仕事上のミスは、自分の仕事にだけでなく周りの人の仕事にも支障をきたすことが少なくありません。ですから、大きなミスはもちろん、細かなミスもできるだけしないで済むように気を付けたいものです。実は、仕事上のミスが多い人にはいくつか共通した特徴があるというのをご存知でしょうか？自分がミスの多い人の特徴に当てはまっていないか一度チェックしてみましょう。ここでは仕事でミスが多い人に見られる共通の特徴を4つご紹介します。
あの人はいつもミスしているなぁ… あなたの周りにもいる？
まずは、みなさんの周りに仕事上のミスが目立つ人がいるかどうかをアンケートで調査してみました。
【質問】
あなたの周りに仕事のミスが多い人はいますか？
【回答結果】
いる : 72
いない : 28
【アンケート概要】
調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 – 29 30 – 39 40 – 49 50 – 59 60
【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年08月29日～2017年09月05日
有効回答数：100サンプル
他人のミスには気付きやすい
今回のアンケートでは、ミスが多い人がいると回答した人が全体の7割を超えました。
- 意外と上司にミスが多いです。頭がいいのか、スケジュールをメモせず管理しているため、部下にふった仕事の進捗を確認し忘れているのを見かけます。私は、その上司にはあまり頼りすぎず、こまめに自分の仕事について報告しておくようにして締め切りに間に合うようにしています。（30代/パート・アルバイト/女性）
- 何をやってもダメな人がいる。原因は先輩や周りの人の説明をちゃんと聞かずに行動しようとするから。（50代/個人事業主・フリーランス/男性）
- ミスをしても、全然反省しないので、ミスを繰り返しています。（40代/正社員/男性）
周りにミスの多い人がいると回答した人のコメントを見ると、メモを取らないことや、説明をきちんと聞かずに仕事を始めることがミスに繋がっている様子がうかがえます。一方、自分の周りには仕事で失敗が目立つ人はいないと回答した人のコメントは以下の通りです。
- 現在働いている場所では、私が一番年下で新人のため、周りは先輩ばかりです。どちらかといえば、私の方がミスをすることが多いです。（20代/正社員/女性）
- 仕事をこなす上でのマニュアルがしっかりしているため、同じミスを2回以上繰り返す人間は少ない。（50代/正社員/男性）
- おそらく個人事業主が多いために、個人のミスが仕事の失注や信頼の失墜に直結しやすい分、慎重にミスを防ぐよう心がけているからではないかと考えます。（40代/個人事業主・フリーランス/女性）
仕事でミスをする人が周りにはいないと回答した人のコメントを見ると、周りよりも自分の方がミスをしているから周りにはいないと答えている人と、本当に周りにミスをする人が少ない環境で仕事をしている人がいることがわかります。
同じミスを繰り返すのは、自分の失敗について原因を分析したり、対策を考えたりしないなども原因にあるようです。一方で、周りにミスをする人がいない職場はミスを防止する対策がきちんと考えられており、仕事をする本人にもミスをしない心構えがしっかりできているように感じられました。では、このアンケート結果を踏まえながら、仕事上のミスが多い人の特徴を見ていきましょう。
マイナス思考の人ほどミスを起こしやすい
生真面目でマイナス思考な人は、過去にしたミスを引きずりやすく、同じミスを犯すのをおそれるあまり、とるべき行動がとれなくなる傾向があります。あまりに石橋を叩きすぎると仕事が進まず、やるべき仕事が目の前に複数溜まってしまうため、同時進行せざるを得なくなり、かえってミスが増えてしまうようです。また、同じミスをしないようにという気持ちが強すぎると、今度はほかのことへの注意が散漫になるため、別のミスを誘発することも少なくありません。もちろん、自分がしたミスに対する反省は必要です。しかし、いつまでもミスを引きずるのはマイナス思考でしかありません。なぜミスをしたのか原因をつかみ、どうしたらミスをせずに済むのかの分析をするのが反省です。いつまでもくよくよ悩んでいるのは、新たなミスを引き起こすだけだということを覚えておきましょう。
