オンラインストレージは、データ保存や共有の手段として広く普及していますが、「バックアップ用途としても使えるのか？」と疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。結論として、オンラインストレージはバックアップとして活用できます。しかし、同期との違いや運用方法を理解していなければ、最悪の場合データ消失のリスクなどがあります。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、オンラインストレージをバックアップに使うメリット・デメリットから、選び方のポイント、具体的な活用事例までを体系的に解説します。安全かつ効率的なデータ保全を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
オンラインストレージはバックアップ用途で使える？
オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できる仕組みであり、バックアップ用途としても活用できます。ファイルの保管や共有だけでなく端末の故障や紛失、災害などによるデータ消失リスクに備えられる点は大きなメリットです。
一方で、使い方によってはバックアップとして十分に機能しないケースもあります。特に「同期」が前提のサービスでは、意図せずデータが消える可能性があるため、仕組みを理解したうえで運用することが大切です。
- オンラインストレージの機能
- バックアップと同期との違い
オンラインストレージの機能
オンラインストレージの機能はサービスやプランによって若干異なりますが、以下のような機能が多いです。
- データ保存：クラウド上にファイルを保管し、端末容量に依存せず管理できる
- ファイル共有：URL発行やユーザー招待により社内外とデータを共有できる
- 同期機能：複数端末間でファイルを自動的に同一状態に保てる
- バージョン管理：変更履歴を保存し、過去の状態へ復元できる
- アクセス権限設定：閲覧・編集・ダウンロード可否などを制御できる
- セキュリティ機能：通信・保存データの暗号化や多要素認証に対応できる
- マルチデバイス対応：PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできる
特にバージョン管理機能があるオンラインストレージでは、誤って上書き・削除した場合でも過去の状態へ復元できます。そのため、データ消失リスクを抑えるバックアップ手段としても活用可能です。
バックアップと同期との違い
バックアップは、元データとは別にコピーを保持し、万が一の際に復元できる状態を確保することが目的です。一方、同期は複数の端末間やクラウド上でデータの状態を常に一致させる仕組みを指します。
- バックアップ：データを複製して保管する仕組み
- 同期：複数環境のデータを最新状態へ更新する仕組み
この違いを理解せず「複数端末で確認できるから、このファイルを消しても問題ないだろう」と削除してしまうと、データを消失してしまいます。
オンラインストレージでは、同期機能や共有フォルダを使うことで複数環境から同じデータを扱えます。ただし、削除や上書きがクラウド側にも反映される設定では、バックアップとして十分に機能しない場合があります。そのため、バックアップ用途で使う場合は、同期対象とは別にコピーを保管する、またはバージョン管理・復元機能を併用することが重要です。
バックアップについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：データバックアップとデータ管理の基礎、日頃からやっておくことも解説
オンラインストレージをバックアップに使うメリット5選
オンラインストレージは、バックアップ先の一つとして活用できます。バックアップ方法には、外付けHDDや社内サーバー、専用のバックアップサービスなどがありますが、オンラインストレージはクラウド上にデータを保管できるため、導入しやすさと運用のしやすさを両立しやすい点が特徴です。
ここでは、バックアップ用途でオンラインストレージを活用する主なメリットを5つ解説します。
- データ消失リスクを分散できる
- 低コストで大容量を確保しやすい
- 複数端末からアクセスできる
- 災害時でもデータを保全できる
- バージョン管理で過去データに戻せる
1. データ消失リスクを分散できる
