ファイル共有をPCからだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスから行いたいと考える方は多いでしょう。商談や営業など外出先でファイルを扱うのであれば、PCよりもモバイルデバイスのほうが便利な場合があります。モバイルデバイスを用いてファイル共有を使いこなすなら、クラウドストレージの導入がおすすめです。企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」なら、モバイルデバイスでのファイル共有に役立つ機能が数多く実装されています。本記事では、モバイルデバイスでのファイル共有の概要とFleekdriveについて解説します。
モバイルデバイスを業務効率化に活用する方法
モバイルデバイスを用いた業務効率化の方法は以下の通りです。
- 外出先でのスケジュール管理
- リアルタイムでのデータやファイルの共有
- テザリングによって外出先でWi-Fiを利用
- チャットやプロジェクト管理ツールを使用し外出先から進捗管理
外出先でのスケジュール管理
外出先で、急なスケジュール変更の相談があることは往々にしてあります。その際に、モバイルデバイスにスケジュール管理アプリを導入しておくと、すぐにスケジュールがどのような内容だったかを確認可能です。また、スケジュール管理がクラウド上で共有できるものであれば、部署内、チーム内のメンバーのスケジュールも同時に確認が取れ、複数人での会議や業務においても重宝します。
リアルタイムでのデータやファイルの共有
例えば社内にいるメンバーが、上長に報告書、請求書を提出して確認や決裁をもらいたい場合、紙ベースでは帰社するまで待つ必要があります。しかし、モバイルデバイスを用いてファイル共有ができれば、報告書や請求書を電子化して決裁者に共有でき、外出先から確認、決裁をもらうことが可能です。決裁者の帰社を待つことなく業務が進行できる点は大きな魅力といえるでしょう。
テザリングによって外出先でWi-Fiを利用
データ通信機能を搭載したモバイルデバイスは、Wi-Fiテザリングが利用できることがあります。Wi-Fiテザリングを用いることで、Wi-Fi環境がない場所でもPC・タブレットなどをネットに接続できます。また、ホテルやカフェなどのフリーWi-Fiはセキュリティ面が脆弱な場合があり、機密情報が入ったデバイスを接続させるのは危険性が高いと言わざるを得ません。一方で、Wi-FiテザリングであればフリーWi-Fiよりもセキュリティ対策を強固に実装できるため、外出先でも比較的安全に利用できるでしょう。
チャットやプロジェクト管理ツールを使用し外出先から進捗管理
モバイルデバイスでチャットツールやプロジェクト管理ツールを利用すれば、外出先でも進捗管理を手軽に行えます。メンバーからの報告やプロジェクトの進捗、納品の確認を取ることで、自身が不在でも遅滞することなく業務を進行できます。
モバイルデバイスからファイルを共有する利点
クラウドストレージにはモバイルデバイスから利用できるサービスもあります。またファイル共有機能が備わっていることがほとんどであり、モバイルデバイスから利用することで以下のメリットを得られます。
- ペーパーレス化の促進
- リアルタイムにファイルの更新・変更を反映可能
- Bluetoothを利用したオフラインでの共有
ペーパーレス化を促進できる
クラウドストレージでは、紙の文書をデータ化して保管でき、編集、共有なども簡単に行えます。また、モバイルデバイスからクラウドストレージにアクセスすることで、外出先でも閲覧や確認が可能です。さらに請求書や稟議書の取り扱いも、データ化して承認、送信することで、作業効率の改善やペーパーレス化を促進できます。
外出先でもファイルの更新や変更をリアルタイムで反映可能
クラウドストレージであれば、モバイルデバイスからファイルを更新したり、変更した場合でも、リアルタイムに反映可能です。そのため、外出先での急なスケジュール変更や数値の更新などを行っても、ほかのメンバーにすぐ周知させられます。別途電話やメールなどで連絡する必要がないため、無駄な手間を省けることもメリットの一つです。
Bluetoothを使用してオフラインでも共有できる
Bluetoothを搭載しているモバイルデバイス同士であれば、ネットワーク環境がなくとも共有可能です。Bluetoothでの共有のメリットは以下の通りです。
- アカウント、メールアドレスを教えなくてもファイル共有が可能
- ケーブルやUSBなどの外部デバイスが不要で利用しやすい など
一方で、大容量のデータは共有できない場合が多く、近距離でないと接続できないといったデメリットもあるため、利用シーンには留意しましょう。
企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」のモバイル対応機能の詳細
企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」は、モバイル利用に対応するさまざまな機能を実装しています。モバイル向けの専用アプリを提供しているため、操作性や利便性が高いのも特色です。ここでは、Fleekdriveの便利なモバイル対応機能について解説します。
オフィス外でも簡単に共有ファイルへアクセス
アプリからアクセスすることで、社外からでも安全にファイルの閲覧が可能です。大容量のデータでも問題なく閲覧できるため、外出先でのさまざまなシーンに対応できます。
ファイルの持ち出し制限をかけられるので情報漏洩も防止
アプリからのリモート管理が可能で、ほかのアプリでの公開、ファイルの持ち出しなどの制限を行うこともできます。Fleekdriveにアクセスできるほかのメンバーによる情報漏洩のリスクを、外出先からでも防止できます。
スマホで撮影した写真をその場でアップロードしメンバーに通知できる
外出先で撮影した写真をそのままFleekdriveにアップロードできます。例えば、以下のシーンで活用できます。
- 新しく借りるテナントの内装をメンバーに共有して意見を募りたい
- 建設現場の進捗状況を共有したい
- 客先から提案されたデザインのA案とB案のどちらがよいか検討してもらいたい など
撮影した写真を一度持ち帰って見せる必要がないため、特に客先から意見を求められた場合でもスピーディーに対応できます。
外出先からワークフローの決裁も可
Fleekdriveには「ワークフロー機能」があり、Fleekdrive内で承認・決裁まで行うことが可能です。このワークフロー機能はアプリからでも利用可能で、外出先からでもワークフローの決裁が行えます。メンバーが決裁者の帰社を待つ必要もなく、円滑な申請とペーパーレス化を実現できる便利な機能の一つです。
モバイルデバイスからのファイル共有で、仕事の幅を広げよう！
モバイルデバイスからのファイル共有は、場所や時間に縛られず、迅速かつ簡単にファイルを共有できます。ビジネスシーンでも様々な場面で役立ちます。Fleekdriveは、モバイルデバイスからのファイル共有に最適なクラウドストレージです。直感的な操作画面、大容量ファイルの共有、高度なセキュリティ対策など、ビジネスで役立つ機能が豊富です。ぜひ、Fleekdriveでモバイルデバイスからのファイル共有を体験してみてください。
