電子帳簿保存法では、文書データを電子保存する環境に設定すべき検索機能として「検索要件」が設けられています。電子保存された多くの文書データから、必要なものを見つけやすくするために定められた要件です。今回は、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法で緩和された検索要件についてまとめました。検索要件以外の改正内容も紹介しているので、合わせて参考にしてください。
電子帳簿保存法の改正による検索要件の緩和とは
まずは、改正前と改正後の検索要件の違いを確認していきましょう。
改正前の検索要件
改正前は、以下の検索要件をすべて満たす必要がありました。
- 取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、その帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できる
- 日付か金額の範囲指定により検索できる
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できる
改正後に緩和された検索要件
改正後、必要な検索要件は以下のように緩和されています。
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」により検索できる
- 日付か金額の範囲指定により検索できる
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できる
※税務職員による「ダウンロードの求め」に応じられる場合は、検索要件の2.と3.の機能の確保は不要
改正により、検索機能に備えるべき記録項目については「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点のみとなりました。また「ダウンロードの求め」に応じられる場合の要件が緩和された点も、大きな変更点です。
2022年の改正電子帳簿保存法の内容
改正電子帳簿保存法では、検索要件以外にも、変更された項目が多数存在します。他の改正内容も、もれなく把握しておきましょう。
税務署長による事前承認が不要に
改正前は、電子的に作成した国税関係帳簿を電子データで保存する場合、事前に税務署長の承認を得る必要がありました。しかし、改正後は承認が不要となっています。
スキャナ保存時のタイムスタンプ要件の緩和
スキャナ保存とは、書類自体を保存するのではなく、スマートフォンやスキャナなどを使って書類から読み取った電子文書データを保存することです。国税関連書類のスキャナ保存を行う場合は、指定された期間内にタイムスタンプを付与する必要があります。改正された電子帳簿保存法では、このタイムスタンプの付与期間が延長されました。
改正前：3営業日以内
改正後：最長約2か月と概ね7営業日以内
また、改正前はスキャナなどで読み取る際に受領者の自署が必要でしたが、改正後の要件では不要となっています。
スキャナ保存の「適正事務処理」要件が廃止に
「適正事務処理」とは、不正を防止するための「相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等のこと」です。改正前は、スキャナ保存において、定期的に文書データの内容を照合することなど、適正事務処理の要件が設けられていました。改正後、適正事務処理に関する要件は廃止となり、現在は対応の義務がありません。
電子取引で授受した電子データ保存の義務化
メールやインターネットなどの電子取引を介して授受した電子データについて、改正前はプリントアウトし、紙媒体での保存も認められていました。改正後は、電子取引によって受け取った国税関連書類については電子データでの保存が義務化されています。なお、あくまで電子データで取引したものが対象であり、紙媒体で授受したものをデータ化する必要はありません。
電子データ保存の義務については、2023年末日までの2年間は宥恕期間とされています。2024年1月1日を迎えるまでに、電子データ保存に対応できる文書管理体制を整えましょう。
罰則の強化
改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存した電子データに不正があった場合の罰則も強化されています。新たな罰則は「電子取引の取引情報に係る電磁的記録に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が 10％加重される」という内容です。故意に行うことはもちろん、手違いによるミスや破棄などが原因の場合も、不正にあたります。重要な電子文書データの管理には十分に注意しましょう。
電子帳簿保存法の新たな検索要件にも対応する「Fleekdrive」
改正電子帳簿保存法に対応した文書管理体制を整えるためには、オンラインストレージの導入がおすすめです。企業向けのオンラインストレージFleekdriveの電子帳簿保存法オプションは、改正された電子帳簿保存法に対応しています。検索要件に関しても新たな決まりに対応し「取引年月日」「取引金額」「取引先」はもちろん、担当者やファイル中の文字列なども含めた幅広い項目で検索できるほか、複数の条件を柔軟に組み合わせることも可能です。膨大な電子文書データの中から、必要な書類をすぐに手元に出せる環境を実現します。
また、検索要件を含めたすべての改正内容にも対応し、ファイルのアップロードから承認、保管などにおける必要な要件や、あらゆる課題をクリアした快適な文書管理体制を提供します。この機会にFleekdriveのオンラインストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電子帳簿保存法は改正によって検索要件が緩和されました。その他の変更点も合わせ、新たな要件を満たす体制が整っているかを、上記の内容を参考にしながら今一度確認してみましょう。Fleekdriveの電子帳簿保存法オプションは、改正された電子帳簿保存法に対応し、保存要件をクリアした文書管理体制を実現します。安全かつ簡単に操作ができるため、あらゆる業務の効率化にもつなげられる文書管理システムの構築が可能です。文書管理に関するオンラインストレージの導入を検討されている方は、下記のサービス紹介ページも参考にしてください。