オンラインストレージをバックアップに使う大きなメリットは、データの保存先を分散できることです。PC本体や社内サーバーだけに業務データを保存している場合、機器の故障や盗難、障害が発生した際に、必要なファイルをまとめて失うおそれがあります。
一方、オンラインストレージを併用すれば、ローカル環境とは別の場所にもデータを残せます。例えば、担当者のPCが突然起動しなくなった場合でも、クラウド上に保存済みの資料であれば、別端末から確認しやすくなります。
特に、社内サーバーや特定の担当者端末にデータが集中している企業では、一つの保存場所に依存しない体制を作ることが重要です。オンラインストレージは、こうしたデータ消失リスクの分散に役立ちます。
2. 低コストで大容量を確保しやすい
バックアップ環境を自社で整える場合、ファイルサーバーや外付けストレージの購入費用に加え、保守・交換・保管場所の管理といった運用負担も発生します。外付けHDDを定期的に交換したり、別拠点で保管したりする運用を続けるには、担当者の手間もかかります。
オンラインストレージは月額課金で利用できるサービスが多く、初期投資を抑えながらバックアップ先を確保しやすい点が特徴です。データ量の増加に応じてプランを見直せるため、最初から過大な設備を用意する必要もありません。
重要データの二重保管を始めたいものの、自社で専用のバックアップ環境を構築するほどの人員や予算を割きにくい中小企業にとって、導入しやすい選択肢といえます。
3. 複数端末からアクセスできる
オンラインストレージにバックアップデータを保管しておくと、メイン端末が使えなくなった場合でも、別のPCやスマートフォン、タブレットから必要なファイルを確認しやすくなります。これは単なる利便性という意味だけではなく、担当者の端末に業務データが閉じてしまう状態を防ぐ意味があります。
例えば、営業担当者のPCが故障した場合でも、提案資料や見積書がオンラインストレージに保存されていれば、代替端末から確認して対応を続けやすくなります。
ただし、日常的に編集するファイルと、保全目的で残すバックアップデータを同じ感覚で扱うと、管理が曖昧になるおそれがあります。複数端末から利用する場合も、どのデータを保存対象とするか、削除や更新をどのように扱うかをあらかじめ定めておくことが大切です。
4. 災害時でもデータを保全できる
オンラインストレージは、地震や火災、浸水などで自社オフィスや自宅が被災した場合のデータ保全にも役立ちます。PCや社内サーバー、外付けHDDを同じ拠点にまとめて保管していると、拠点ごと被害を受けた際に、バックアップも同時に失う可能性があります。
多くの法人向けオンラインストレージでは、データセンター上でデータを管理しています。そのため、自社拠点とは離れた場所にデータを残せる点が、災害対策としてのメリットです。
ただし、オンラインストレージに保存するだけでBCP対策が完了するわけではありません。災害時に誰がどの端末からアクセスするのか、優先して確認すべきデータは何かまで決めておくことで、より実効性のある備えになります。
5. バージョン管理で過去データに戻せる
バックアップでは、「データが残っていること」だけでなく、「必要な時点の状態に戻せること」も重要です。例えば、契約書や見積書を誤って上書きした場合、最新版のファイルが残っていても、修正前の内容を確認できなければ復旧が難しくなります。
サービスによっては、ファイルの変更履歴を保存するバージョン管理機能や、削除したファイルを復元できる機能が備わっています。これらを活用すれば、誤操作や更新ミスが発生した際にも、過去の状態へ戻しやすくなります。
単にクラウドへ保存しているだけでは、誤った更新内容がそのまま反映される場合があります。バックアップ用途でオンラインストレージを使うなら、バージョン管理の有無だけでなく、過去データをどの程度保持できるか、削除済みファイルを復元できるかまで確認しておくことが重要です。
オンラインストレージをバックアップに使うデメリット3選
オンラインストレージは、手軽にバックアップ先を確保しやすい一方で、インターネット経由で利用するサービスならではの注意点もあります。特に、大容量データを継続的に保存する場合や、業務停止を避けたい重要データを扱う場合は、導入前に制約を把握しておくことが大切です。
ここでは、オンラインストレージをバックアップ用途で使う際に注意したいデメリットを3つ解説します。
- 通信環境によってアップロードに時間がかかる
- 月額料金などのランニングコストが発生する
- 障害発生時は一時的にデータへアクセスできない
1. 通信環境によってアップロードに時間がかかる
