オフィス業務のデジタル化が進む中、現場業務はまだアナログでオフィスとの連携がうまくいっていないという企業も少なくありません。現場業務がデジタル化されていても、オフィスとの受け渡しの連携が非効率になっているなど、まだまだ業務効率を見直す点が多く存在します。この記事では、Fleekdriveモバイルを活用し、非効率になりがちな現場-オフィス間のやり取りを中心とした現場でのモバイル活用について、利用シーンとともにご紹介します。働き方改革(生産性の向上、テレワーク)で欠かすことができないモバイルワーク、皆さまの業務で取り入れていただくヒントになれば幸いです。

よくある課題

オフィス-現場間の連携は、下記のような点で非効率になりがちです。
皆さまの業務で当てはまるものはありませんでしょうか?

  • 営業個々の力に頼った提案になっている。
  • 機器のメンテナンスのため、紙のマニュアルを持ち歩いている。
  • 建設の現場でオフィスと電話やデジカメを使ってやりとりしている。
  • 物件の写真・商品画像などスマホやデジカメで撮影したものを社内ファイルサーバにアップロードしている。
  • 商品棚のディスプレイなど、現場での作業をデジカメ・スマホで写真を撮影し、メールでオフィスの責任者に確認をとっている。
  • ビルの点検報告書などに紙で記入して、オフィスに戻って電子ファイルに再入力している。

次からこのような課題の解決方法についてご紹介します。

モバイル活用例1(建設・インフラ業務)

多くの公共インフラ事業を行っている東邦ガステクノ株式会社様では、現場で使用する紙ベースの資料や撮影に使用したSDカードなどアナログな手段を撤廃し、現場情報はFleekdriveに集約しています。

一元管理をすることで、現場とオフィス間の図面受け取りに費やしていた往復2時間のタイムロスや重要資料の紛失リスクを抑えるだけではなく、管理者がモバイル端末から工事の進捗状況や各現場の人員配置を管理することで、大幅な業務効率化が進み全部門で月300時間の削減に成功しています。

『東邦ガステクノ株式会社様』詳しい事例はこちら

モバイル活用例2(営業活動)

株式会社ベネッセコーポレーション様は、Fleekdriveを活用することで情報共有の効率化を図っている事例の一つですが、営業活動において資料検索にかかる時間が従来の50%となり生み出された時間で新たなナレッジを学ぼうという動きが活発になりました。

また、Fleekdriveを利用した動画活用からアップロードした動画をストリーミング配信することで、新商品の説明動画をお客さまに見ていただきよりわかりやすい提案が実現、空き時間には経験豊富な先輩社員の提案事例を動画で学ぶことでスキルアップを図る等、提案力・営業力の底上げを実施しています。

『株式会社ベネッセコーポレーション様』の詳しい事例はこちら

モバイル活用例3(保守業務)

グローバルにビジネス展開をしているシスメックス株式会社様は、血液や免疫等さまざまな検体検査に使用される機器と専用試薬、ソフトウェアを扱っています。世界で1,700名を超える機器のメンテナンス・サポートを担う技術スタッフが活躍する中、大きな課題となった機器の最新情報や膨大なマニュアルの共有を解決すべくFleekdriveを導入し、世界一括同期を行っています。

これまでは半年に一度のペースで最新のマニュアルデータを記録したDVDやUSBメモリを世界各地の拠点へと発送していたため、瞬時に情報を同期できることから大幅なコスト削減にも繋がった他、シンプルな操作から現場もスムーズでスピード感を持った対応が可能となりました。

『シスメックス株式会社様』の詳しい事例はこちら

モバイル活用例4(物件情報管理)

物件情報など頻繁に追加や更新が発生する現場では、情報の更新スピードは重要です。物件の場合は何枚も画像を撮影するため容量が大きくなりがちで、通信量の問題などからスマホやデジカメで撮影した画像を、オフィスに戻ってPCに取り込んでいたりする場合も少なくありません。Fleekdriveモバイルなら画質を選択できるので、通信量の問題を軽減でき、写真を共有するまでの時間を改善することができます。

モバイル活用例5(商品管理 – Salesforce連携)

中古車販売をされているお客様では、Salesforceで車両の管理を行っています。車両情報はSalesforceのオブジェクト上で管理し、車両に関する写真は関連リストとして車両情報のレコードと紐づけられたFleekdriveに保管されています。Fleekdriveの関連リストは複数個配置できるので、例えば車両の基本画像と傷などの画像を別々の関連リストで管理することが可能です。Fleekdriveをご利用の場合、Salesforceのモバイルアプリからオブジェクトに紐づいた関連リストに写真を複数枚アップロードすることができます。ファイルサイズも変更して通信量をおさえた運用が可能になります。モバイルの活用により、現場-オフィス間の連携がスムーズになり、一元管理された車両情報を現場もオフィスも効率よく利用することが可能です。

おわりに

本記事で取り上げた以外にも、まだまだ現場-オフィス間のやり取りをモバイル活用し、効率を上げることが可能な業務はあるのではないでしょうか。現場は現場、オフィスはオフィス、それぞれ業務が分断されていると非効率な面も多々あります。現場もオフィスもデジタル化し、1つのプラットフォーム上で業務を完結すれば、無駄がなくなり業務を効率化することができるのです。そのために、欠かせないデバイスの1つとしてスマートフォンやタブレットなどのデバイスがあり、PCはもちろん、さまざまなデバイスで利用できるプラットフォームを選択することは非常に重要です。現場業務の改善に取り組む企業の皆さまに、この記事がお役にたてれば幸いです。