クラウドストレージにおけるアクセス権限機能とは？明確なルール設定の重要性

クラウドストレージの普及と共に、情報の共有と保護の両立がますます重要視されています。アクセス権限機能は、これらの要求に応えるための重要なポイントとなっています。本記事では、クラウドストレージにおけるアクセス権限機能の基本から活用する際のメリット、さらに効果的な設定についてご紹介します。明確なルール設定がもたらすセキュリティと効率性について考察していきます。

クラウドストレージのアクセス権限機能とは

クラウドストレージのアクセス権限機能とは、ユーザのアクセスや行動を管理できる機能のことです。オンライン上に情報を保存するクラウドストレージでは、外部からのサイバー攻撃や内部からの情報漏洩リスクが懸念されます。そのようなセキュリティリスクを軽減するためにも、アクセス権限の設定は必須と言えるでしょう。チームや部署といったグループ単位での設定から、ユーザごとの設定も可能です。例えば、ユーザによって「閲覧のみ」「上書きや修正が可能」など、アクセスレベルを細かく設定できる場合もあります。

クラウドストレージのアクセス権限機能を活用するメリット

クラウドストレージのアクセス権限機能を活用するメリットは、以下の3つです。

• データの管理体制を強化できる
• 情報漏洩を未然に防げる
• 操作ミスを減らせる

それぞれ詳しく解説します。

データの管理体制を強化できる

アクセス権限機能を活用するメリットの一つが、データの管理体制を強化できることです。従業員の人事評価や顧客の個人情報など、部署や部門によって、ほかの従業員に知られてはいけないような機密情報があるはずです。アクセス権限機能を活用することで、特定の人に限定して閲覧権限を付与できます。その結果、一部の情報を特定の人しか閲覧できないようにすることが可能です。

情報漏えいを未然に防げる

クラウドストレージには、サイバー攻撃や不正アクセスによる情報漏洩のリスクがあります。外部からの脅威だけではなく、内部から情報が流出する恐れもあります。アクセス権限機能を活用すれば、外部・内部問わずセキュリティ面の強化につながり、情報漏洩を未然に防ぐことが可能です。

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操作ミスを減らせる

データやファイルを共有した際の懸念点として挙げられるのが、誤ってデータを上書き・削除するといった操作ミスではないでしょうか。人が操作をするためミスはつきものですが、大切な情報を守るためにも、自社でできる範囲でリスクヘッジをしておくのが大切です。クラウドストレージのアクセス権限機能を設定することで、操作範囲を限定できるため、操作ミスを減らすことが可能です。

クラウドストレージのアクセス権限機能を活用する際のポイント

クラウドストレージのアクセス権限機能を活用する際のポイントは、以下の3つです。

• 明確なルールを設定する
• ダブルチェックを徹底する
• 定期的にアクセス権限の状況をチェックする

それぞれ詳しく解説します。

明確なルールを設定する

まずは、アクセス権限機能に関して社内でのルールを設定しましょう。なぜなら、誰でもアクセス権限機能が活用できてしまうと、必要なときに閲覧や編集ができないといった弊害が生じる可能性があるからです。そのため、「誰が」「どの情報に対して」「どのような権限を付与するのか」といった明確なルール設定が必要です。また、アクセス権限を与えられた従業員の判断で勝手にファイルを削除・紛失することがないよう、権限を付与した後のファイルの取り扱いについてもルールを定める必要があります。

ダブルチェックを徹底する

アクセス権限機能を活用する際は、ダブルチェックの仕組みや管理体制を整えることも重要です。例えば、従業員の操作ミスにより権限を付与したはずのファイルが閲覧できないというケースがあります。ダブルチェック体制を構築していれば、このようなケースで瞬時にケアレスミスに気づき、スムーズな業務を可能にします。

定期的にアクセス権限の状況をチェックする

アクセス権限機能は、一度設定して終わりではありません。異動や退職などの理由で、アクセス権限が不要になる場合があります。そのまま放置してしまうと、不正利用される可能性もあるため、定期的にアクセス権限の状況を確認して、不要であれば削除しましょう。

アクセス権限機能を有効に活用したいなら「Fleekdrive」

クラウドストレージでアクセス権限機能を有効に活用したいのであれば、「Fleekdrive」がおすすめです。Fleekdriveでは、ユーザ登録やアクセス管理に関して以下の機能を搭載しており、システム管理者の労力を最小限にできます。

• 人数にかかわらず、一括でユーザの登録と更新ができる
• 部門やチームごとに管理者を設定できる
• ユーザごとにアクセス・操作権限を設定できる
• 権限一覧表によって、各ユーザの設定状況を一目で把握できる

たとえ従業員が多くても、ユーザ一人ひとりに細かくアクセス権限機能を設定できるため、企業ごとで自由なカスタマイズが可能です。また、ユーザごとの権限一覧表があるため、不要な工数の削減につながり、安心した管理を実現できます。Fleekdriveでは導入サポートも行っており、機能や操作で困った場合でも即座に解決可能です。

アクセス権限機能を十分に活用してクラウドストレージを運用しよう

アクセス権限機能の活用によって、社内の大切な情報だけではなく、従業員も守ることにつながります。アクセス権限機能の充実度と搭載されている機能を使いこなせるかが、クラウドストレージの運用の鍵を握っているといっても過言ではありません。アクセス権限機能とサポートが充実しているクラウドストレージを導入したいのであれば、ぜひ「Fleekdrive」をご検討ください。