ワークフローの自動化とシームレスなファイルの連携により業務効率が飛躍的に向上！

業務の適切かつ円滑な進行に欠かせないのが「ワークフロー」です。ただ、業務が複雑かつ煩雑で、対応しなければならないものが多い担当者ほど、ワークフローの検討に時間が割けないこともあるでしょう。円滑な業務遂行を実現するためのワークフローで重視したい要素が「ファイルの共有・連携」機能です。ファイルの共有・連携がシームレスになれば、無駄な作業を削減でき、策定したワークフローをより効率よく運用できます。策定したワークフローの実現と自動化を叶えるのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、ワークフローの重要性とFleekdriveの特徴について解説します。

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた造語で、担当者やプロジェクトごとに業務の手続きや流れを明確に定義し図式化したものを指します。ワークフローの例は以下の通りです。

• 請求書を作成→上長の確認・承認→取引先へ請求書を送付
• 出張申請→上長の確認・承認→帰社後報告書・経費精算書提出
• 金額によって提出・承認先が変化する稟議決裁

上記の業務は、発生頻度が高くかつ基本的にルーティーンワークに近い処理で遂行できるものです。それゆえに、業務ごとに適切なワークフローを作成することで、業務の進行状況・無駄な業務が可視化され、業務効率化に貢献できます。

ワークフローシステムの導入・自動化が注目を集める理由

ワークフローシステムの導入・自動化が注目されている理由は以下の通りです。

• 無駄な業務の可視化が可能
• ペーパーレス化の実現
• フレキシブルにファイルの承認・確認が可能
• 関係者への連絡を自動化できる

無駄な業務が可視化される

ワークフローシステムを導入することで、業務の流れが可視化でき、そのなかから無駄な業務を洗い出せます。ワークフローを可視化することで、明らかになる無駄な業務の一例は以下の通りです。

• データ入力
• 申請→確認→承認までにかかる時間・不要な確認
• 本来必要のない部署への情報のやりとり　など

上記の業務を洗い出すことで、業務の見直し・削減を実行でき、ワークフローが効率化します。

システム化することでペーパーレスが進みファイルの管理がラクになる

クラウドを利用したワークフローの導入・自動化で大幅に削減できるのが「紙」です。従来のワークフローでは、紙ベースで考えられていることが多く、以下のデメリットを解消できないままでした。

• 手書きにより作成に時間がかかる
• 申請書の種類が多く、どの申請書が適しているかわからないときがある
• 定期的に処分しなければならない
• 担当者が不在の場合、確認・承認が遅滞する
• 購入・印刷・処分に費用がかかる　など

上記のデメリットはクラウドを利用したワークフローなら一挙に解決できます。例えば、クラウド上で書類を保管するため、紙の書類を保管するスペースを確保したり、処分に手間をかけたりする必要がありません。さらに、運用しているファイルのクラウド内での検索・編集・閲覧が容易にでき、紛失の心配も紙に比べて少ないのが特色です。

クラウドのワークフローシステムならどこからでもアクセスでき承認が遅延しない

クラウドタイプのワークフローシステムなら、全てネットワーク上で完結するため、ファイルの承認や確認を、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず対応できます。確認・承認作業を担当者が出社せずとも外出先で行えるため、紙ベースよりも待ち時間を大幅に短縮できます。出張だけでなく在宅勤務・サテライトオフィス勤務など、働き方改革にも対応でき、従業員の負担も軽減できることがメリットです。

ワークフローを登録することにより自動で関係者に連絡できる

自動化の機能が備わっているワークフローシステムを利用すれば、事前に登録したワークフローによって、例えば上長承認→PDF変換→顧客へのメール送信の業務が自動化できます。通知・送付の自動化は、ワークフローごとに設定できるため、複雑な手順を踏まざるを得ないワークフローであっても問題なく設定できます。通知・送付に都度対応を迫られる必要がなく、誤送信・送付忘れなどのミスを防げることで、円滑な業務遂行が実現可能です。

ワークフローシステムの自動化なら企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」

企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」は、ワークフローシステムの自動化に役立つ機能を多数実装しています。

Fleekdriveが持つ上記の機能を活用することで、ワークフローシステムの自動化による業務効率化を実現できます。

企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」の導入事例

Fleekdriveを導入し、ワークフローシステムの自動化に成功した事例は数多くあります。ここでは、ワークフローシステムの自動化の成功事例について紹介します。

10万件を超える個人情報をスムーズに管理｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング

ISSコンサルティングは、転職エージェントとして、主に外資系企業のミッドクラスからエグゼクティブと呼ばれる転職案件を得意としています。同社では、企業情報とおよそ10万件を超える個人情報を情報資産として適切に管理する必要がありますが、蓄積されていくデータの管理に悩んでいました。そこで2019年、これまで運用していた自社内の物理サーバOSのサービス終了をきっかけに、クラウド上での管理に完全移行しました。企業向けオンラインストレージのFleekdriveが選ばれた理由は以下の通りです。

• 同時期に求職者と企業のデータ管理のため導入したSalesforceと連携が取れる
• セキュリティ対策が充実している
• ワークフローシステムの自動化が可能　など

特に、経費申請関連の業務は、Fleekdriveの自動ワークフロー機能を活用し、ペーパーレス化を実現できたそうです。今後は、Fleekdriveで利用できるファイル配信機能への理解をさらに深め、業務に活用していきたいと話していました。

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ペーパーレス化で煩雑な審査業務を改善｜MerryGateホールディングス株式会社

MerryGateホールディングス株式会社は、幅広い分野を対象とした信用保証業務を行っています。グループ企業のMG保証株式会社では、個人向けローンと事業主向けローンの保証を取り扱っているのですが、金融機関との機密情報のやりとりに課題を抱えていました。特に、日次の審査業務では1案件あたり50〜100枚の資料をFAXで送受信する方式を取っており、紙ベースのため費用・手間・非効率性のデメリットが目立っていました。そこで、グループ全体で活用できるオンラインストレージの導入に舵を切り、Fleekdriveを採用いただいたという経緯があります。
既に金融機関で導入された実績があること、セキュリティと利便性を両立したビジネス向けであることが主な導入の決め手でした。Fleekdriveを導入後、大きな改善が見られたのが先述した審査業務です。これまで紙ベースだった一部の金融機関とのやりとりをペーパーレス化できた結果、作業時間を1/2まで圧縮でき、空いた時間でさらに多くの案件処理が可能となりました。さらに、今後はFleekdriveの自動ワークフロー機能を活用して、書類の公開をワークフローで申請→承認→公開スペースからダウンロード可能とするアイデアも進行中だそうです。

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ワークフローの自動化とシームレスなファイル連携は、業務効率を飛躍的に向上させます。Fleekdriveは、これらを実現するための強力なツールです。本記事では、ワークフローの自動化の概要とFleekdriveの特徴について解説しました。さらに詳しい情報については資料をご覧ください。

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