データバックアップとデータ管理の基礎、日頃からやっておくことも解説

バックアップはデータ消失を防ぐ手段のひとつですが、さまざまな方法があり、データ保護と効率化の観点から理解する必要があります。方法や機能を押さえた上で、日頃からバックアップしやすい環境を整備することが大切です。本記事では、バックアップおよびデータ保護の機能を整理し、バックアップを前提とした日頃のデータ管理について解説します。

企業のデータを守るバックアップ

保存データの破損や消失に備えて、別のメディアでデータを管理することがバックアップです。主に次の3つの理由と必要性があります。

• データ喪失のリスクを回避する
• リスクから迅速に復旧してビジネスを持続する
• データの安全性を確保し、顧客や取引先からの信頼を維持・向上させる

顧客リストなどの重要なデータの消失は、損害賠償のトラブルに発展するリスクがあります。自社内のデータ消失の場合は、業務が停止します。もしもの場合に備えてバックアップが必要です。

さまざまなデータ保護とバックアップ

バックアップにあたっては、同期やバージョン管理を理解し、バックアップの種類を知っておくと、データ保護の総合的な理解が深まります。それぞれ「違い」から解説します。

バックアップと同期の違い

クラウドストレージには、同期の機能があります。同期はローカルの端末とクラウドのストレージの双方向で行い、複数のデバイスで最新データの利用を可能にします。ただし、クラウドあるいはローカルのどちらかのファイルを削除すると、そのファイルは削除されてしまいます。したがって、同期はバックアップではありません。バックアップはPCなどのローカルな端末からクラウドや別の記録媒体に一方向で保存し、保存時のファイルが残ります。

バックアップとバージョン管理の違い

バージョン管理（版数管理、世代管理）は、過去の古い時点のデータを保存しておくことです。マスターファイルと呼ばれる常に最新の状態のファイルが含まれます。バージョン管理は、バックアップの手法のひとつとして考えられます。過去の複数バージョンを保存しておけば、最新ファイルにウイルス感染などの問題があった際に、過去のバックアップから復旧が可能になります。

システムバックアップとデータバックアップの違い

システムバックアップは、OS、アプリケーション、データのすべてをバックアップします。一方、データバックアップの保存範囲はデータのみです。どちらも災害時のために重要ですが、日常業務を安心して進めるためには、データバックアップが役立ちます。うっかりデータを消去しても、バックアップのデータを使って業務を継続できるからです。クラウドストレージを使えば、ローカルPCの容量を気にすることなくバックアップができます。

「フル」「差分」「増分」バックアップの違い

バックアップの方法には、フルバックアップ、差分バックアップ、増分バックアップがあります。

フルバックアップは完全ですが、何度も保存すると容量が大きくなり時間もかかります。差分バックアップの処理は簡単とはいえ、処理時間が長く、長期間のバージョンを残す場合には容量が増えます。増分バックアップは自動処理に向いていて容量を圧迫しない一方で、リストア（復元）の作業が煩雑になります。

クラウドストレージによるデータバックアップのポイント

ここからはデータバックアップに絞り込み、クラウドストレージを使うときの効率的な方法や注意点について、4つのポイントを整理します。

ルールを決めて自動化、定期的に実施

まずバックアップのルールとして、バックアップすべきデータ、期間、方法などを定めます。日々更新される重要なデータは、短期間の保存を考慮する必要があります。クラウドストレージにはバックアップを自動化する機能がありますので、定期的なバックアップには自動化を検討するとよいでしょう。

「3-2-1」ルールで複数のメディアに保存

バックアップには「3-2-1」ルールと呼ばれる基本があります。3つのデータコピーを作成し、2つの異なるメディアに保存し、1つはオフライン環境に保存して管理する方法です。クラウドストレージのバックアップのうち、特に重要なデータはオフラインの記録媒体にも保管します。ただし、物理的なメディアに保存する際には、厳重な管理が必要になります。

保存だけでなく復元できるかどうかまで確認

バックアップは「保存したから大丈夫」と安心すべきではありません。バックアップのデータを元に戻す復元まで確認しておきます。BCP（事業継続計画）やDR（災害復旧）の目的でバックアップする場合には、復元に問題があると致命的な場合があるため、完全に復元できるかどうか確認します。自動化されたバックアップも点検が必要です。

データを保存する環境のセキュリティを強化

重要なデータのバックアップは、セキュリティに注意します。クラウドストレージであれば、ファイルの暗号化などサイバー攻撃を防ぐための機能を備えています。機密情報の持ち出しについても、日頃から社員教育を徹底し、バックアップデータの扱いを管理します。機能で制限できること、意識を高めることの両方が求められます。

バックアップのために日頃からやっておくデータ管理

これまでの内容を踏まえて、最後にバックアップを前提として日頃から心掛けておくこと、やっておくデータ管理について3つの点からまとめます。

デスクトップを整理整頓、重要なファイルの分別

まず、ファイルの整理整頓を心掛けます。仕事のメモ、議事録や資料、取引先に提出した提案書や見積り、クライアントから預かった名簿リストなどを、パソコンのデスクトップに雑然と保存している状態は避けたほうがよいでしょう。個人情報は原則として端末に保存しないルールを徹底すべきです。ファイル名は日付やバージョンなどを明記し、重要なファイルは分かるようにします。整理整頓と合わせてバックアップが必要なファイルを分別します。

情報共有や一時保存などフォルダの設定

分別したファイルのうち、チームやプロジェクトで共有すべきファイルはクラウドストレージ上のフォルダに保存して共有します。バージョン管理用として、一時保存のためのフォルダを設けてもよいでしょう。このフォルダを定期的にバックアップすれば、ファイルが消失するようなことがあっても安心です。担当者が仕事を抱え込むブラックボックス化、属人性の問題、部門間の情報共有が拒まれるサイロ化の問題解消にもなります。

同期や共同編集の際にデータ消失を防ぐ

クラウドストレージ上のファイルを共同編集する場合には、注意が必要です。複数の利用者による同期中に不具合のためファイルが消失したり、うっかり大事な内容を削除したり、思わぬミスが生じることがあるからです。重要なファイルは勝手に変更しない対策も必要です。Fleekdriveには、共同編集する際には事前に許可を求める機能を設けています。

まとめ

データ消失は業務の中断を招くだけでなく、大きなトラブルを引き起こす可能性があります。バックアップは、もしもの場合に「保険」として役立ちます。日頃から利用するファイルの整理整頓を心掛け、バックアップを忘れずにデータ管理をしましょう。クラウドストレージによるバックアップとデータ管理は、導入実績が豊富なFleekdriveにお任せください。