2022年1月より、改正された電子帳簿保存法が施行されています。しかし、複雑な内容や保存要件などにより「そもそも自社が対象となるかどうか」の判断ができていない場合もあるかもしれません。今回の記事では、改正された電子帳簿保存法の対象となる法人や、対象の法人に求められる対応について解説します。

電子帳簿保存法の対象となる企業

電子帳簿保存法は、すべての企業および個人事業主が対象です。企業の規模や売上、業種などによる条件の違いなどはありません。改正された電子帳簿保存法により、電子取引で授受した国税関係書類の電子データ保存が義務化されています。電子取引とは、インターネットなどの電磁的な方法を通して行う取引のことです。

電子取引の例

  • メールで請求書、領収書などのデータを受け取る
  • クラウドサービスを使って請求書データを受け取る
  • インターネット上で領収書などのデータをダウンロードする
  • 請求書のデータをDVDなどの媒体を介して受け取る

上記のような電子取引を介して授受した国税関係書類に関しては、電子データのまま保存することが求められます。受け取った電子データをプリントアウトし、紙媒体で保管することは認められません。

電子帳簿保存法の対象外となる企業はあるか

前述したとおり、電子帳簿保存法はすべての企業・個人事業主が対象となります。しかし、法律でデータ保存が義務化されるのは「電子取引で授受した国税関連書類」です。「そもそも電子取引を一切行っていない」企業や事業者の場合は、書類をデータ保存する必要がありません。また、これらの書類を紙媒体で受け取った場合は、電子データ保存義務の対象外となり、紙のまま保存することが可能です。

ただ、デジタル化が進む現代では、電子取引を行っていない企業や事業者は少なくなっています。また、電子帳簿保存法の改正により、今後はさらに電子データや電子取引を活用する企業が増えるでしょう。取引先が電子データでの書類のやり取りを希望した際、自社が対応できない場合には、取引先から敬遠されることもあるかもしれません。
また、現時点で電子取引を行っていなくても、ビジネス環境のペーパーレス化や電子管理体制を整備することで、業務効率化や管理体制の強化も期待できます。「電子取引をしていないから、何の対応もしない」のではなく、この機会に電子化やペーパーレス化、対応するシステムの導入などを検討してみてはいかがでしょうか。

電子取引を行っている法人は保存対応が義務化

ここまでの内容を整理すると、2022年以降は電子取引で受け取った書類を、電子データとして保存する「電子取引データ保存」がすべての企業・事業主を対象に義務化されます。この改正電子帳簿保存法は、2年間の宥恕期間を設けています。2023年現在、改正電子帳簿保存法に対応した文書管理体制が整っていない場合は、2024年を迎えるまでに準備を進めなければなりません。

改正電子帳簿保存法に向けて行うべき主な準備

  • 法対応すべき取引を明確にする
  • 書類別に定められた保存要件を確認する
  • 電子データの保存方法や運用ルールを決める
  • 電子データの保存場所を確定する

具体的な対応については、当サイトの他記事でも詳しく解説しています。

猶予期間の対象となる企業

2023年末日には、改正電子帳簿保存法の宥恕期間が終了します。しかし、2022年12月の「令和5年度税制改正大綱」で、条件を満たしている場合は2024年以降も、新たに猶予が設けられることが発表されました。新たな猶予が与えられるための条件は以下の通りです。以下の条件を満たせば、電子取引で受け取った文書データを印刷して保存することも認められます。

  • 相当の理由があると判断された場合
  • かつダウンロードの求めや出力書面の提示・提出に応じられる場合

しかし、条件内にある「相当の理由」については、具体例や明確な基準が言及されていません。そのため、自社になんらかの事情があって猶予を求めたとしても、認められるとは限らない点に注意が必要です。そのため、現在の猶予期間中に改正電子帳簿保存法に対応できるよう、電子データ保存の体制へと移行することが最善策と言えます。2024年1月以降には、改正法に対応した体制で業務が進められるよう、早急に準備を進めましょう。

電子帳簿保存法は、企業の規模や売上、業種に関係なく、すべての企業および個人事業主が対象となります。電子取引を行っていない場合は、電子帳簿保存法にのっとった書類のデータ保存を行う必要がありませんが、今後は電子取引を希望する取引先が増えることを踏まえて、宥恕期間中である今のうちに改正電子帳簿保存法への対応を進めることをおすすめします。

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