ファイル共有サービスは、社内外でファイルを安全に共有・管理するための仕組みです。メール添付や無料ツール、NASでの運用は手軽です。しかし、誤送信や権限管理の不備、ファイルの属人化などが起こりやすくなります。顧客情報や契約書、提案資料などを扱う企業では、利便性に加えてセキュリティや管理性も重視してサービスを選ぶことが重要です。

本記事では、ファイル共有サービスの基本から導入メリット、法人向けサービスを選ぶ際の比較ポイント、おすすめサービスまでをわかりやすく解説します。

Contents

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、社内外のメンバーと安全にファイルを共有するためのサービスです。近年では、メール添付やUSBメモリによる受け渡しに代わり、クラウド上でファイルを管理・共有する方法が広く利用されています。

サービスごとに機能や特徴が異なるため、用途や利用シーンを踏まえたうえで、自社に適したサービスを選ぶことが重要です。ここでは、ファイル共有サービスの種類や、ファイル転送サービスとの違いなどについても解説します。

  • ファイル共有サービスの種類
  • ファイル転送サービスとの違い
  • 無料サービスと法人向けサービスの違い

以下の記事では、法人向けファイル共有サービスのトレンドや選定ポイントを紹介しています。

関連記事：法人向けファイル共有サービスの最新トレンドと選定ポイント

ファイル共有サービスの種類

ファイル共有サービスは、重視する用途によって適したサービスが異なります。例えば、Google Driveのような共同編集に強いサービスは、資料作成や社内コラボレーションの効率化に向いています。一方、FleekdriveやBoxのようにアクセス権限や社外共有の管理機能が充実したサービスは、機密情報を扱う企業におすすめです。

また、NASやファイルサーバーの代替として利用しやすいサービスもあります。自社が「共同編集」「安全な社外共有」「既存環境からの移行」のどれを重視するのかを明確にした上で比較することが重要です。

ファイル転送サービスとの違い

ファイル転送サービスは、大容量ファイルを一時的に送付することを目的としており、受け渡し後にデータが削除されるケースが一般的です。一方、ファイル共有サービスは、ファイルを継続的に保管・共有しながら、共同作業を進める用途に向いています。

比較項目ファイル共有サービスファイル転送サービス
主な用途継続的な保管・共有・共同作業一時的なファイル送付
データ保存クラウド上での継続管理一定期間後に削除されるケースが多い
共同編集継続的な共同作業に向く主に一時送付向け
権限管理フォルダ・ファイル単位で設定しやすいサービスにより対応範囲が異なる
操作ログ管理継続的な管理に活用しやすいサービスにより対応範囲が異なる

このように、継続的な情報共有やチーム作業を行いたい場合は、ファイル共有サービスのほうが適しているでしょう。

無料サービスと法人向けサービスの違い

無料サービスは手軽に導入できる一方で、法人向けサービスと比べると、組織全体でのアカウント管理やセキュリティ機能が限定される場合があります。

特に、個人アカウントを業務で利用すると、退職や異動の際にデータやアクセス権限の管理が難しくなる可能性があります。一方、法人向けサービスであれば、管理者がアカウントや権限を一元管理できるため、情報漏洩リスクを抑えながら運用しやすい環境を整えられるでしょう。

比較項目無料サービス法人向けサービス
管理主体個人ユーザーによる管理組織・管理者による一括管理
アクセス権限簡易的な権限設定細かなアクセス権限設定
操作ログ管理限定的なログ管理詳細な操作ログ取得
サポート体制限定的なサポート法人向けサポート対応
稼働率保証（SLA） 基本的に保証なしSLA対応サービス多数

機密情報を扱う企業や複数人で運用する場合は、管理機能やセキュリティ機能が充実した法人向けサービスを選ぶほうが安全です。

ファイル共有サービスを導入する3つのメリット

ファイル共有サービスを導入するメリットは、以下の3つです。

  1. 脱PPAPで大容量ファイルを安全に共有できる
  2. 共有作業の手間を減らし、共同編集を進めやすくなる
  3. NAS管理や故障リスクを減らし、最新データにアクセスできる

ファイル共有のメリットについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事：ファイル共有のメリットとデメリット：ビジネス活用法を解説

