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いまさら訊けない!スケジュール管理のコツとは

石部 智則 石部 智則

ビジネスパーソンにとってスケジュール管理ができるかどうかは社会人としての信頼に関わります。スケジュール管理がうまくできないと、ダブルブッキングや納期の遅れなど仕事に悪影響が出てしまうことも少なくありません。業務を効率よく進めて周囲の人から信頼を勝ち取るためにも、時間を管理するスキルは大切です。ここでは、訊きたくてもいまさら訊けないスケジュール管理にまつわる基礎知識についてまとめました。

スケジュール管理の方法とは

ここではスケジュール管理の基本となる方法を簡単に紹介します。
まずスケジュールを立てる前に1日にこなすべきタスクを把握します。やらなければいけないタスクをすべて洗い出し、リスト化してしまいましょう。そうすることで仕事の漏れを防ぐことができます。リストができたらタスク同士に優先順位をつけ、何から手をつけるべきかを決めます。重要度が高いタスクを優先的にスケジュールに組み込んでいきましょう。なかでも重要度が高く、緊急度も高いタスクは最優先でこなすべきです。
このとき納期がある仕事については、本来の納期よりも早い仮の締め切りを設定し、時間に余裕を持って仕事をこなせるようにしておきます。また長期間に渡って取り組むタスクについては、中間目標・中間締め切りも決めておきましょう。
スケジュール管理の基本的な方法は以上ですが、人によってはそれでもスケジュール通りに仕事を進められないこともあるでしょう。実はスケジュールを正確に立てるためには、予定を詰めすぎないこと、仕事とプライベートの予定を一括管理することなども重要になってくるのです。スケジュールになるべく遅れが生じないよう、プライベートの予定も考慮しながら、ゆとりのあるスケジュールを組むようにしましょう。

詳しくは、「仕事を効率よく進める!スケジュール管理の方法とは」をご参照ください。

スケジュール管理に使えるガントチャートとは

特にプロジェクトなど複数人が関わる業務においては、関係者全員でスケジュールを共有しなければいけない事態がしばしば起こります。このようなときによく使われる管理ツールがガントチャートです。ガントチャートはプロジェクト内における各タスクの実行スケジュールを棒グラフ状にまとめたものです。横軸に日付、縦軸にそれぞれのタスクを並べ、タスクごとに作業内容や作業の進捗状況、担当者などを書き込んでいきます。
ガントチャートを作成することには、プロジェクト全体の予定を視覚化できるというメリットがあります。複数のタスクが入り組む複雑なプロジェクトのスケジュールや進捗状況を誰もが一目で把握できる状態になるのです。ただし、ガントチャートを使ったスケジュール管理にはデメリットもあります。1つは納期を重視するあまり、プロジェクトの内容を理解しないままチャートを作るケースが頻繁に発生することです。実際のプロセスを無視したガントチャートが作られた結果、プロジェクトが炎上することも少なくありません。もう1つはタスク同士の関係性が見えづらいことです。ガントチャートからは自分の担当するタスクに関することしか読み取れないため、他のタスクとの前後関係などが見えづらくなる傾向があります。

詳しくは、「スケジュール管理を効率よく!ガントチャートを知ろう」をご参照ください。

WBSを使用したスケジュール管理とは

WBSはプロジェクトのスケジュール管理に使うツールの1つで、プロジェクト内に存在するすべてのタスクをリスト化したものです。実際のビジネスシーンでは、タスクごとにスケジュールを把握・管理できるガントチャートとよくセットで使われます。
プロジェクトはあくまで大まかな計画なので、そのままの状態では最終的な目標や納期しかわかりません。プロジェクトを実際に実行に移すためにはプロジェクト内容の中身、すなわち作業工程と作業工程ごとに必要となるタスクを知る必要があります。
そこで登場するのがWBSです。WBSを作るときにはプロジェクト内の各作業工程を具体的な細かいタスクの段階まで掘り下げ、考えられるすべてのタスクを洗い出していきます。
それによりプロジェクトの範囲が明確になるほか、タスク同士の依存関係や、それぞれのタスクがプロジェクトに与える影響をも考慮できるようになります。
もっともWBSはただ作ればよいというものでもありません。ガントチャート同様、いい加減に作ってしまうとプロジェクト炎上の原因になります。タスク同士の依存関係・前後関係を意識する、納期ありきで作らない、承認フローにかかる時間をも計算するといった工夫が必要です。

詳しくは、「プロジェクトのスケジュール管理に役立つ!WBSとは」をご参照ください。

スケジュール管理するならメモ帳?アプリ?

