Fleekdriveを導入した高校営業部では高等学校向けに模擬試験や教材を提案している。時代とともに考え方や価値観が変化を遂げる「教育」の現場において、営業は常に新しい情報の提供や商品の提案が求められている。また、お客さまとの対話の質を高めるためには営業担当者全員が、最新の情報や知識を共有しておくことも大切だ。しかし、資料の管理にさまざまな問題があり、それらが実現できない状況が続いていた。最新の情報が正しく早く共有されるために、業務の改善を図る必要があった。解決策としてコンテンツマネジメントシステムの活用が検討され、Fleekdriveが導入された。
営業が抱える3つの課題
高校事業部の営業担当者は、日々の営業活動において3つの課題を抱えていた。まず、挙げられるのが「資料を探す時間がかかる」ということ。社内ではSalesforceをはじめ、ファイルサーバなどがファイルの保存場所として利用されており、資料がさまざまな場所に散在していた。そのため営業は、必要な資料や最新の資料を探すのに、多くの時間を費やさなければならない。2つ目が「知識を身に付けるのに時間がかかる」ということ。ベネッセコーポレーションでは次々に、新しいサービスが開発されており、新しい知識を身に付ける必要がある。そして3つ目がそういった課題に取り組む「時間が不足している」ということである。課題解決に必要なのは「ナレッジ共有」であるという共通認識のもと、高校事業部では活動をより充実させるための「営業ナレッジプロジェクト」を立ち上げた。プロジェクトメンバーはFleekdriveの展開を行い、各営業に情報の共有を呼びかけた。
求めたのは、「使いやすく、安全に資料を管理できる仕組み」
「導入を決めたのは、私たちが求める2つの要件をクリアしていたからです」（高校事業部 営業基盤課 倉地 由佳さま）。2つの要件とは、まず、「使いやすい」システムであること。大規模な組織で活用を推進するためには、誰にでもわかりやすいものでなければならない。また、セキュリティに十分配慮した仕組みであることも求められた。
ナレッジ共有の活発化で営業力を底上げ
「Fleekdriveを活用するようになって、資料検索にかかる時間が従来の50％になりました。効率化により生み出された時間で、新しいナレッジを学ぼうという動きも出てきています」（中四国支社 支社長 横山 俊介さま※取材当時）Fleekdriveで情報を一元管理することにより、必要な資料がすぐに取り出せるようになった。また、常に最新のファイルを共有することで、バージョンの古い資料が混在する問題も解決された。 別の効果として、支社内だけでなく、支社間での情報交換が活発になったことも挙げられる。例えば、自分のエリアには少ない事例を、他の支社の事例から見付けてお客さまに紹介するなど、問題解決のバリエーションが広がった。
万全のセキュリティで情報を保護
よく使う資料は、ユーザーがアップロード、ダウンロードを自由にできる設定にして、活用を促す一方、資料によっては、厳重なセキュリティを設定。閲覧のみでダウンロードできないようにすることで、端末にデータが残ることを防ぎ、より安全な情報管理が実現された。
運用ルールの工夫で、さらに効果的な活用を
共通のフォルダ構成でわかりやすく
案件ごとに作られたフォルダ名は全て共通で固定。資料を保存する場所が明確になり、ファイル管理の混乱を防いだ。
分類しにくいファイルはタグ付けで管理
フォルダで分類しにくいファイルにはタグを付けて管理し、検索で探しやすいようにした。
動画の活用が生み出すさらなる効果
動画の活用も提案力アップの大きな要因だ。特に「文章だけでは伝わりにくいナレッジ」の共有は、画期的な効果をもたらした。動画を使うことで、従来は伝えるのが難しかった優れたナレッジを全体に広めていくことができる。ストリーミング配信でダウンロードの手間がなく、データが端末に残る心配がないのも安心だ。
活用例1. 【効果的な学習に活用】経験豊富な先輩社員の提案事例を動画で学び、スキルを磨くことができる。
活用例2. 【時間を有効に活用】ちょっとした空き時間に動画を見ることで、効率よく新商品情報に目を通すことができる。
活用例3. 【営業ツールとして活用】開発者による新商品の説明を動画でお客さまに見ていただくことで、よりわかりやすい提案が実現した。
ニーズの変化に応える営業であるために
「教育」のあり方が変わりつつある今、大切なのは時代に対応した教材、商品を生み出し、お客さまに提案していくことだ。ベネッセコーポレーションでは、提案の質を高めるため、Fleekdriveを今後も活用していく。