1. 脱PPAPで大容量ファイルを安全に共有できる

ファイル共有サービスを導入することで、PPAP（パスワード付きZIPファイルをメール送付する運用）を見直しやすくなります。共有リンクを活用すれば、大容量ファイルをメールに直接添付する必要がなくなり、メールの容量制限にも対応しやすくなります。また、サービスによっては共有期間の設定や共有停止ができるため、送信後もアクセス権限を管理しやすい点がメリットです。

アクセス期限設定やダウンロード制限、共有停止機能などに対応したサービスもあり、社外とのファイル共有時のセキュリティ強化にも役立つでしょう。

2. 共有作業の手間を減らし、共同編集を進めやすくなる

クラウド上でファイルを一元管理することで、「どれが最新版かわからない」といったトラブルを減らしやすくなります。メールで何度もファイルを送り直す必要がなくなるため、共有作業の効率化にもつながります。

サービスによっては、リアルタイム共同編集にも対応しており、複数人で同時に資料を更新しながら作業を進めることも可能です。さらに、閲覧・編集・ダウンロードなどの権限を細かく設定できるため、社内外のメンバーとも安全に共同作業を行いやすくなります。

3. NAS管理や故障リスクを減らし、最新データにアクセスできる

ファイル共有サービスを導入することで、NASや社内サーバーの管理負担を軽減しやすくなる点もメリットの一つです。NASや社内サーバーを運用する場合、機器故障への対応やバックアップ管理、定期的な買い替えなどが必要になります。一方、クラウド型のファイル共有サービスへ移行することで、サーバー管理の負担を軽減できます。

クラウド上でデータを管理するため、オフィス外からでも最新ファイルへアクセスしやすく、テレワークや複数拠点での業務にも対応可能です。災害や障害発生時にもデータを保護しやすく、BCP対策の強化にもつながります。

法人向けファイル共有サービスを選ぶ際の6つの比較ポイント・注意点

法人向けファイル共有サービスを選ぶ際の6つの比較ポイント・注意点を見ていきましょう。

  1. セキュリティ対策と権限管理を確認する
  2. データの閲覧制限や認証機能を確認する
  3. 操作性や外部共有のしやすさを確認する
  4. 通信環境やファイル転送の安定性を確認する
  5. 障害時の影響とバックアップ体制を確認する
  6. 料金と法人機能の適合性を比較する

1. セキュリティ対策と権限管理を確認する

法人向けファイル共有サービスを利用する際は、セキュリティ機能と権限管理の細かさを確認しましょう。共有設定やアクセス権限の設定ミスは、情報漏洩を招くおそれがあります。

例えば、フォルダ単位で閲覧・編集・ダウンロード権限を設定できれば、部署や取引先ごとにアクセス範囲を制御しやすくなります。また、操作ログを記録できるサービスなら、不正アクセスや誤操作が発生した際にも原因を追跡しやすいでしょう。

導入前には暗号化やアクセス権限、操作ログ管理など、法人利用に必要なセキュリティ機能が備わっているかを確認することが重要です。ファイル共有のセキュリティ対策について、詳しくは以下の記事でも解説しています。

関連記事：ファイル共有のセキュリティ対策と統制

2. データの閲覧制限や認証機能を確認する

外部とのファイル共有が多い組織ほど、共有リンクの流出やID・パスワード漏洩により、機密情報が第三者に閲覧されるリスクが高まります。そのため、認証機能や閲覧制限を確認することが欠かせません。

具体的には、2段階認証が、ID・パスワード漏洩時の不正ログイン対策に役立つでしょう。また、IPアドレス制限を利用すれば、あらかじめ許可した接続元からのみアクセスを許可できます。さらに、共有リンクの有効期限設定やダウンロード制限に対応していれば、取引先とのファイル共有もより安全に管理できます。特に機密資料を扱う場合は、サービス導入前に、閲覧制限や本人認証機能をどこまで細かく設定できるかを確認しておきましょう。

3. 操作性や外部共有のしやすさを確認する

機能がすぐれていても、操作が複雑だと社内に定着しにくくなるため、サービスの操作性や外部共有のしやすさなども、事前に確認しておくことが重要です。

例えば、Windowsのエクスプローラーに近い画面設計や、ドラッグ＆ドロップ対応のサービスであれば、ITツールに慣れていない社員でも扱いやすくなります。また、共有リンク発行やURL共有だけでファイル送付が完了するサービスなら、社外とのやり取りも効率化しやすいでしょう。操作性については、無料トライアルを活用し、実際の使いやすさや共有フローを事前に確認することが大切です。