スケジュール管理に役立つツールには、大きく分けてメモ帳やスケジュール帳といった紙媒体、スマホなどのデジタルツールの2つがあります。このうちサイズが小さく、携帯性に優れているのがメモ帳とスマホです。
スマホを使ったスケジュール管理には、アプリ同士で連携できる、持ち物が増えない、文字が見やすいといったメリットがあります。その代わり起動に時間がかかる、バッテリー切れのおそれがある、スマホを開けない場面では使えないといったデメリットがあります。
一方メモ帳には荷物が増えるという弱点はあるものの、ペンさえあればどこにいても必要な情報を素早く記録できるという大きなメリットがあります。さらにスマホのアプリとは違い、入力のフォーマットに制限がないのも魅力です。図やイラストを描く、あとで細かい書き込みを付け加えられるといった作業が自在にできます。とりあえず重要そうな情報はすべてメモしてしまい、あとでスケジュール帳に整理し直すといった形にしておけば、漏れのないスケジュール管理が可能です。また、考えを整理するなど大量に情報を書き込むときは、メモ帳やスケジュール帳に加え、より書き込めるスペースの大きいノートも使うようにするとよいでしょう。

詳しくは、「スケジュール管理の必需品!メモ帳が必要な理由」をご参照ください。

スケジュール管理で心がけていることとは

社会人として生きていくうえで重要となるスケジュール管理は重要。実際みなさんはどのようなことを心がけてスケジュール管理を行っているのでしょうか。全国の男女100人を対象にアンケート調査を実施しました。

手帳にまとめる、予定を詰め込みすぎない…コツはいろいろあるようです

・予定やToDoリストなどは全て手帳にまとめています。何よりも、面倒になって手帳を見ることを忘れないよう心がけています。(36歳/女性/正社員)
・詰め込みすぎないことです。(36歳/男性/正社員)
・優先順位が一目でわかるようにし、締め切りに遅れることがないようにしている。(43歳/女性/正社員)
・期日から逆算してスケジュールを決める事と、予備日を何日分か確保する事。(36歳/男性/個人事業主・フリーランス)
・一日に何個も予定が入ってしまう時は、予定と予定の間を1時間以上空けること。(27歳/女性/パート・アルバイト)
・覚えられない場合はメモに書く(32歳/女性/正社員)

【質問】
あなたがスケジュール管理をする上で、心がけていることを教えてください。

【回答結果】
フリー回答

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月01日~2017年06月08日
有効回答数:100サンプル

スケジュール帳に予定を整理して書き込む、予定を詰め込みすぎないようにする、やるべきタスクをリストアップするなど、みなさんスケジュール管理に関してはさまざまな工夫を行っているようです。今すぐ実行できそうなテクニックも多く挙がっています。もし「使える」と思ったアイディアがあったら、自分でもどんどん試してみるといいかもしれませんね。

スケジュール管理ができない人のための解決策とは

スケジュール管理の得意・不得意には個人差があります。しかし段取りよく、ミスなく仕事を進めるためにはスケジュール管理能力は必須です。苦手だからといってそのまま放置しておくと業務に支障をきたしてしまい、周囲の人から「仕事ができない人」と扱われるリスクもあります。「スケジュール管理がうまくできない」という自覚がある人は今すぐに対策が必要です。まず見直したいのが毎日のスケジュールの書き方です。スケジュール管理が苦手な人の手帳は、漠然とした予定しか書かれておらず、空白が目立つ傾向があります。これは具体的な作業の流れが決まっていないうえ、各タスクの所要時間もわかっていないためです。タスクに取りかかる順番、そしてそれぞれのタスクにかかる時間を考えながら予定を組んでおけば、実行に無理のないスケジュールが立てられます。
また、スケジュール管理のやり方そのものを工夫するのも有効です。大まかな予定が管理できればいいと割り切ってメモ帳などのシンプルなアイテムを使う、大事な予定はSNSで社内の人と共有するといったやり方です。人にはそれぞれ自分に合ったスケジュール管理方法があります。自分に合ったやり方が見つかればスケジュール管理はかなり楽になるはずです。

詳しくは、「仕事が進まない!スケジュール管理ができない人の特徴&対処法」をご参照ください。

まとめ

スケジュール管理にはさまざまなやり方があります。時間刻みで細かく管理するのが得意な人もいれば、もう少しシンプルな管理を心がけたほうがうまくいく人もいます。使うツールについてもスケジュール帳やメモ帳、スマホのアプリと選択肢はさまざまです。スケジュール管理の上手い人のやり方を表面だけ真似ても、自分に合った方法でなければ継続するのは難しくなります。1日の仕事量を把握するという基本を押さえたら、あとは自分でやりやすいと思えるやり方を探してみましょう。

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