スマートルール

指定日時に更新・登録を
自動通知でリスク軽減

「指定日時に更新・登録」といったルール設定を行い自動通知設定することができます。例えば、契約書を保管している場合、契約開始日、契約更新日などの項目を作成し、「更新日の1ヶ月前にメールで通知する」といったスマートルールを設定することができ、更新忘れのリスクを軽減できます。

自動ワークフロー

アップロードするだけで
PDF変換され自動送信

ファイルに関するルール設定を行い自動でワークフローを実行することができます。例えば、決められたフォルダにファイルをアップロードすると、「上長承認→承認後のPDF変換→顧客へのメール送信」まで自動で行うことができます。担当者が行う作業は、ファイルのアップロードのみとなります。

ファイルのバージョン管理

古いファイルを
自動でバージョン管理

同名ファイルのアップロード時は、自動で元のファイルは古いバージョンとして残ります。誰が、いつ、どんな変更したのかを記録でき、必要に応じて古いバージョンのファイルも取得することが可能です。「アーカイブ機能」を使うことで、古いファイルを自動削除の設定もできるので、管理も自動で行えます。

ファイルのライフサイクル管理

古いファイルの
整理から開放される

年/月/週/日単位で保管期限をあらかじめ指定することで、決められた期間を経過したファイルに対し、自動的にアーカイブやゴミ箱への移動、または削除などの処理が行われます。