メモを取らない＆取り方が悪い
仕事中メモを取らない人や、メモを取ってもメモを上手に使いこなせていない人にはミスが目立ちます。実際、アンケートのコメントでも、メモを取らない人や取り方が悪い人ほど仕事でミスをしやすいという意見が目立ちました。では、なぜメモを取らない人や取り方が下手な人にはミスが多いのでしょうか？その理由としては次の3つが考えられます。
- すべての段取りを頭に入れようとしても覚えきれないため。
- 殴り書きしてしまい、あとで何を書いたかわからなくなってしまうため。
- 書き方のルールが決まっていないせいで、せっかくメモを取っても情報が煩雑になっているため。
メモは仕事をするうえでとても重要な役割をするアイテムです。メモを取ることでこれからすべきことを頭に入れ、仕事の順番や段取りを考えます。きちんとできたか確認をする際にもメモが役立ちます。つまり、正しいメモの取り方を覚えるだけでミスを減らすことが可能なのです。
ミスを反省しても対策を練らない
ミスをした際、反省はしても次にミスをしないための対策をしない人がいます。しかし、それではまた同じミスを繰り返してしまうため、反省の意味がありません。反省とは、何が原因でミスを犯したのかを考え、どのような対策を取ることでミスを防げるかを考えることを言います。ただミスを犯したことを悔やむだけでは本当の意味の反省にはなりません。反省がミスの減少に繋がらない人は、ミスをしたということについての反省をするだけで、原因や対策について深く考えようとしない傾向があります。「もう次はミスをしないようにしよう」と考えるだけで、ミスを繰り返さないための対策を考えないことが、新たなミスを生んでいます。何となく反省した気分になっているだけで、きちんとした対策を練り、実行していなかったということにまず気が付くことが大事です。本当の意味での反省ができるようになれば、ミスを減らすことができるでしょう。
パソコン内部の整理整頓が苦手
パソコンがなくては仕事にならないという人ほど気を付けたいのが、パソコン内部の情報整理です。パソコンの中に情報を取り入れれば仕事をした気持ちになりがちですが、せっかく得た情報を適切な場面で使えなければミスに繋がってしまいます。
パソコンに取り込んだ情報がどこに格納されているのかわからないという状態になると、その情報を探し出すまでに時間がかかり、その間にミスを犯しやすくなります。パソコン内部の整理整頓ができていない人ほど仕事でミスをしやすい理由としては、次の2つが考えられます。
- デスクトップ上にフォルダが大量に貼り付けてありどこに何があるかがわかりにくい。
- パソコン内部に同じタイトルのファイルが複数存在し、どこに何が入っているか混乱してしまう。
これらは共通して、ファイルの所在が不明であることが原因となっています。日頃からパソコン内の整理整頓をしていれば問題ない事象ではありますが、オンラインストレージでファイル管理を行うのも手段の一つです。
オンラインストレージであれば、検索機能でファイルを探しやすくなるのはもちろんのこと、バージョン管理機能が搭載されているとすでに保存されているファイルと同名のファイルをアップロードすれば自動で最新版と差し替えることができます。
また、過去のある時点にファイルを復元することも可能です。加えて、ファイルをダウンロードすることなく簡単にその中身を確認することができるプレビュー機能などが実装されているため、徹底したファイル管理を実現できます。
但し、サービスやツールを導入しただけで劇的にミスを減らせるという訳ではありません。
適切な管理ルールを設けて上手に活用しましょう。
対策は必ずある！まずは自己分析をしてみよう！
仕事でのミスは誰にでも起こり得ることですが、ミスをする人としない人とでは考え方や行動が異なります。
まずは自己分析をして、何がミスの原因になっているかを突き止めましょう。そして、原因がわかったら、それに合った対策方法を考え、確実に実行することが大事です。
どんなにミスが多い人も対策方法はあります。ミスをしたことをただ単に悔やんでいてもミスは減りませんから、反省したうえで次のミスを防ぐ対策を実行に移しましょう。
