企業が取り組むさまざまなプロジェクトには、テキスト、動画、音声など多種多様なデータやファイルが存在します。プロジェクトの規模が大きくなり、関わるメンバーが多ければ多いほど扱うファイルの数も増加します。プロジェクトに関わるファイルは、適切に管理しなければ適正な事業展開を阻害する原因となりかねません。ファイル管理は重要な業務の一つと言えるでしょう。ファイル管理に役立つ機能を数多く実装しているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、最適なファイル管理方法7つと「Fleekdrive」の特徴について解説します。

ファイル管理とは

ファイル管理とは、端末やデバイスに保存されているファイルを適切に保存・整理するなど管理をしておくことですが、コロナ禍や働き方改革などによって、社内外でのファイル管理が重要視されるようになり、改めて注目が集まりました。ファイル管理には主に2つの方法があります。

方法概要
オンプレミス型・自社内にサーバーを設置し、ネットワークを構築して管理する方法
・社外からのアクセスが難しく、初期費用がかかる
クラウド型・ネット上にあるクラウドサーバを利用する方法
・ネット環境さえ整っていれば世界中どこからでもアクセス可能で、初期費用も低額で済む場合が多い

現在では、在宅勤務や外出先などからアクセスする必要性が高くなり、クラウド型でのファイル管理が主流になりつつあります。

プロジェクトにおける最適なファイル管理方法！7つのポイントで紹介

プロジェクトに関するファイルを適切に管理し、事業展開を進めていくためには、効果的な手法を取り入れていく必要があります。ここでは、ファイル管理に最適な手法を7つ紹介します。

ファイルの用途に応じてフォルダを分ける

ファイルを保存するフォルダを、あらかじめ用途を明確にして分類しておくことで、ファイルの保管期限や利用頻度などもわかりやすくなります。また、用途に応じてフォルダを分類する際は、ファイルやフォルダ構成を事前にルール化しておいて、社内に周知させるとよいでしょう。

ファイルやフォルダには命名規則を設ける

フォルダの用途を決める際には、ファイル・フォルダの名前をつける際のルールも同時に決めておくのがおすすめです。ファイルやフォルダに社内で命名規則を設けておくと、誰が見てもプロジェクトや用途がわかりやすくなります。また、ファイル名には作成日を記入しておくと、あとから変更を加えても最新版か古いバージョンなのか判別がつきやすいのもメリットです。命名規則の例は以下の通りです。

フォルダ名・アルファベット・数字・記号などを全角・半角どちらで表記するか統一する
・日付は年数から記載する（例：20240601）
ファイル名フォルダ名の命名規則に準拠して命名するのが望ましい

命名規則のルール決めも、フォルダ分類と同じく社内・組織の運用に即して決定するとよいでしょう。

バージョンを管理する

例えば、既存のファイルに変更を加えたい場合に、都度ファイルを複製していくとどれが最新版なのかわからなくなり、トラブルの要因につながります。そのような場合は、ファイルに備わっている「バージョンを管理」することで、変更を加えた時点の内容にも戻すことができる上、最新版の内容もファイル一つで管理できます。

ロック機能やアクセス権限を活用する

クラウドサーバのように誰もが同時に共同編集できる場合、編集者が他者にファイルを触れられたくないシーンも存在します。そのような場合は、ファイルをロックする機能やパスワードでアクセスを制御する機能を用いましょう。意図しない削除・変更などを防止でき、効率的に業務を進められます。

不要なファイルは都度削除する

不要となったファイルは即座に削除することが、効率的なファイル管理に欠かせません。不要なファイルが多いと、以下のデメリットがあります。

  • ストレージ内にある必要なファイルが埋もれてしまい、見つけるのに時間がかかる
  • ストレージの容量を圧迫する
  • 過去の情報が流出するリスクが増加する　など

ただ、現在は不要でも中長期的には必要になるかもしれないファイルがある場合は、別途長期保存用のフォルダを作成し、そこに保存するようにしましょう。

利用頻度の高いファイルはショートカットを活用する

保存するファイルが増えてくると、その分フォルダの階層が深くなることが多々あります。フォルダの階層が深くなった際に、利用頻度の高いファイルをそのままにしていると、利用したいときにすぐ使えなくなる恐れが高くなります。利用頻度の高いファイルは、別途ショートカットを作成し、すぐにアクセスできるように整理しましょう。

ファイルのバックアップを取得する

ファイルに記載した内容が何らかのタイミングで削除されないように、バックアップルールを設けて定期的にバックアップしておくこともおすすめです。クラウドサーバのなかには、自動バックアップ機能がついているタイプもあるため、ルールに即して利用を検討するとよいでしょう。

ファイル管理機能が充実した企業向けオンラインストレージ

企業向けオンラインストレージである「Fleekdrive」は、ファイル管理に役立つ機能が数多く実装されています。ここでは、Fleekdriveのファイル管理に最適な機能を解説します。

使われていないファイルは自動でアーカイブ

Fleekdriveでは、ファイルの利用頻度に応じた分類を設定できます。また、保管後一定期間が過ぎたファイルを自動で削除する設定もできるため、ストレージ内を常に整理できた状態で運用できます。

バージョンの自動更新機能

アップロードしたファイル名が、既に保存されているファイルと同名だった場合、保存されていたファイルは自動で古いバージョンとして保存されます。どのユーザがいつどのような変更を加えたかも可視化できます。さらに、「アーカイブ機能」を利用することで、古いバージョンのファイルを自動で削除する設定も可能です。常に最新版のファイルのみを保存しておきたい場合におすすめの機能です。

ファイルの中身で細かく検索できる

Fleekdriveでは、日本語はもちろん、多言語の文書に対しても、ストレージ内で「AND、NOT、OR」検索を行えます。また、検索結果は利用頻度の高いファイルから表示されるため、すぐに利用したいファイルを見つけ出せます。

ファイルにタグをつけてカテゴライズ

Fleekdriveには、ファイルにタグをつけてカテゴライズできる機能があります。タグはツリー構造で表示でき、契約書の期限管理やプロジェクトの進捗管理のような用途にも利用できます。

保存できるファイル数に制限がない

Fleekdriveでは、保存できる容量はプランによって異なりますが、ファイルの数に制限はありません。また、1ファイルの容量の上限は40GBであり、大容量ファイルでも難なく保存できるのも特色です。

そのほか万全のセキュリティ

Fleekdriveは、クラウドストレージの懸念点とされるセキュリティ面への対策にも注力しています。

セキュリティ対策概要
ウイルスチェック・ファイルをアップロードした時点で、自動でウイルスチェックを行う
IPアドレス制限・あらかじめ設定したIPアドレス以外からのアクセスを制限できる
・IPアドレス制限は、フォルダごとに設定することも可能
証跡機能・ユーザがログインしてからログアウトするまでの挙動を全て確認できる機能
・万が一問題が発生した際の原因追及に役立つ

上記の機能は一例であり、ほかにもPDFに対するセキュリティ機能・サブドメイン運用などのセキュリティ対策も充実しています。
クラウドストレージを活用したプロジェクト管理には、効率的なデータ共有やリアルタイムのコラボレーションといった多くのメリットがあります。これらのメリットを最大限に活用するために、Fleekdriveの導入をぜひご検討ください。 さらに詳しい情報や具体的な機能については、無料トライアルをお試しください。