ビジネスで安全なファイル共有にクラウドストレージという選択肢

ビジネスで利用する機会が増えているのが「ファイル共有」です。さまざまな書類やデータが電子化されてきている昨今では、社内外問わず作成・保存したデータを共有する必要性が年々高まっています。ただ、ファイル共有の際には、セキュリティ対策を万全にしておかなければ、適正な事業展開が困難になる恐れがあります。ファイル共有におすすめなのが、多角的なセキュリティ対策を実装している企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、ビジネスシーンにおけるファイル共有の重要性と、Fleekdriveの特徴について解説します。

社内外問わずビジネスシーンでファイル共有のニーズが高まる背景

多くのビジネスシーンで、ファイル共有のニーズが高まっている要因は主に以下の2つです。

• リモートワークの導入
• 「VUCAの時代」によるチームコラボレーションの実施

リモートワークの導入により社内外とのファイル共有が一層求められている

働き方改革・コロナ禍により、急速に進んだのが「リモートワークの導入」です。リモートワークにより、出社せずとも在宅・サテライトオフィス・外出先など、場所を問わず働けるようになったことは革新的とも呼べる変化でしょう。ただし、リモートワークを成立させるためには「ファイル共有」が必須といっても過言ではありません。ファイル共有が必要な理由は以下の通りです。

• オフィス外から提出物・成果物・資料などをネット上に共有する必要がある
• 出社やリモートにかかわらず情報を均一に浸透させる必要がある　など

企業の競争力を落とすことなく、パフォーマンスを維持し、さらに上昇させていくためにもファイル共有は必須だといえます。

VUCAの時代によって部門や部署の垣根を越えた連携が必要になった

急速な技術革新により、昨日までの常識が通用しないこともあるのが現代の特徴です。変化の激しい現代のことを「VUCAの時代」と呼ぶ場合があります。VUCAとは、以下の単語の頭文字を取った造語であり、現代社会の不確実・不安定な状態を表現しています。

• Volatility（変動性）
• Uncertainty（不確実性）
• Complexity（複雑性）
• Ambiguity（曖昧性）

VUCAの時代は、企業が単独で市場・消費者に対して独自の価値を提供し、競合他社との差別化を図ることが難しい時代です。そのため、少なくとも社内では部署・部門の垣根を越えて一つのプロジェクトに取り組む「チームコラボレーション」が重要となります。このチームコラボレーションを実施する際に、必ずといってよいほど導入しなければならないのが「ファイル共有」です。異なる部署・部門であれば、それぞれ異なる資料・データなどを用いて業務を進めていることが大半です。チームコラボレーションの際には、それらの資料やデータを円滑に連携・共有できなければ、業務自体が滞り、プロジェクトに支障をきたします。コミュニケーションをスムーズに行い、認識の不一致が起きないようにするためにファイル共有が役立ちます。

ビジネスでファイルを共有する方法

ビジネスシーンでファイル共有を行う方法は以下の通りです。

• ファイルサーバの構築
• ファイル転送サービスの活用
• クラウドストレージの活用
• パスワード付きZIPファイルでのやりとり

ファイルサーバの構築

社内にサーバを設置し、そのサーバを介してファイル共有を行う方法があります。ファイルサーバの構築におけるメリット・デメリットは以下の通りです。

ファイル転送サービスの活用

ファイル共有に役立つサービスとして、「ファイル転送サービス」と呼ばれるものがあります。ファイル転送サービスとは、一旦ネット上にファイルをアップロードし、ダウンロードURLを取得することで、やりとりを行えるサービスのことです。ダウンロードURLに受信者がアクセスすることで、誰でも簡単に指定されたファイルを取得できます。登録なしで気軽に利用でき、メールでは送信できない大容量ファイルを取り扱えるのが特徴です。一方で、ダウンロードURLの送信先を誤ってしまうと、企業の機密情報を容易に取得できるというデメリットもあります。また無料のファイル転送サービスの場合、広告が掲載されていることもあり、ここがマルウェアや詐欺の入口に使用されることもあるので、注意が必要です。ファイル転送サービスを活用する場合は、法人向けにウイルスチェックや暗号化などが実装されたタイプを検討してみてください。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネットを介してファイルを保管・共有できる場所のことです。ネット環境さえ整っていれば、世界中どこからでもアクセスでき、保存できるデータ容量も気にせずに運用できるとあって人気を集めています。また、弱点とされがちな不正アクセスに対しても、充実したセキュリティ対策を施すことで、安全かつスムーズにファイル共有を行えるのも特徴です。一方で、「ファイルサーバと比較するとカスタマイズ性が低い」または「機能が豊富なタイプほど費用も高額になりやすい」などのデメリットもあります。上記を踏まえて、自社の使い方にマッチしたクラウドストレージを検討してみてください。

