ビジネスデータを効率的かつ安全に管理する方法とは？課題や解決策を解説

働き方改革やDX化などが推進される現代では、ビジネスで取り扱う情報がデータ化され、保管・管理することが増えています。情報のデータ化は、企業にとってメリットが大きいですが、デメリットに留意する必要があります。データ管理におけるさまざまな課題を解決するためには、オンラインストレージの利用がおすすめです。オンラインストレージを用いれば、データ管理に役立つ機能を利用できるため、安全かつ効率的に管理できます。データ管理に役立つ機能を数多く実装しているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、データ管理の重要性とFleekdriveの特徴について解説します。

ビジネスデータを安全に管理する上での課題

働き方改革やDXの促進などに伴い、業務システム・従業員情報などビジネス上で取り扱うデータは増加傾向にあります。しかし、取り扱うデータの増加に社内の管理体制が追いついておらず、データ管理においては安全上の課題も指摘されているのが現状です。ここではビジネスデータを安全に管理する上での課題について深掘りして解説します。

データの所在が不明で一元管理ができていない

ビジネスデータを保管する際には、PCの内部SSDや外付けSSD、USBなどを利用することがあるでしょう。いわゆる内部ストレージに該当する保管先は、データの所在がわからなくなり一元管理が難しくなるデメリットがあります。特に、複数人が利用するデータにもかかわらず共有先が設定されていない場合は、毎回そのデータを保管している人に問い合わせなければならなくなります。まず、保管先を決定し一元管理ができる体制を整えることが大切です。

データを探したいときに見つけられない

社内で複数人とデータを共有するには、オンプレミス型もしくはクラウド型のストレージを利用するのが効果的です。ただ、複数人で共有できるストレージでは、ほかのユーザが保管したデータを見つけにくいことがあります。共有ストレージでデータが見つけにくくなる原因は以下の通りです。

• 保管のルールが定まっておらず、雑多にデータが入れられてしまう
• ストレージ内を検索できる機能がない　など

部門や部署をまたいだデータの連携が難しい

特に大企業では複数の部門や部署が設置され、業務にあたることが大半です。企業によっては、同じ社内でも部門や部署ごとに利用している基幹システム、クラウドサービスなどが異なる場合があります。基幹システムやクラウドサービスなどが異なると、部門や部署を横断するデータの連携が難しくなります。

古いデータが削除されず蓄積し続けている

ビジネスデータは、利用しなくなったものは適宜整理し、不要になり次第削除することが適切な管理をする上で大切です。しかし、古いデータを手動で削除する対応をしていると、次第に削除のし忘れにより蓄積されていくことがあります。古いデータの蓄積は、ストレージを圧迫し必要なデータを見つけ出すのを阻害する原因となります。

アクセス権限の責任者が不在

データを保管するストレージは、データ管理およびセキュリティの観点からアクセスできるユーザを制限しておくべきです。しかし、そのアクセス可否を決定するアクセス権限の管理者が不在の場合、データ管理が安定しなくなり、セキュリティ面も危険性が高まります。

退社した従業員の情報がいまだに存在する

退社した従業員が保持していたユーザカウントや各種権限は、そのままにしておくとデータ管理とセキュリティ面の安全性に悪影響を及ぼします。退社した従業員が悪意を持ってデータにアクセスし、情報の盗難や漏洩を引き起こさないとも限りません。そのため、退社した従業員の情報を保持し続けるのは、データの安全性を脅かす危険な状態といえます。

社内のデータ管理においてルールが定まっていない

そもそも、データ管理をどのように実施するのかルールが定まっていない状態だと安全にデータ管理を行えません。特に定めるべきデータ管理のルールは以下の通りです。

• アクセスできるユーザの範囲
• 保管するデータの種類
• 保管方法　など

上記を一つひとつ定めた上で、ユーザに周知させるのが安全なデータ管理には欠かせません。

データの確認や検索に時間がかかり業務効率が悪化している

ストレージ内に新旧のデータが混在して整理されていない状態は、作業効率を悪化させる原因となります。仮にストレージに検索機能が搭載されていたとしても、どれが最新版かつ利用すべきデータか確認するのに時間を要し、作業効率を悪化させてしまいます。

ビジネスデータを安全に管理するなら企業向けのオンラインストレージ「Fleekdrive」

企業向けのオンラインストレージである「Fleekdrive」は、ビジネスデータを安全に管理できる機能に優れています。ここでは、Fleekdriveのビジネスデータ管理における機能について解説します。

文書管理

Fleekdriveには、ビジネスデータを効率よく管理できる以下の文書管理機能が実装されています。

ユーザ・アクセス管理

Fleekdriveのビジネスデータを管理するのに役立つユーザ・アクセス管理は以下の通りです。

セキュリティ

導入事例｜ネット銀行が求める高セキュリティ環境をFleekdriveで実現

住信SBIネット銀行株式会社は、店舗を持たないネット銀行として躍進を続けている銀行です。金融業という特性上、社内で取り扱う情報には機密性が非常に高いものも多く、そのデータ管理の対応に課題がありました。その課題を解決できると評価いただき、導入を決められたのが企業向けオンラインストレージのFleekdriveです。Fleekdriveが選ばれた理由は以下の通りです。

• IPアドレス制限により、許可したIPアドレス以外はストレージにアクセスできないように設定できる
• ファイルを自動で暗号化して保管できる
• 誤送信を防ぐ承認機能がある
• ユーザごとにフォルダ・ファイルへのアクセス権限を細かく設定できる　など

また、ファイルを社外の提携先に共有する場合は、提携先ごとにスペースを作成し、企業独自のサブドメインでのアクセスのみ許可するセキュリティ対策を実施しています。第三者を侵入させない二重三重のセキュリティ対策を実施できるのも、Fleekdriveの特長として評価いただいています。さらに、Fleekdriveの運用に合わせてデータの管理体制を見直し、社内ガバナンスの強化も図れたそうです。今後もFleekdriveのセキュリティ対策と安定性の高さに期待していると話されていました。

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ビジネスデータを効率的かつ安全に管理するためには、適切なツールの選定が重要です。Fleekdriveは、データ管理の課題を解決し、DX推進や働き方改革をサポートします。本記事では、データ管理の重要性とFleekdriveの特長について解説しました。詳細な情報ついては、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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