プロジェクトの規模が拡大するにつれ、データの取り扱いと管理はより複雑になります。その解決策として、クラウドストレージサービスを利用することは昨今のビジネス環境において重要な役割を果たしています。特に大規模プロジェクトにおいては、クラウドストレージの導入がプロセスの効率化やリソースの最適化につながるとも言えるでしょう。本記事では、大規模プロジェクトにおけるクラウドストレージサービスの導入メリットや、最適なサービス選択の際の重要なポイントに焦点を当て、ビジネスにおけるデータ管理の効率化について探っていきます。
クラウドストレージサービスとは？
クラウドストレージサービスとは、オンライン上にあるサーバにデータの保存やファイル共有ができるサービスのことです。「オンラインストレージ」や「ファイルストレージ」と呼ばれることもあります。インターネットに接続できれば、場所や端末を選ばずにファイルのアップロードやダウンロードが可能です。企業やプロジェクトの規模にかかわらず導入でき、コストの削減や業務効率の改善などが期待できます。
大規模プロジェクトでクラウドストレージサービスを導入するメリット
大規模プロジェクトで、クラウドストレージサービスを導入するメリットを解説します。
コストの削減につながる
自社でサーバを管理する場合は、初期設置費用だけではなく、メンテナンス費用や人件費がかかります。しかし、クラウドストレージサービスであれば、自社でサーバを保守管理する必要がなくなるため、コストを大幅に削減可能です。
業務を効率化できる
クラウドストレージサービスであれば、一つのファイルに対して交代で操作する必要はなく、複数人での同時操作が可能です。そのため、他部署やグループ会社で情報共有したい際に、資料のスキャンやメールでのやり取りが不要になります。また、ファイルをアップロードした際に、関係者に対して自動的に通知される機能もあります。これらのことから、クラウドストレージサービスの機能を活用して、日々の業務を効率化させることができるでしょう。
複数人で利用できるクラウドストレージの効果や選ぶ上でのポイントとは？
場所に関係なく利用できる
クラウドストレージサービスは、ネット環境さえあれば、場所・時間・端末に左右されることなく業務に取り掛かれます。そのため、テレワークや出張時にも効果的で、重くてかさばる資料をわざわざ持ち出す必要もありません。
万が一の事態が起きても安心
パソコンにデータを保存したり紙ベースで情報を持ち出したりする場合には、個人情報や顧客情報を紛失・流出する恐れがあります。また、端末が壊れた場合に、保存しているデータが破損するリスクも考えられます。しかし、クラウドストレージサービスは自動でデータが保存されるようになっており、バックアップの役割も果たすため、万が一の事態が起きても安心です。たとえ端末側からデータが消えても、オンラインストレージから再度ダウンロードできます。
大規模プロジェクトにクラウドストレージサービスを選ぶ際のポイント
大規模プロジェクトでクラウドストレージサービスを選ぶ際のポイントを解説します。
操作しやすいか（UI／UX）
クラウドストレージサービスは、一度使い始めると、長期的に活用することになります。そのため、使いにくいと、社員間で積極的に利用されないばかりか、業務効率が悪化する可能性もあります。スムーズな操作性はもちろん、基本機能やファイルの位置などがわかりやすく配置されているかを確認しましょう。無料のお試し期間で、操作性や画面の配置などを確認するのがおすすめです。
ストレージ容量は十分か
ストレージ容量は、ストレージサービス各社が用意するプランによって異なるため、使用目的と企業の規模によって、ストレージ容量やプランを決めましょう。必要容量の目安がわからない場合は、お問い合わせや導入サポートを活用して最適なプランを確認するのがおすすめです。
必要な機能が搭載されているか
クラウドストレージサービスには、以下のような機能が搭載されています。
- ファイル共有機能
- ファイル共同編集機能
- ウイルスチェック機能
- モバイル閲覧機能
- PDFセキュリティ機能 など
企業によって必要な機能は異なるはずです。そのため、導入目的と現在の課題を明確にした上で、どのような機能が必要なのかを確認しましょう。
セキュリティ対策は万全か
クラウドストレージサービスは、オンライン上でデータを管理するため、セキュリティ面に不安を感じる企業も多いはずです。セキュリティ対策が不十分の場合、情報漏えいや第三者によるデータの流出・改ざんなどの危険性が考えられます。そのため、セキュリティ対策は万全かどうかを確認しましょう。
