ビジネス環境の変化に伴い、共同作業やデータの共有が一層重要性を増しています。その中で、複数人が同時に作業できるクラウドストレージサービスは、業務の効率化やチーム間の連携を促進する手段として注目されています。本記事では、複数人が同時に作業できるメリットに加え、自社に最適なクラウドストレージを選ぶ上でのポイントと、ビジネスプロセスをスムーズにするためのクラウドストレージの有効活用法についてご紹介します。
クラウドストレージとは複数人が同時に作業できるサービス
クラウドストレージとは、オンライン上にあるサーバーに、データを保存したりファイルを共有したりできるサービスのことです。ストレージへのアクセス権を付与された人であれば、場所や時間にとらわれず利用可能です。複数人での同時作業も可能なため、業務の効率化が期待できます。クラウドストレージに搭載されている基本的な機能は、以下の通りです。
- ファイル共有機能
- データのバックアップ機能
- アカウントの一元管理機能
- ファイルの全文検索機能
- セキュリティ対策機能
それ以外の機能は、クラウドストレージの種類によって異なります。
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複数人が同時に作業できる以外にクラウドストレージで期待ができる効果
クラウドストレージでは、複数人が同時に作業できる以外にも、以下のような効果が期待できます。
- どこからでもアクセスが可能
- コストを抑えられる
- データの紛失リスクを防げる
それぞれ詳しく解説します。
どこからでもアクセスが可能
クラウドストレージは、インターネットがあれば、場所にとらわれずにどこからでもアクセスできます。そのため、テレワークや海外出張でも、オフィスにいるのと変わらず作業が行えます。また、デバイスの制限もないため、パソコンだけでなくスマートフォンからでも利用可能です。
コストを抑えられる
自社でデータやファイルを保管・共有するには、自社でサーバーを用意する必要があります。例えば、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを自社の管理下に置き運用する「オンプレミス」が代表的です。自社環境に構築するため、自由にカスタマイズできる点は魅力的ですが、人件費やサーバーにおける初期導入コストが高く、維持管理のハードルが高いデメリットもあります。しかし、クラウドストレージであれば、クラウドサービスを提供する会社が日頃のメンテナンスを行うため、メンテナンス費用や人件費などの維持管理費を大幅に削減できます。毎月数千円程度で利用できるため、大幅にコストを抑えられるのがメリットです。 クラウドストレージには、利用者一人ずつに課金される「ユーザー課金型」と、ストレージ容量に応じて課金される「プラン（従量）課金型」の2つがあります。それぞれの特徴をしっかりと把握した上で、どちらかを選びましょう。
データの紛失リスクを防げる
データを社内のパソコンや紙ベースで保存している場合、サイバー攻撃や災害などにより紛失するリスクがあります。しかし、クラウドストレージであればオンライン上にデータを保存できるので、万が一のことがあっても安心です。
自社に最適なクラウドストレージを選ぶ上でのポイント
自社に最適なクラウドストレージを選ぶ上でのポイントは、以下の3つです。
- 誰でも簡単に操作できるか
- セキュリティ対策は行われているか
- データ容量は十分か
それぞれ詳しく解説します。
誰でも簡単に操作できるか
クラウドストレージを選ぶ際は、操作のしやすさを確認しましょう。なぜなら、クラウドストレージは多くの従業員が利用するからです。コストや機能だけで選んでしまうと、従業員から使いにくいと不満の声が上がってしまい、次第に利用されなくなりします。その結果、無駄にコストだけが発生してしまうでしょう。無料のお試し期間を提供しているクラウドストレージもあるので、実際に試してから導入するのがおすすめです。
セキュリティ対策は行われているか
クラウドストレージはオンライン上にデータを保存するため、どのようなセキュリティ対策を導入しているのかは重要なポイントです。セキュリティ対策の一例は、以下の通りです。
- アップロード時に自動でウイルスチェック
- 仮想サーバ、ホスト側のOSやソフトウェアまたはアプリケーションにおける脆弱性への対策
- アクセス制限や通信経路の確認
- ID・パスワードの一元管理
- ファイルの自動暗号化
- データのバックアップ
- PDFの印刷制限 など
プランによって、セキュリティ対策が変わる場合もあります。自社のセキュリティーポリシーを遵守できるか、必ず確認しましょう。
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データ容量は十分か
クラウドストレージによって、利用できるデータ容量は異なります。そのため、利用者の増加や繁忙期なども考慮した上で、余裕をもって使えるプランを契約するのが理想です。普段から画像や動画を扱っているのであれば、容量無制限のクラウドストレージを選ぶのがおすすめです。
「Fleekdrive」なら大規模プロジェクトにもおすすめ
大規模プロジェクトでクラウドストレージの活用を検討しているのであれば、「Fleekdrive」がおすすめです。 Fleekdriveの主な特徴は、以下の通りです。
- ファイル共有機能や共同編集機能により、テレワークや海外出張などの社外からでも効率よく作業可能
- 高度なセキュリティ対策により、リスクを最小限に抑えられる
- 大規模プロジェクトでも安心の容量無制限プランを用意
- 抱える課題や規模に合わせてカスタマイズ可能
- 大人数でも一括で利用者の登録が可能
- 30日間の無料トライアルあり
- 導入後のサポートも充実
豊富な機能が搭載されており、これまでに700社以上の導入実績があります。安心の導入サポートや強固なセキュリティ対策も完備しているため、中小企業はもちろん、数千人規模の大企業や大規模プロジェクトにもおすすめです。30日間の無料トライアルもあるので、ぜひお試しください。
複数人で作業可能なクラウドストレージを導入して業務効率を高めよう
大規模プロジェクトにもなると、情報共有や使用するファイルの保存・確認だけでも時間を費やしてしまいます。クラウドストレージであれば、データ共有がスピーディーに行えて、リアルタイムで複数人での作業が可能となるので、効率よく作業を進められます。本記事を参考に、クラウドストレージの導入を検討してみましょう。