4. 通信環境やファイル転送の安定性を確認する

大容量ファイルを扱う企業では、通信速度やファイル転送の安定性も重要な比較ポイントです。通信が不安定だと、ファイル共有に時間がかかり、業務効率の低下につながります。

特に動画やCADデータなどを扱う場合、変更箇所のみを同期する差分同期に対応しているサービスは、アップロード時間を短縮しやすくなります。また、モバイル回線や外出先からでも安定して利用できるかも確認したいポイントです。テレワークや複数拠点での利用を想定している場合は、自社の端末やネットワーク環境でも安定して利用できるかを事前に確認しておきましょう。

5. 障害時の影響とバックアップ体制を確認する

クラウドサービスを選ぶ際は、障害発生時の対応やバックアップ体制も確認する必要があります。サービス障害や誤削除が発生した際、データを復元できないと業務停止につながる可能性があります。

例えば、過去バージョンの復元機能や世代管理機能があれば、誤って削除・上書きした場合でも以前の状態へ戻しやすいでしょう。また、複数データセンターでバックアップを行っているサービスなら、災害対策にもつながります。

導入前には、SLA（稼働率保証）や復旧対応、バックアップ保存期間なども含めて確認し、トラブル時のリスクも想定した上で自社に合うサービスを選びましょう。

6. 料金と法人機能の適合性を比較する

ファイル共有サービスは安価なプランでも、必要な管理機能やセキュリティ機能が不足している場合、運用負担が増える可能性があるため、料金だけで比較しないことが重要です。

利用人数が多い場合はデータ容量課金型が比較対象になりやすく、少人数で大容量データを扱う場合はユーザー課金型も候補になります。ただし、管理機能やセキュリティ機能の範囲も異なるため、料金だけでなく自社の運用条件を踏まえて比較しましょう。単純な月額費用だけではなく、自社の利用人数・データ容量・必要機能を踏まえて総合的に比較することが大切です。

おすすめのファイル共有サービス5選

今回ご紹介するおすすめのファイル共有サービスは、以下の5つです。

サービス名料金タイプ主な特徴向いている企業
Fleekdriveユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり）権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い社内外のファイル共有を安全に運用したい企業
Boxユーザー課金型容量無制限プランや外部コラボレーション、外部連携に強いセキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業
Google Drive（Google Workspace）ユーザー課金型Googleドキュメント・スプレッドシートなどとの共同編集に強いGoogle Workspaceをすでに利用している企業
セキュアSAMBAデータ容量課金型Windowsエクスプローラーに近い操作感で使いやすい中小企業やIT専任者が少ない企業
Dropbox Businessユーザー課金型ファイル共有・同期・アクセス管理に強い        社内外で安全にファイル共有したい企業

※「特徴」や「向いている企業」は上記に記載した以上のものがあります。詳細は以下の見出しでご確認ください。

1. Fleekdrive

Fleekdriveは、社内外のファイル共有を安全に運用しながら、文書管理まで整えたい企業向けの法人向けオンラインストレージです。ファイル配信時の公開期間設定やダウンロード回数制限、受け取り状況の確認に対応し、取引先との共有後も管理しやすい点が特徴です。

さらに、電子帳簿保存法オプションにより、請求書や契約書などの申請・承認・保管・検索を一連の流れで管理しやすく、Salesforce連携やFleekformとの組み合わせで帳票作成後の保管・共有にも広げられます。導入前後のサポートを受けられる点も、運用面を確認する際の比較項目になります。

社外共有の管理機能に加えて、電帳法対応や帳票運用まで含めて検討したい方は、資料で対応範囲を確認してみてください。実際の操作感は、30日間の無料トライアルで確認できます。

2. Box

Boxは、セキュリティ性と拡張性を重視した法人向けオンラインストレージです。Businessプラン以上ではストレージ容量が無制限となっており、動画データやCADファイルなど容量の大きいデータも管理しやすい特徴があります。部署ごとにデータが分散しやすい企業でも、ファイルを一元管理しながら運用しやすくなるでしょう。

また、データの暗号化や共有リンクのパスワード設定、有効期限設定などのセキュリティ機能も充実しています。ファイル単位で細かなアクセス制御を行えるため、社外メンバーとの共同プロジェクトでも情報漏洩リスクを抑えやすい点が強みです。

