる
バージョン管理をファイルに行えるようにしておくと、誰が・いつ・どのような変更を加えたのかが特定可能です。ファイルに対するユーザーの挙動を特定できることは、万が一ファイルに問題が起きた際の原因究明に役立ちます。さらに、問題の修正を行う際にも、必要な部分だけを変更できるため、効率のよい問題解決を目指せます。
変更履歴よりバックアップを取得できる
バージョン管理を行っているファイルは、変更履歴が残るため、そこから遡ってバックアップを取得可能です。例えば、文書ファイルを誤って変更してしまった場合でも、バックアップから以前のバージョンを復元することで問題を解決できます。バックアップは、元々はIT企業で用いるソフトウェアに導入されていた機能でしたが、その利便性から現在では多くのクラウドサービスで導入されています。
変更を加えた前後で差分を検証できる
IT業界では「差分」と呼ばれる用語が使われています。IT業界における差分とは、2つのデータを比較したときの双方の違いを抜き出したものを指します。バージョン管理を行うと、変更を加えた現バージョンのファイルと、加える前の旧バージョンのファイルを参照可能です。これにより、例えば週次の売上表であれば前週の売上に対して今週はどのような増減があったかをひと目で比較できます。
また、差分を検証できることは、「デグレード」の防止にも役立ちます。デグレードとは、動作改善・スペック向上などを目的としてアップデートした新しいバージョンが、変更前より性能・品質が落ちている状態のことです。新しいバージョンの性能・品質がどのようになっているかを確認する際に役立つのが差分なのです。さらに、バージョン管理の観点では、万が一新しいバージョンの性能・品質が低下している場合でも、以前のデータが残っていれば簡単に復旧できるといった特長があります。
ファイルのバージョン管理機能が充実したクラウドストレージ
企業向けオンラインストレージである「Fleekdrive」は、ファイルのバージョン管理機能が充実しています。ここでは、Fleekdriveのバージョン管理機能を紹介します。
更新したファイルをアップロードすると古いファイルは自動で保管
Fleekdriveにアップロードしたファイルが、既に保存されていたファイルと同名だった場合、古いファイルは自動で保管可能です。さらに、「アーカイブ機能」を利用すれば、古いファイルを自動で削除できます。アップロードしたファイルが更新された新しいファイルであれば、自動でバージョン管理できることになり、管理業務の効率化にも寄与します。
保管期限を設定すると古いファイルは自動でアーカイブまたはゴミ箱へ
Fleekdriveに保存したファイルは、一つひとつ保管期限を年・月・週・日単位で設定できます。また、保管期限を過ぎたファイルは、自動で削除・アーカイブ化・ゴミ箱へ移動することができ、常にストレージ内を整理した状態に保てます。
企業向けクラウドストレージ「Fleekdrive」の導入事例
Fleekdriveを導入いただいたことで、企業が抱えていた課題を解決できた事例は数多くあります。ここでは、導入事例について紹介します。
先駆的にクラウドサービスを活用し作業工数を削減｜ブラザー工業株式会社
ブラザー工業株式会社では、マシナリー事業において、国内だけでなく、海外35ヵ国64社の販売パートナーと連携を図り情報提供・顧客へのアプローチを行っています。情報提供に関して、従来は販売パートナー向けのWebサーバを用意し、そこからダウンロードしてもらう方式を採用していました。しかし、Webサーバにない資料は社内担当者が別の社内サーバから探し出し、提供可能か確認してから送付しており、時間がかかっていました。さらに問題だったのが、資料が一元管理されておらず、古い資料と最新資料が混在していたことです。これにより、販売パートナーに提供した資料が更新前で情報が均一化されていないことが度々あり、非効率な状況となっていました。
そこで、既に導入していたSalesforceと連携可能で、セキュリティに強い安定したオンラインストレージを検討された結果、Fleekdriveを採用いただきました。Fleekdriveがブラザー工業株式会社に評価された点は、各種営業用資料を、最新の状態で一元管理できる点です。点在された営業用資料を社内担当者が探し回る必要がなくなり、内容も常に最新のバージョンにアップデートできたため、工数・時間の削減に成功しました。国内外のステークホルダーに効率よく資料や情報を共有できる点が、Fleekdriveの強みです。
蓄積されていく個人情報・企業データを適切に管理｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
ISSコンサルティングは、主に年収700〜2,000万円の転職案件を得意分野としている転職エージェントです。同社が営業の要として大切にしているのがこれまでの求職者データで、その数はおよそ10万件にものぼります。登録した人材がキャリアを積むたびに、データのバージョンを最新のものにしていく必要があり、同様に求人企業の情報も管理しなければなりませんでした。当初は、蓄積されていくデータを自社内で管理していましたが、限界を感じるようになり採用いただいたのが企業向けオンラインストレージであるFleekdriveです。Fleekdriveが同社に評価された点は以下の通りです。
- 同時期に採用したSalesforceと親和性が高い
- ほかの業務を圧迫しない利便性の高さ・扱いやすさ など
特に、Salesforceと連携することで、レコードとFleekdrive内のフォルダが紐づけされ、同じ画面で管理することができるようになりました。「SalesforceとFleekdriveの連携のおかげで、必要な資料をすぐに取り出せるようになり、スムーズに業務を行えるようになりました」とのお声もいただいております。
ファイルのバージョン管理は、プロジェクトの円滑な進行に欠かせません。変更の確認やバックアップの取得など、バージョン管理には多くのメリットがあります。「Fleekdrive」は、充実した管理機能でこれをサポートします。本記事では、バージョン管理の概要とFleekdriveの導入事例を解説しました。
さらに詳しい情報や具体的な導入事例については、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。
