国税関係帳簿や国税関係書類などの税務関係の書類を電子データとして保存する際、そのデータの信頼性を担保するための仕組みである「タイムスタンプ」。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、このタイムスタンプについてさまざまな変更が実施されているのをご存知でしょうか。今回の記事では、改正電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの変更点と、付与期限について詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法のタイムスタンプの付与期限とは

電子ファイルが確実にその日時に存在していたこと（存在証明）と、取引情報の改ざんが行われていないこと（非改ざん証明）のふたつを証明する技術である「タイムスタンプ」。ここではまず、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの付与期限について、2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行に伴うスキャナ保存の要件緩和と併せて詳しく見ていきましょう。

1. 税務署長の事前承認制度の廃止

改正前の電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類などをスキャナ保存する場合には、税務署への事前申請と承認が必要でしたが、改正電子帳簿保存法では企業にとっても準備の負担が大きかった事前申請が不要になりました。これにより、多くの企業が電子帳簿保存法の適用を受けやすくなるというメリットがあります。

2. 適正事務処理要件の廃止

改正前の電子帳簿保存法では、帳簿書類などをスキャナ保存する場合、タイムスタンプ付与後に原本とスキャンデータの突合作業などの定期チェックを行う「適正事務処理要件」が義務付けられていました。改正後はこれが廃止され、スキャナ保存の際の業務負担が大幅に軽減されています。

3. タイムスタンプ要件および検索要件の緩和

2021年の改正電子帳簿保存法の施行前は、タイムスタンプを3日以内に付与しなくてはいけないなどのルールが決められていたため、事務負担が大きくなる要因となっていました。これが改正後には、取引情報の修正や削除履歴が残るシステム、取引情報の修正・削除ができないシステムを導入している場合のみ、タイムスタンプの付与が不要と変更されています。また、タイムスタンプが必要な場合であっても、付与期間は最長2ヶ月と7営業日以内と延長になりました。

電子帳簿保存法のタイムスタンプの付与期限が過ぎた場合

では、タイムスタンプの付与期限が過ぎるなど電子帳簿保存法に違反してしまった場合にはどのような罰則があるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。電子帳簿保存法の罰則は大きく分けて以下の3つです。

青色申告の承認を取り消される可能性がある

1つ目の罰則としては、青色申告の承認が取り消されてしまうことです。青色申告の承認が取り消しになると、最大65万円の特別控除や欠損金の繰越といったさまざまな優遇措置が受けられなくなってしまいます。さらに、承認が取り消されたという事実が、企業としての信頼を損なうことに繋がってしまうこともあるでしょう。

推計課税や追徴課税を課される可能性がある

2つ目の罰則としては、国税関係帳簿書類に不備や誤記が多い場合には、正確な税額を計算するのが困難と判断され、税務署が税額を推計して課税する「推計課税」が行われる可能性もあります。「推計課税」は、税務署の判断で金額が決められてしまうため、通常よりも多くの税金を支払わなくてはいけないこともあるので注意が必要です。電子データの悪質な改ざんや隠ぺいが明らかになった場合も、通常の追徴課税である35%に10%が加重されてしまいます。

会社法による罰則を受ける可能性がある

3つ目の罰則としては、会社法に基づいて過料が課せられる可能性があることです。電子帳簿保存法で違反が発覚したということは、「会社法」の第976条である「帳簿や書類の記録・保存に関する規定」にも違反している可能性もあり、その場合100万円以下の過料が課せられることになります。

タイムスタンプにも対応したオンラインストレージ「Fleekdrive」

タイムスタンプの付与期限を守るためには、改正電子帳簿保存法の正しい理解と適切な文書管理が不可欠です。請求書や納品書、契約書といった従来の紙の書類をなくし、あらゆる電子保存から経理DXを実現するオンラインストレージのFleekdriveの「電子帳簿保存オプション」なら、電子帳簿保存法の改正に伴うタイムスタンプのさまざまな課題にも対応しています。
具体的には、Fleekdriveのタイムスタンプ機能は、電子化した書類が「原本であること」を証明します。承認する際に自動付与されるため、複雑な手順を踏むことなく真実性を担保した承認フローを確立できます。
文書の正統性を確保する上で重要な役割を果たすタイムスタンプを正しく扱うための選択肢として、Fleekdriveの電子帳簿保存オプションの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの付与期限を守ることは、企業の信頼性を高めるためにも大切なポイントです。電子帳簿保存法に違反をすると、青色申告の取り消しや税務・法的な影響があることをしっかり理解し、適切な対応をしていきましょう。タイムスタンプの正しい管理と会計業務の効率化を目指している企業の方は、ぜひオンラインストレージFleekdriveの電子帳簿保存オプションをご利用ください。