出典：Box

3. Google Drive(Google Workspace)

Google Driveは、Google Workspaceに含まれる法人向けオンラインストレージです。Googleドキュメントやスプレッドシートと連携でき、複数人で同時にファイルを編集しやすい点が特徴です。ブラウザ上でリアルタイムに共同作業を進められるため、ファイルの送受信やバージョン管理の手間を減らしやすくなります。

また、プランによって大容量ストレージを利用できるほか、GmailやGoogle Meetなど他のGoogleサービスとも連携しやすく、日常業務をまとめて管理しやすいでしょう。

出典：Google Drive(Google Workspace)

4. セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、コストを抑えながら全社で導入しやすい法人向けオンラインストレージです。ユーザー数無制限の容量課金型を採用しているため、従業員数が増えてもアカウント追加による費用負担が発生しにくく、拠点や部署が多い企業でも運用しやすい特徴があります。

また、Windowsのエクスプローラーに近い操作感で利用できるため、ITツールに不慣れな社員でも扱いやすく、社内へスムーズに定着しやすい点も魅力です。

出典：セキュアSAMBA

5. Dropbox Business

Dropbox Businessは、大容量ファイルをスムーズに共有・管理しやすい法人向けオンラインストレージです。動画やデザインデータなど容量の大きいファイルにも対応しており、更新部分のみを同期する仕組みにより、ファイル共有や共同作業を効率化しやすい特徴があります。

また、チームフォルダやアクセス権設定、管理者機能なども備えているため、社内外のメンバーと安全にデータを共有しやすく、スムーズな情報共有を実現できます。

出典：Dropbox Business

ファイル共有サービス「Fleekdrive」を導入し業務の効率化に成功した3つの事例

ここでは、ファイル共有サービス「Fleekdrive」を導入し、業務の効率化に成功した3つの事例を紹介します。

  1. 異なる環境でも安全にファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック
  2. 海外拠点とのファイル共有を安全に実現｜株式会社SBI新生銀行
  3. NASからクラウドへ移行しファイル共有を効率化｜一般社団法人小樽観光協会

Fleekdriveは、金融業や情報通信、公共・非営利など、さまざまな業種の導入事例を公開しています。各社がファイル共有の課題をどのように改善したのかを詳しく知りたい方は、資料や導入事例をご確認ください。

また、ファイル配信時の公開期間設定やダウンロード回数制限、受け取り状況の確認などに対応しています。社外とのファイル共有を安全に運用できるか確認したい方は、30日間の無料トライアルで操作感をお試しください。

1. 異なる環境でも安全にファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック

Fleekdriveを導入した株式会社ティーエスアールパブリックでは、従来利用していたファイル共有サービスの終了をきっかけに、社外との安全な情報共有基盤の見直しを進めました。

以前はメール添付によるファイル送付が中心で、容量制限や誤送信リスク、PPAP運用への課題を抱えていました。導入後は、公開スペース機能やファイル配信機能を活用することで、離れた常駐先や在宅環境からでもブラウザ上でスムーズにファイル共有できる環境を整備しています。

また、アクセス権限をプロジェクト単位で細かく設定できるようになり、セキュリティを保ちながら顧客とのやり取りを効率化しました。最新版ファイルの共有や通知機能により、情報共有のレスポンス向上にもつながっています。

導入事例：株式会社ティーエスアールパブリック

2. 海外拠点とのファイル共有を安全に実現｜株式会社SBI新生銀行

株式会社SBI新生銀行では、海外拠点とのファイル共有環境を見直すために、Fleekdriveを導入しました。従来利用していた社内共有ツールが組織変更により使えなくなったことから、新たなファイル共有基盤の整備が必要でした。特に、海外プロジェクトファイナンス業務では数千ページ規模の契約書や報告書を扱うため、高いセキュリティ性と大容量データへの対応が求められます。

導入後は、IPアドレス制限やフォルダ単位のアクセス権設定を活用することで、安全性を確保しながら海外メンバーとのファイル共有を実現しています。

また、ファイルアップロード時の通知機能によって必要書類をすぐ確認できるようになり、情報共有のタイムラグ削減にもつながりました。メール中心だった従来運用と比べ、セキュリティと業務効率を両立しやすくなった事例です。