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無料トライアル期間はあるか
クラウドストレージサービスによって使いやすさや搭載されている機能に差があるため、無料トライアル期間を活用して確かめるのがおすすめです。無料トライアル期間を活用して操作性や機能に問題がなければ、本格的に導入を検討しましょう。
ベンダーの実績は豊富か
ベンダーの実績の確認も重要です。なぜなら、実績を確認することで、具体的にどういった企業にどのような効果が表れたのかを把握できるからです。導入実績はWebサイトに掲載されていることがほとんどのため、一度チェックしてみましょう。
サポート体制は充実しているか
クラウドストレージサービスを最大限に活用するためにも、どのようなサポートを行ってくれるのかを確認しておきましょう。
- 運用前のアドバイスや提案
- トラブル時の対応
また、サポートを受けるための月額料金やサポート対応時間なども確認しておくと安心です。
導入実績700社以上！大規模プロジェクト対応のクラウドストレージサービス「Fleekdrive」
大規模プロジェクトに対応したクラウドストレージサービスの導入を検討しているのであれば、「Fleekdrive」がおすすめです。特徴について詳しく解説します。
テレワークや海外拠点のファイル共有・編集もラクラク
Fleekdriveでは、複数人でのファイル共有や編集作業も容易に行えるため、業務の効率化が期待できます。また、ファイル編集中には別ユーザの編集開始の可否を選択・通知できるため、同時編集によって心配されるデータの上書きミスが防げます。ファイル評価機能も導入しており、「いいね！」や「★★★（3つ星）」などで、重要なファイルへの評価も可能です。
自動ウイルスチェックや暗号化ファイルの作成など強固なセキュリティ
Fleekdriveでは、ビジネス利用を前提に開発されているため、高度なセキュリティを搭載しています。セキュリティ面に関する具体的な機能は、以下の通りです。
- ファイルのアップロード時に自動でウイルスチェック
- 全ファイルを暗号化して保管
- PDFのコピー・印刷・持ち出しを制限
- ID・パスワードを一括で管理
- 24時間体制で不穏なアクションを自動で通知
- ログインからログアウトまでの全操作を記録 など
大規模プロジェクトのように、関わる人数が多くなったり、部署や企業をまたいだりする場合におけるセキュリティ対策も万全です。
大人数でも一括でユーザ登録
Fleekdriveでは、大人数でもcsvファイルによって一括でユーザ登録や変更ができるため、管理工数の手間を減らせて、システム管理者の労力を最小限にできます。そのほかにも、以下のような機能があります。
- 部門やチームごとにグループ設定ができる
- ユーザごとにアクセス・操作権限を設定できる
- 管理者がユーザ・フォルダごとに設定を一覧で把握できる など
プロジェクトの規模や内容によっては、急遽登録するユーザの人数が増える可能性もありますが、Fleekdriveであれば柔軟に対応可能です。
導入後のサポートも充実
Fleekdriveでは、サービスを最大限に有効活用してもらえるよう、導入前からサポートを提供しています。お問い合わせをいただいたら、導入の目的や現在の課題などをヒアリングし、最適なプランを提案します。導入後には、24時間365日のサポート受付はもちろん、チュートリアルやマニュアルがいつでも確認できるサポートサイトや、導入目的に合わせたトレーニングメニューも用意しているため安心です。
大企業・中小企業、業界・業種問わず導入実績が豊富
Fleekdriveでは、以下のように企業の規模や業種、業界に問わず、700社以上に導入していただいています。
- 株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング（サービス業）
- 住信SBIネット銀行株式会社（金融業）
- ブラザー工業株式会社（製造業）
- 株式会社ベネッセコーポレーション（教育・学習支援） など
各社さまざまな課題を抱えていましたが、Fleekdriveの導入によって業務効率の改善や売り上げアップ、ランニングコストのカットにつながっています。そのほかの導入事例についても知りたい人は、こちらをご覧ください。