オンラインストレージはインターネット経由でデータを保存するため、通信環境やファイル容量によっては、バックアップ完了までに時間がかかります。特に、動画・設計データ・高解像度画像のような大容量ファイルをまとめてアップロードする場合は、初回のバックアップに長い時間を要することがあります。
バックアップ対象のデータ量が多い企業では、「保存先を用意すればすぐ運用できる」と考えるのではなく、初回移行や定期保存にどれほど時間がかかるかを事前に見積もることが重要です。
オンラインストレージは便利なバックアップ先ですが、大量データを扱う場合は「どれだけ保存できるか」だけでなく、「無理なく保存し続けられるか」まで確認して導入しましょう。
2. 月額料金などのランニングコストが発生する
オンラインストレージをバックアップ用途で利用する場合、月額料金などの継続費用が発生します。外付けHDDのように機器を購入して終わりではなく、容量や利用人数に応じて費用がかかり続ける点は、事前に把握しておきましょう。
特に法人利用では、保存対象のデータが年々増えたり、部署ごとに利用者が広がったりすることで、当初の想定よりコストが膨らむ場合があります。例えば、制作データや帳票類、過去案件の資料を整理せずに保存し続けると、本来残す必要のないデータまで保管対象となり、容量を圧迫しやすくなります。
オンラインストレージは初期費用を抑えやすい反面、保存対象を整理しないまま運用すると、ランニングコストが膨らみやすくなります。費用だけで比較するのではなく、保存対象・保存期間・利用部門をあらかじめ整理し、必要な容量を見積もってからプランを選ぶことが重要です。
3. 障害発生時は一時的にデータへアクセスできない
オンラインストレージはクラウドサービスであるため、提供元のシステム障害やメンテナンス、通信トラブルの影響を受ける可能性があります。そのため、障害発生時には、バックアップデータがクラウド上に残っていても、一時的にアクセスできない場合があります。
特に、業務継続に直結する重要データをオンラインストレージだけに頼っていると、必要なタイミングでファイルを確認できず、業務に支障が出るおそれがあります。例えば、災害時の対応資料や緊急連絡先、復旧作業に必要な手順書などは、クラウド上に保存するだけでなく、別の方法でも確認できる状態にしておくと安心です。
なお、災害対策やBCPの観点でデータ保全の仕組みを詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：Fleekdriveで災害対策、BCPに役立つデータバックアップ関連の機能を解説
バックアップ向けオンラインストレージの4つの選ぶ基準
オンラインストレージをバックアップ先として使う場合は、単に「容量が多い」「料金が安い」というだけで選ばないことが大切です。選定時は費用や容量に加えて、セキュリティ、保存のしやすさ、復元性まで見ておきましょう。
ここでは、バックアップ用途でオンラインストレージを選ぶ際に確認したい4つの基準を解説します。
- 容量・料金・機能のバランスで選ぶ
- セキュリティ・共有機能など必要な機能を見極めて選ぶ
- 自動バックアップ・同期機能の柔軟性で選ぶ
- 復元・バージョン管理機能のデータ保護機能で選ぶ
1. 容量・料金・機能のバランスで選ぶ
バックアップ用のオンラインストレージは、現在のデータ量だけでなく、今後どれくらい増えるかまで見込んで選ぶことが重要です。容量が足りなければ保存できず、反対に使わない機能まで含めて高額なプランを選ぶと、長期運用の負担になります。
そのため、確認したいのは単純な保存容量だけではありません。大容量ファイルを無理なくアップロードできるか、容量追加やプラン変更に柔軟性があるか、必要な復元機能や管理機能まで含めて費用に見合うかまで確認しましょう。
容量と価格だけを見てサービスを比較すると、導入後に「容量は足りるが、必要な機能がない」「機能は十分だが、データ増加に合わせてコストが重くなる」といったミスマッチが起こりやすくなります。自社のデータ量と運用規模に対して、無理なく続けられるかを基準に選びましょう。
詳しくは以下の記事も参考にしてください。
関連記事：コスト削減可能な大企業向けクラウドストレージの選定ポイントとは？
2. セキュリティ・共有機能など必要な機能を見極めて選ぶ
バックアップ先には、日々の業務ファイルだけでなく、過去の資料や重要データも蓄積されます。そのため、オンラインストレージを選ぶ際は、「データを置けるか」ではなく、「置いた後も安全に管理できるか」を確認することが大切です。