導入事例：株式会社SBI新生銀行

3. NASからクラウドへ移行しファイル共有を効率化｜一般社団法人小樽観光協会

一般社団法人小樽観光協会では、NAS（ネットワークHDD）の故障をきっかけに、Fleekdriveを活用したクラウド型のファイル管理へ移行しました。導入前は、2つの事務局間で共有フォルダへアクセスできず、USBメモリによるデータ受け渡しや外部転送サービスを利用した大容量ファイル共有が発生。その結果、情報共有の手間や情報漏洩リスクが課題となっていました。

導入後は、クラウド上でデータを一元管理できるようになり、離れた拠点同士でもリアルタイムでファイル共有を行える環境を実現しています。また、メール配信機能やモバイルアプリを活用することで、外出先からでもスムーズに資料確認やデータ共有を行えるようになりました。さらに、サーバー故障への不安やUSBメモリ運用が不要となり、業務効率化とセキュリティ強化の両立につながっています。

導入事例：一般社団法人小樽観光協会

ファイル共有サービスに関するよくある質問

ファイル共有サービスに関する、以下3つの質問に回答します。

  • 無料でファイル共有できるサービスは？
  • スマホでファイルを共有する方法は？
  • ファイルを共有するときの注意点は？

無料でファイル共有できるサービスは？

無料で使えるファイル共有サービスには、Google DriveやDropbox、OneDriveなどが複数あります。無料でも、ファイルの保存や共有リンクの発行など基本機能は利用できます。

例えば、Google DriveはGoogleアカウントがあれば無料で利用でき、DropboxやOneDriveも一定容量までは無料で利用可能です。そのため、個人利用や小規模なデータ共有であれば、無料プランでも対応しやすいでしょう。

ただし、法人利用では、アクセス権限や操作ログ管理などの機能が不足する場合があります。顧客情報や契約書を扱う場合は、法人向けプランも含めて検討しましょう。

スマホでファイルを共有する方法は？

スマホでも、クラウドサービスのアプリを使えばファイルを共有できます。ファイル共有に便利なオンラインストレージの多くも、スマホ向けアプリに対応しています。

具体的には、Google DriveやDropboxのアプリから共有リンクを発行すれば、メールやチャットで簡単にファイルを送ることが可能です。また、写真や動画をその場でアップロードし、すぐに社内や取引先へ共有できます。スマホを活用すれば、外出先でも資料確認や情報共有をしやすくなるため、営業や現場業務が多い企業では活用しやすいでしょう。

ファイルを共有するときの注意点は？

ファイルを共有するときは、誰がアクセスできる状態なのかを確認することが重要です。共有設定を誤ると、情報が意図せず外部へ漏洩する可能性があるためです。

例えば、「リンクを知っている全員が閲覧可能」の設定になっていると、共有したくない第三者も閲覧可能な状態になります。共有時はアクセス権限や有効期限を設定し、不要になったリンクやアカウントは定期的に見直すことが大切です。

また、退職者や取引終了後の外部ユーザーに権限が残っているケースもあるため、定期的なアクセス管理の最適化も欠かせません。以下の記事では、法人向けにファイル共有の注意点をまとめているので、参考にしてください。

関連記事：【法人向け】ファイル共有を行う際の注意点と安全な共有方法

ファイル共有サービスでデータを安全に管理しましょう

ファイル共有サービスを導入することで、メール添付やNAS運用で起こりやすい誤送信・容量制限・最新版の混乱・管理負担などを軽減しやすくなります。ただし、扱うデータの種類や共有相手、必要な管理機能は企業ごとに異なります。そのため、セキュリティ対策やアクセス権限の管理、外部共有機能などを確認した上で、自社の業務に合ったサービスを選ぶことが重要です。

顧客情報や契約書を扱う場合は、厳格な権限管理が必要になり、取引先とのやり取りが多い場合は、安全に外部共有できる機能が欠かせません。無料サービスは手軽に使える一方で、管理機能やサポート体制が不足する場合があります。

顧客情報や契約書など重要なデータを扱う場合は、法人向けのファイル共有サービスを活用し、安全かつ効率的にデータを管理できる環境を整えましょう。

Fleekdriveは、IPアドレス制限やPDFのコピー・印刷制限、ファイル配信時の公開期間設定やダウンロード回数制限など、法人のファイル共有で重視される管理・セキュリティ機能に対応しています。機能の詳細を確認したい方は資料をダウンロードし、実際の操作感を確かめたい方は30日間の無料トライアルを活用しましょう。