クラウドストレージで効果的な文書管理手法5選！

プロジェクトにはさまざまな文書の作成・やりとりが欠かせません。文書のなかには、機密性が高い・個人情報が含まれているなどの重要度が高い文書もあります。重要度の高い文書ほど意識しなければならないのが「文書管理」です。この文書管理を適切に行わなければ、情報漏洩のリスクが高まり、適正な事業展開が困難になる恐れがあります。文書管理に役立つ機能が多数実装されているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、文書管理の重要性とFleekdriveの特徴について解説します。

クラウドストレージに備わった文書管理とは？

クラウドストレージには、「文書管理」機能が備わっていることがほとんどです。クラウドストレージにおける文書管理機能には、単にストレージ内で文書を保管・管理するだけでなく、「ワークフロー」の管理も備わっている場合があります。従来のワークフローは、紙ベースで文書を作成し、申請・確認・決裁などさまざまな承認フローを通さなければならず、複雑で手間のかかるものでした。しかしクラウドストレージで文書管理する場合、文書が電子化されるため、ワークフローも電子で行うことが可能です。事前に承認ルートを登録しておけば、複雑なワークフローを自動化でき、今誰が承認しているのかを可視化できます。そのため、紙ベースで管理していたときのように「今どこまで書類が回っているのかわからない」という心配もなくなります。

クラウドストレージで文書管理をするメリット

クラウドストレージで文書管理を行うと、数多くのメリットが得られます。ここでは、文書管理のメリットを解説します。

紙のように物理的な保管場所が必要ない

紙の文書で厄介となるのが「保管場所」です。企業の規模や扱う文書量によっては、専用の保管部屋や倉庫まで用意しなければならない恐れがあります。また、梱包・分類・運搬など保管に関わる雑務も増え、それだけ手間がかかります。一方で、文書を電子化すれば紙の文書の保管に関わる諸問題を一挙に解決できます。物理的な保管場所が必要なくなれば、別途保管場所を借りている場合は、その賃料を丸ごと削減できるため、大きなメリットになるでしょう。

一つの文書を複数人で編集・管理できる

クラウドストレージで文書を保管した場合、同時に複数人がアクセスし編集・管理できる機能が利用できます。同じプロジェクトに関わるメンバーが同時に一つのファイルにアクセスすることで、確認・承認作業も同時進行することが可能です。クラウドストレージによっては、ファイル上でチャット機能も利用でき、リアルタイムにコミュニケーションを取りながら実作業を進められます。

検索機能により文書を探し出す手間が少ない

クラウドストレージ内に保管している文書は、検索機能により簡単に見つけ出せます。紙の文書であれば、いくらフォルダや段ボールなどで物理的に仕分けしていたとしても、すぐに見つけるのが難しい場合があります。文書を探し出す手間が圧倒的に少ないのも、クラウドストレージ内で文書管理をするメリットの一つです。

バージョン管理により複製することなく新旧文書を一括で管理できる

文書管理の機能の一つに「バージョン管理」と呼ばれるものがあります。バージョン管理では、例えばストレージ内にアップロードしたファイルと同名のものがすでに保管されている場合、古いファイルは自動でアーカイブされる機能が利用できます。バージョン管理により、新旧の文書を複製することなく一括で管理でき、必要に応じて新しいバージョンのファイルを旧バージョンに戻すことも可能です。

クラウドストレージで効果的な文書管理手法5選

クラウドストレージで効果的な文書管理手法を5つご紹介します。

命名規則に基づいたファイル名で瞬時に文書を探す

クラウドストレージ内に保管するフォルダ・ファイルの名前は、一定の「命名規則」を定めて、それを基に命名していくことをおすすめします。命名規則が浸透したストレージ内では、目的のフォルダ・ファイルが瞬時に見つけやすくなります。フォルダ・ファイルの命名規則の例は以下の通りです。

上記のように命名規則を設け、メンバーに遵守させるようにしておくと、検索機能を効率よく活かせます。メンバーへ周知・浸透させるために、「命名テンプレート」を作成して、誰でもすぐに閲覧できるようにしておくこともおすすめです。

文書内に探している内容があるか検索機能で確かめる

クラウドストレージで利用できる検索機能では、フォルダ・ファイル名だけでなく、文書内の単語も検索できるものがあります。検索機能で文書内を確かめることにより、わざわざ文書を開いて内容を確認する必要がなくなり、手間がかかりません。

文書更新時にメールを送らず自動で相手に通知させる

文書を更新するごとに、関係者に連絡を入れるのは手間がかかり効率的とはいえません。クラウドストレージでは、ストレージ内で更新した際に自動で通知が届く設定を行えるものがあります。自動通知機能を利用することで、文書更新ごとに連絡を入れる必要がなくなり業務効率化を実現できます。

誰がいつどのように文書を変更したのかバージョン管理で把握する

クラウドストレージ内で編集・更新された文書は、誰がいつどのように行ったのかを確認できるようにしておくことが大切です。変更履歴の確認に役立つのが「バージョン管理」機能です。文書が変更されれば、新旧のバージョンが自動で保存されるため、特に新旧のバージョンの差分を比較したい場合に役立ちます。

古い文書を自動的に削除する設定をする

クラウドストレージでは、新しいバージョンの同名ファイルをアップロードした際に、古いバージョンの分を自動で削除する設定ができるものがあります。古い文書を自動で削除していくことにより、クラウドストレージ内に保管されているファイルを常に最新の状態に保てます。

高機能な文書管理を備えた企業向けクラウドストレージ「Fleekdrive」

企業向けオンラインストレージのFleekdriveには、文書管理に関する以下の機能が実装されています。

• アーカイブ
• ファイルの自動管理
• ファイル名検索・全文検索
• メタタグ
• ファイルの更新通知

アーカイブ

Fleekdriveでは、ファイルを利用頻度に応じた分類で管理できます。また、保管から一定期間が過ぎたファイルを自動で削除する設定もできるため、手動でファイル整理をすることなく常に最新の状態を保てます。

ファイルの自動管理

Fleekdriveにアップロードした際に、すでに同名ファイルが保管されている場合は、保管されていたファイルは自動で旧バージョンとなります。旧バージョンのファイルが必要な際はいつでも利用可能です。

ファイル名検索・全文検索

Fleekdriveに保存したファイルは、ファイル名はもちろんのこと、内容に至るまで「AND・NOT・OR」検索をかけられます。多言語での検索も可能なので、海外拠点とのやりとりにも役立ちます。さらに、検索結果は利用頻度が高いファイルから表示されるため、必要なファイルを見つけやすいのも特色の一つです。

メタタグ

ファイル一つひとつにメタタグをつけ、ツリー構造で管理できます。メタタグを活用することで、検索だけでなく契約書の期限管理やプロジェクトの進捗管理といった管理業務も円滑に行えます。

ファイルの更新通知

ファイルを更新・アップロードした際に自動で通知を送ることができます。フォルダ内では「New/Update」のアイコン表示ができ、通知を受けたメンバーが確認しやすい仕様となっています。

クラウドストレージを活用した効果的な文書管理は、プロジェクトの円滑な進行と適正な事業展開に欠かせません。「Fleekdrive」は、文書管理に役立つ多くの機能を提供しています。本記事では、文書管理の重要性とFleekdriveの特徴について解説しました。
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