特に法人利用では、暗号化の有無だけを見ても不十分です。誰がファイルを閲覧・編集・削除できるのか、外部共有したリンクに有効期限を付けられるのか、管理者が操作ログを確認できるのかまで見ておく必要があります。
例えば、退職者や契約終了後の外部パートナーに共有フォルダの権限が残っていると、バックアップ先に重要データを保管していても、情報漏洩のリスクは消えません。過去データが多く残るバックアップ用途だからこそ、権限の整理や共有範囲の管理が重要になります。
アクセス権限、IPアドレス制限、多要素認証、操作ログ、共有リンク制御などを組み合わせて、保存したデータを継続的に管理できるサービスを選びましょう。
3. 自動バックアップ・同期機能の柔軟性で選ぶ
バックアップは、一度設定しただけで終わるものではありません。日々更新されるデータを継続して残せなければ、いざというときに必要なファイルが古いままということも起こります。そのため、手作業に頼りすぎず、保存を続けやすい仕組みがあるかを確認しましょう。
担当者が毎週決まったフォルダを手動でアップロードする運用では、忙しい時期に作業が抜けたり、最新データの保存を忘れたりする可能性があります。バックアップ対象のフォルダを自動で同期できるか、更新分を効率よく反映できるかといった点は、運用負担を左右します。
導入時は、「どのデータを自動で保存するか」「誤削除時に戻せる仕組みがあるか」「手作業が必要な部分はどこか」まで確認すると、運用を具体的にイメージしやすくなります。
以下の記事では、クラウドバックアップを運用する際の注意点を解説しています。
関連記事：クラウドバックアップとは？ データ復元で注意すること
4. 復元・バージョン管理機能のデータ保護機能で選ぶ
バックアップで最も大切なのは、データを保存することではなく、必要なときに戻せることです。どれだけ多くのファイルを保管していても、誤削除や上書き後に復元できなければ、バックアップとしての役割は十分に果たせません。
そのため、オンラインストレージを選ぶ際は、復元機能やバージョン管理機能の中身まで確認しましょう。過去バージョンをどの程度保持できるか、削除したファイルを戻せるか、誰が復元操作を行えるか、操作履歴を追えるかは重要な判断材料です。
例えば、複数人で更新している見積書や契約書、制作データを誤って上書きした場合、最新ファイルだけが残っていても業務は止まります。変更前の状態に戻せる仕組みがあれば、被害を最小限に抑えやすくなります。特に法人利用では、「保存容量が足りるか」だけでなく、「障害やヒューマンエラーが起きたときに、どの時点まで戻せるか」を基準に選ぶことが重要です。
Fleekdriveが提供するオンラインストレージには、バージョンの履歴を自動管理する機能があります。意図しない上書きが発生した際も、任意の時点のデータに戻せます。使い勝手は、30日間の無料トライアルでご確認いただけます。
Fleekdriveを使ってオンラインストレージを活用した3つの事例
オンラインストレージは単なるファイル共有ツールにとどまらず、セキュリティや可用性を高めることで、データ保全や業務効率化の基盤としても活用されています。ここでは、Fleekdrive を導入した企業・団体の事例をもとに、実際の活用イメージを具体的に紹介します。
- 情報漏洩リスクの低減と業務効率化を実現｜一般社団法人小樽観光協会
- 海外拠点とファイル共有が安全に｜株式会社SBI新生銀行
- 大容量の動画データ管理を実現｜パナソニック映像株式会社
1. 情報漏洩リスクの低減と業務効率化を実現｜一般社団法人小樽観光協会
一般社団法人小樽観光協会では、拠点間で共有する資料や画像データを扱うなかで、NASを中心とした管理に課題がありました。必要なデータをすぐに確認しにくいだけでなく、ファイル共有や管理に手間がかかる状態でした。
Fleekdriveの導入により、観光関連の資料や画像データをクラウド上で一元管理できるようになり、関係者間で必要な情報を確認しやすい環境を整えています。
この事例は、オンラインストレージを単なる共有ツールではなく、業務データを安全に集約する保管先として活用する参考になります。NASやローカル環境にデータが分散している企業では、クラウド化によって管理負担やデータ所在の属人化を抑えやすくなります。
導入事例：一般社団法人小樽観光協会
2. 海外拠点とファイル共有が安全に｜株式会社SBI新生銀行
