チームコラボレーションとは？成功に導く手法やおすすめのツール

社内に複数の部署がある企業では、部署の垣根を越えて一つのプロジェクトに臨むことで、大きな成果を残すことが可能です。また、他社やフリーランス、官公庁などとの協働が実現すれば、自社のリソースでは不可能だったプロジェクトにも挑戦できることがあります。このような複数の部署や社外と協働することを「チームコラボレーション」と言います。このチームコラボレーションを成功させるために役立つのがオンラインストレージです。オンラインストレージを用いることで、さまざまな連携が効率よく加速します。チームコラボレーションに役立つ機能を多数実装しているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、チームコラボレーションの概要とFleekdriveの特徴について解説します。

チームコラボレーションとは

チームコラボレーションとは、異なる職種や業種などさまざまな立場の人と共同作業を行う、または共同で成果物を創出することを指します。リモートワークや在宅ワークと、オフィス勤務が混在するハイブリッドワークの導入に伴い、部署や社内外の垣根を越えて連携するシーンが増えてきた影響で注目度が高まりました。チームコラボレーションの構成は社内間・他企業・産学官など多種多様ですが、どの形態でも共通しているポイントは以下の通りです。

• 役割と責任の所在を明確にする
• 常に円滑なコミュニケーションが取れる環境づくりを行う
• チームコラボレーションの目的を明確にし、関係者全員に周知させる　など

さまざまな立場の人が参画するからこそ、円滑なコミュニケーションと明確な意義が成功の鍵を握ります。

VUCAの時代だからこそチームコラボレーションを加速させている

現代は、AIやDXなど次々と技術革新が促進され、これまで自社のみで対応していた領域外でもさまざまな業種・職種と連携するシーンが増えてきています。技術革新により変化の激しい現代は「VUCAの時代」と呼ばれることがあります。VUCAとは、現代社会の不確実な状況を表現した以下の単語の頭文字を取った造語です。

• Volatility（変動性）
• Uncertainty（不確実性）
• Complexity（複雑性）
• Ambiguity（曖昧性）

VUCAの時代を象徴する業界として、自動車産業が挙げられるでしょう。日本は自動車産業で世界をリードしてきましたが、持続可能な社会の実現に向けて電気自動車（EV）へのシフトが進むとともに、AI（人工知能）を活用した自動運転技術への対応が求められるようになりました。このような背景により、AI（人工知能）やElectric（電動化）に強みを持つ企業との連携が必要になったわけです。VUCAの時代を乗り越えるためには、創造性を発揮し、消費者に対して価値を出すための「チームコラボレーション」が必要不可欠なのです。

プロジェクトを成功させるためのコラボレーション手法

チームコラボレーションには、主に以下の3パターンがあります。

• 社内コラボレーション
• 外部とのコラボレーション
• 海外とのコラボレーション

パターンによって、成功させるためのコツが異なります。ここでは、チームコラボレーションの手法と成功のコツについて解説します。

社内コラボレーション

企業の進化を加速するには、部署の垣根を越えた社内コラボレーションを実現する必要があります。社内コラボレーションを成功させるためには、まず対面とリモートの双方で問題なく情報共有を行える環境を構築しなければなりません。全社横断的な情報共有を実行する場合は、特に基幹システムを各部署が同じものを用いるように整備することが肝要です。その上で、リモートのメンバーも含めて円滑なコミュニケーションを取れるように、以下の方策を実施するとよいでしょう。

• クラウドストレージを利用してファイル共有をスムーズに行えるようにする
• ビデオ会議システム・チャットツールなどを導入し、さまざまなチャネルでコミュニケーションが取れるように整備する

外部とのコラボレーション

「VUCAの時代」と呼ばれる現代では、異業種・産官学などの外部とのコラボレーションを成功させることが、企業の競争優位性を担保する鍵となります。ただ、外部とのコラボレーションでは、企業の利潤だけを目的とするのは望ましくありません。企業の社会的責任の一つに、「地域社会への貢献」があります。外部とのコラボレーションで最大の成果を得るためには、SDGs・サステナビリティ・地方創生などに積極的に参画し、企業の貢献度・信頼度を高めることが肝要です。

海外とのコラボレーション

世界を見据えて、グローバル市場でも成功を収めるためには、海外とのコラボレーションも欠かせません。ただ、海外とのコラボレーションでは以下の点に留意する必要があります。

• ビジネスや文化に対する法制度の違い
• 言語・通貨の壁
• 時差
• 政治的リスク　など

特に、コミュニケーション面では言語の壁だけでなく、ビデオ会議システム・チャットツールなどのテクニカル面の整備にも気を払う必要があります。さらに気をつけなければならないのが「セキュリティリスク」です。文化・法制度が異なる海外と情報を共有する場合、すり合わせが不十分のまま進行すると重大な問題を引き起こしかねません。文化や慣習に合わせた企業コンプライアンスの遵守、セキュアな情報共有基盤の構築がコラボレーションの成功に不可欠です。

チームコラボレーションを加速させる企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」

チームコラボレーションを加速させるのに役立つのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。Fleekdriveに実装されているチームコラボレーションに役立つ機能は以下の通りです。

• ファイル共同編集
• 文書管理
• 自動のウイルスチェック
• ファイルのアクセス制限

ファイル共同編集

ストレージ内に保管されているファイルを、同時に複数人で編集できます。編集箇所をリアルタイムに確認でき、さらにファイルごとのチャットツールで承認作業もスムーズに行えます。

文書管理

Fleekdriveのチームコラボレーションに役立つ文書管理機能は多岐にわたります。

自動化

Fleekdriveでは、「スマートルール」「自動ワークフロー」により、チームコラボレーションに貢献できます。スマートルールは、あらかじめ日時を指定し、当日自動で通知を送信することで、ファイルの更新・登録などの漏れを防止できる機能です。自動ワークフローは、ファイルに対してワークフローを設定し、担当者の業務負担を軽減する機能です。これらの機能を利用すれば、円滑なチームコラボレーションが実現できます。

強固なセキュリティ

Fleekdriveは、AWS環境の下でビジネス利用に即した以下のセキュリティ対策を実装しています。

ユーザやアクセス管理

Fleekdriveには、チームコラボレーションでありがちな、多人数・多部署からの参画も綿密かつ簡単に管理できる機能が実装されています。

チームコラボレーションで、変化の激しい時代を乗り越えよう

チームコラボレーションは、チームメンバーが情報を共有し、アイデアを出し合い、より良い成果を生み出すための効果的な手法です。チームワークを強化し、組織全体の生産性を向上させることで、企業の競争力を高め、持続的な成長を実現することができます。本記事では、チームコラボレーションの重要性について解説し、成功に導く手法やおすすめのツールを紹介しました。Fleekdriveは、チームコラボレーションを成功に導くための強力なツールです。ファイル共有、共同編集、チャット機能など、チームコラボレーションに必要な機能がすべて揃っています。Fleekdriveを導入することで、チームワークの強化、生産性の向上、組織全体の活性化を実現することができます。Fleekdriveの詳細についてはぜひ資料をご覧ください。

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