クラウドストレージを安全かつ効率的に運用するための6つのコツ

業務のデジタル化が進む中、クラウドストレージはデータ管理における強力なツールとして広く利用されています。しかし、安全性と効率性を維持しながらクラウドストレージを活用するには、適切な知識とノウハウが求められます。この記事では、クラウドストレージの基礎と安全かつ効率的に運用するための6つのコツに焦点を当てながら、クラウドストレージを利用した情報の適切な管理と運用を行うための具体的な手法について探求していきます。

クラウドストレージとは？

クラウドストレージとは、オンラインを利用してデータを保存したりファイルを共有したりできるサービスのことです。自社でサーバーを設置・管理する必要がなく、インターネットへの接続環境さえ整っていれば、場所や端末を選ばずにファイルのアップロードやダウンロードができます。また、データを保存するだけでなく、ユーザー同士でファイルを自由に閲覧・編集することも可能です。そのため、業務の効率化やテレワークの促進が期待できます。

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ファイルサーバーとの違いについて

クラウドストレージと勘違いしやすいのが「ファイルサーバー」です。ファイルサーバーは、クラウドストレージと異なり、社内に設置したサーバーにデータやファイルを保管する方法です。サーバーの管理や運用、メンテナンスなどをすべて自社で行う必要があるため、コストがクラウドストレージよりも高くなる傾向にあります。さらにファイルの共有が社内に限定されるのも大きな違いです。社内に設置するファイルサーバーだからこそ、サーバー機器の数や必要な機能など、自由なカスタマイズが可能です。 どちらが適しているかは、両者の長所や短所をよく見極めた上で検討する必要がありますが、運用コスト・初期費用・災害への対応・カスタマイズ性・セキュリティなど重要項目を複数挙げて、検討してみてください。

クラウドストレージを安全かつ効率的に運用するためのコツ6選

クラウドストレージを安全かつ効率的に運用するためのコツは、以下の6つです。

• 搭載されている機能をしっかり把握する
• 運用マニュアルを作成する
• データをフォルダごとに分ける
• セキュリティ対策の機能を十分に活用する
• アクセス権限を設定する
• データのバックアップを取っておく

それぞれ詳しく解説します。

搭載されている機能をしっかり把握する

クラウドストレージの効率的な運用に欠かせないのが、搭載されている機能の把握です。クラウドストレージには、ファイルの共同編集や自動整理、モバイル活用など、さまざまな機能が搭載されています。搭載されている機能をしっかり把握した状態で運用することで、うまく活用できるようになり、業務の効率化が期待できます。

運用マニュアルを作成する

クラウドストレージは基本的に全社員が扱うため、誰でも使えるようにするのが重要です。そのためにも、運用マニュアルを作成しましょう。誰もがミスすることなく使えるよう、クラウドストレージの基本的な使い方だけでなく、フォルダの構成やファイルの命名規則、削除対象とするファイルの決め方などについても詳細に記載する必要があります。実際に運用マニュアルを利用してから改善点が見つかることもあるので、定期的に見直しましょう。

データをフォルダごとに分ける

データをフォルダごとに分けると、必要なデータが見つけやすくなり効率的な運用ができます。運用マニュアルに合わせて、フォルダ構成やフォルダ名についてルール化しておきましょう。

セキュリティ対策の機能を十分に活用する

オンライン上にデータを保管するため、サイバー攻撃やハッキング被害に遭うリスクも考えられます。安全に運用するためにも、搭載されているセキュリティ対策の機能をしっかり活用する必要があります。搭載されているセキュリティ対策の機能はクラウドストレージによって異なるため、契約する前に内容を確認しておきましょう。その上で、自社のセキュリティポリシーに合ったクラウドストレージの導入が大切です。

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アクセス権限を設定する

内部からの情報漏洩リスクに備えるためにも、アクセス権限を必ず設定しましょう。なお、アクセス権限とは、保存したファイルやデータに対して、アクセスできるユーザーを設定する機能のことです。企業が扱う情報のなかには、機密情報も多く、上層部しか扱えないものもあります。誰でも自由にファイルやデータの閲覧・共有ができてしまうと、情報漏洩につながる可能性があるため、アクセス権限の設定は必須です。

クラウドストレージにおけるアクセス権限機能とは？明確なルール設定の重要性

データのバックアップを取っておく

いくらセキュリティ対策を行っていても、災害やサーバーの緊急停止などイレギュラーな事態が発生することで、データが破損・消失する可能性はゼロではありません。万が一の事態に備えて、バックアップを取っておきましょう。運用マニュアルに沿って、バックアップを定期的に実施するのがおすすめです。

クラウドストレージを安全かつ効率的に運用したいならFleekdrive

クラウドストレージを安全かつ効果的に運用するのであれば、「Fleekdrive」がおすすめです。特徴について詳しく解説します。

誰もが使いやすいインターフェース

Fleekdriveは、利用者の使いやすさを意識して、さまざまな機能を導入しています。例えば、以下のような機能があります。

• フォルダの階層が一目で理解できる「ツリービュー」
• ダウンロードを必要としない「ブラウザプレビュー」
• 大容量のファイルも安全に共有できる「ファイル配信」
• ファイルへのコメントや指示をFleekdrive上で完結できる「ファイルチャット」
• どこにいても簡単に共有ファイルへのアクセスが可能な「モバイルアプリ」　

全社員が使うからこそ、誰もが使いやすいインターフェースが効果的な運用につながるはずです。

自動ウイルスチェックや暗号化ファイルの作成など強固なセキュリティ

Fleekdriveは、これまで700社以上の導入実績がありますが、理由の一つとして強固なセキュリティが挙げられます。搭載されているセキュリティ対策の一例は、以下の通りです。

• ファイルのアップロード時に自動でウイルスチェック
• 全ファイルを暗号化して保管
• PDFのコピー・印刷・持ち出しを制限
• ID・パスワードを一括で管理
• 24時間体制で不穏なアクションを自動で通知
• ログインからログアウトまでの全操作を記録
• アクセス権限の設定が可能　など

また、災害やサーバーの停止といった不測の事態でも大切なデータを守れるよう、国内3ヵ所のサーバーに自動的に保存されるバックアップ体制を採用しています。そのため、Fleekdriveであれば、安心してクラウドストレージを運用できるでしょう。

サポートが充実

Fleekdriveでは、サービスを最大限に有効活用してもらえるよう、導入前からサポートを提供しています。お問い合わせフォームからご連絡いただければ、担当スタッフが現状をヒアリングした上で最適なプランを提案します。導入後にも、24時間365日サポート受付をしており、導入目的に合わせて構成されたトレーニングメニューも用意しているので、初めて導入する場合でも問題なく運用できるはずです。

コツを意識してクラウドストレージを運用しよう

本記事では、安全かつ効率的にクラウドストレージを運用するためのコツについて詳しく解説しました。安全かつ効率的にクラウドストレージを運用したいのであれば、今回紹介した6つのコツを意識しましょう。「Fleekdrive」であれば、誰もが使いやすいインターフェースとなっており、セキュリティ対策や導入サポートも充実しているので、おすすめです。