株式会社SBI新生銀行では、海外拠点とのファイル共有において、高いセキュリティ基準を満たしながら円滑なデータ連携を行う必要がありました。特に金融機関という特性上、情報管理の厳格さが求められる環境です。
Fleekdriveを導入することで、アクセス権限の細かな制御やセキュアな通信環境のもと、安全なファイル共有基盤を構築しています。これにより、拠点間のデータ連携を維持しつつ、情報漏洩リスクを低減しました。
この事例は、重要データをクラウド上で安全に保管・共有する体制を整えるという点で、データ保全を重視する企業の参考になります。海外拠点や社外関係者と機密性の高いファイルをやり取りする場合でも、共有範囲やアクセス権限を管理できる環境を整えることが重要です。
導入事例：株式会社SBI新生銀行
3. 大容量の動画データ管理を実現｜パナソニック映像株式会社
パナソニック映像株式会社では、動画コンテンツなど大容量データの管理が課題となっていました。従来のローカル環境では、容量不足や管理負担の増大が発生しやすく、効率的な運用が難しい状況でした。
Fleekdriveの導入により、大容量データをクラウド上で一元管理できるようになり、必要なデータへ迅速にアクセスできる環境を構築しています。また、アクセス権限の設定により、関係者ごとに適切なデータ管理が可能となりました。
この事例は、動画・画像・制作データなど容量の大きいファイルを扱う企業にとって、ローカルや外付けHDDに依存した管理を見直す参考になります。バックアップ用途でも、まずは重要データの保存場所を整理し、必要なデータを安全に保管できる環境を整えることが重要です。
導入事例：パナソニック映像株式会社
オンラインストレージのバックアップに関するよくある疑問
ここからは、オンラインストレージのバックアップに関するよくある疑問について解説していきます。
- オンラインストレージだけでバックアップは十分？
- 無料プランでもバックアップとして使える？
- セキュリティ対策はどこまで必要？
オンラインストレージだけでバックアップは十分？
オンラインストレージだけで十分とは限りません。同期機能を中心に運用している場合、ローカルで削除・上書きした内容がクラウド側にも反映されることがあります。
そのため、重要データはオンラインストレージに保存するだけでなく、バージョン管理や削除ファイルの復元機能を使える状態にしておくことが重要です。さらに、外付けHDD、NAS、別のクラウドなど複数の保存先を組み合わせると、より安全なバックアップ体制を構築できます。
無料プランでもバックアップとして使える？
無料プランでもバックアップ用途として利用することは可能ですが、機能や容量に制限がある点には注意が必要です。多くの場合、保存容量が少ないだけでなく、バージョン管理の保持期間や復元機能が制限されているケースがあります。
そのため、重要な業務データを扱う場合には、無料プランのみでの運用はリスクが高いといえます。データの重要度に応じて有料プランを検討する、または他のバックアップ手段と併用することで、万が一のデータ消失に備えることが推奨されます。
セキュリティ対策はどこまで必要？
オンラインストレージを安全に運用するためには、一定レベル以上のセキュリティ対策が不可欠です。特に法人利用では、情報漏洩や不正アクセスを防ぐための仕組みを整備する必要があります。
- アクセス権限の適切な設定
- 多要素認証の導入
- 通信および保存データの暗号化
- ログ管理や操作履歴の確認
- 社内ルールの整備など
これらを組み合わせることで、技術面と運用面の両方からリスクを抑えることができます。
オンラインストレージはバックアップ機能としても活用できる
オンラインストレージは、正しく理解して運用すれば、バックアップ先としても十分に活用できます。特に、ローカル環境とは別にデータを保管できる点や、履歴管理・アクセス制御といった機能を活用することで、データ消失リスクを低減できます。
一方で、同期機能だけに依存するとバックアップとして不十分になるため、バージョン管理や複数拠点での保存といった工夫が必要です。こうしたポイントを押さえることで、安全性と利便性を両立したデータ管理が可能になります。
より高いセキュリティや運用性を求める場合は、法人向けクラウドストレージの導入も検討するとよいでしょう。
Fleekdriveは、FISC安全対策基準に対応したセキュリティ水準や、国内複数拠点でのデータの分散管理体制、履歴保持機能を備えており、クラウドへのバックアップ用途としての導入も適しています。自社への導入を検討している場合は、機能制限なしの30日間無料トライアルからぜひお試しください。