パスワード付きのZIPファイルでやりとりする

パスワード付きZIPでファイル共有を行う方法は、「PPAP方式」と呼ばれています。PPAP方式は、かつては個人間のみならず企業間でもスタンダードな方式とされていましたが、2020年に日本政府が利用停止して以降、利用者は減少しています。利用者が減少した最大の理由は「セキュリティが脆弱」だからです。PPAP方式は、同じ経路でパスワード付きZIPとパスワードを2度送信するため、その分不正アクセスされやすいのが特徴です。さらに、2回送信する送信者のケアレスミスが発生しやすく、PPAP方式は人的リスクも増加しやすいとして撤廃の動きが加速しています。PPAP方式について、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

ビジネスで安全なファイル共有を検討するなら企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」

企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」は、ビジネス利用に適したファイル共有機能を数多く実装しているサービスです。ここでは、ビジネス利用に役立つFleekdriveのファイル共有機能について解説します。

メール添付なしで安全にファイルを共有可能

アカウントを持たないユーザに対してFleekdriveからファイル共有をしたい場合、メール添付なしで安全に共有できます。共有の際には、パスワード・ダウンロード回数・公開期間を設定できるため、高いセキュリティ対策を施せます。さらに、共有したファイルを誰がいつダウンロードしたかもFleekdriveで確認可能です。

ダウンロードURLの発行もできる

アカウントを持たないユーザが複数人・複数部署などにいる場合は、フォルダ専用のURLを発行し一括で周知させられます。また、フォルダへのアップロードも許可設定できるため、アカウントを持たないユーザからデータを集めることもできます。

クラウド上のファイルをシームレスにOffice編集

Fleekdriveに保管されたOfficeファイル（Word、Excel、PowerPoint）を、ローカルPCで編集して新バージョンをアップロードできます。普段使っているOfficeソフトで編集できるため、作業効率を落とすことなく業務を進められます。

5ヵ国語に対応し海外拠点とも連携可能

Fleekdriveは、日本語・英語・中国語・スペイン語・ポルトガル語の5ヵ国語に対応しています。多言語対応により、海外拠点のメンバーとも円滑にやりとりすることが可能です。

強固なセキュリティ体制

Fleekdriveは、AWS環境の下で構築されたオンラインストレージであり、以下のように強固なセキュリティ対策を実装しています。

上記は一例であり、ほかにもさまざまなセキュリティ対策を多角的に実装することで、隙のない運用を実現できています。

企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」のファイル共有方法

Fleekdriveのファイル共有方法は以下の通りです。

2. 共有スペースを選択する
3. 共有先を設定する
4. 共有相手にアクセス権限を割り当てる：共有相手を選択後、割り当てる権限を選択する
5. 共有情報を確認する：共有相手が表示されれば設定完了

ビジネスシーンにおけるファイル共有は、もはや欠かせないものとなりました。しかし、情報漏洩などのリスクも伴い、安全かつスムーズな共有方法が求められています。そこで今回は、ビジネスでのファイル共有におすすめの方法と、Fleekdriveのファイル共有機能をご紹介しました。Fleekdriveは、高いセキュリティ、使いやすさ、豊富な機能など、ビジネスでのファイル共有に最適な機能を備えています。Fleekdriveを導入することで、情報漏洩のリスクを軽減し、業務効率を向上させることができます。ぜひ、Fleekdriveで安全かつスムーズなファイル共有を実現し、ビジネスを成功に導きましょう。

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