情報共有ツールとは、業務データやノウハウを共有・蓄積し、必要な情報を探しやすくするためのツールです。ただし、チャット、社内Wiki、オンラインストレージなど、情報共有ツールには複数の種類があります。それぞれ得意な役割が異なるため、用途を決めないまま導入すると、同じ資料がチャット、メール、個人フォルダなどに分散し、最新版の確認や権限管理に手間がかかる場合があります。
そのため、情報共有ツールを選ぶ際は、単に機能の多さで比較するのではなく、自社で共有したい情報や社内外での使い方に合うかを確認することが大切です。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、情報共有ツールの主な種類や選び方、導入事例を解説します。
Contents
情報共有ツールとは
情報共有ツールの役割を把握しておくと、自社の業務形態に合う運用体制を検討しやすくなります。ここでは、情報共有ツールの主な役割を解説します。
- 情報の共有・蓄積・検索を効率化する
- 共有範囲を管理しながら社内外で活用できる
情報の共有・蓄積・検索を効率化する
情報共有ツールは、業務に必要な資料やノウハウを一か所に集め、必要なときに確認しやすくするためのツールです。
議事録や提案書、業務マニュアル、社内ルールなどをツール上で管理しておくと、担当者や部署をまたいで同じ情報を確認しやすくなります。
また、キーワード検索やフォルダ分類、タグ管理などの機能を活用すれば、必要な資料を探す時間を減らしやすくなります。情報共有ツールは、単にデータを保存するだけでなく、社内にある情報を使いやすい状態で整理する役割を持っています。
共有範囲を管理しながら社内外で活用できる
情報共有ツールでは、資料を共有する相手に合わせて、閲覧・編集の範囲を管理できるものが多いです。
例えば、社内向けの議事録は部署内だけに共有し、取引先へ送る提案書は社外共有用の権限を設定して管理できます。共有する情報の内容や相手に応じて範囲を分けられるため、社内外の情報共有を整理しやすくなります。
特に、契約書や見積書、図面、提案資料などを扱う場合は、誰が閲覧できるのか、誰が編集できるのかを管理できることが重要です。情報共有ツールを選ぶ際は、情報を集約できるだけでなく、共有範囲や権限を適切に管理できるかも確認しておきましょう。
Fleekdriveは、ファイル共有・文書管理・社外共有を一つのクラウドストレージ上で管理できる法人向けオンラインストレージです。アクセス権限設定や社外共有、操作ログの管理に対応しているため、社内外で扱う資料を整理しながら、安全に共有したい企業で活用できます。機能詳細や料金プランは資料で確認でき、30日間の無料トライアルも用意されています。
情報共有ツールの主な5つの種類
情報共有ツールは、連絡、予定管理、ナレッジ共有、タスク管理、ファイル管理など、用途ごとに向いている役割が異なります。目的に合わないツールを選ぶと、情報が分散し、確認作業が増える場合があります。情報共有ツールの主な種類は、以下のとおりです。
- チャットツール
- グループウェア
- 社内Wiki
- タスク管理ツール
- ファイル共有・文書管理ツール
1. チャットツール
チャットツールは、社内連絡や業務上の確認を短文でやり取りするための情報共有ツールです。
部署やプロジェクトごとにグループを作り、会話の流れに合わせて画像やファイルも添付できます。例えば、納期変更や会議時間の確認など、メールでは確認の往復が発生しやすい内容も、短文で共有できます。
ただし、会話が時系列で流れるため、後から決定事項や資料を探しにくくなる可能性がある点に注意が必要です。決定事項はタスク管理ツール、資料はファイル共有ツールに残すなど、用途に応じて使い分けましょう。
2. グループウェア
グループウェアは、社内連絡や予定管理、申請業務などを一つのシステムで扱えるツールです。
スケジュール管理だけでなく、社内連絡や各種申請、ファイル共有などを同じ画面から利用できるため、複数のツールを行き来する手間を減らせます。会議を開く場合も、参加者の予定確認から会議室の予約まで同じ画面で進められるため、調整の手間を減らせます。
一方で、製品によって搭載機能に差があるため、自社の運用に必要な機能を明確にしたうえで選定することが重要です。
3. 社内Wiki
社内Wikiは、業務マニュアルや社内ルール、FAQなど、後から参照したい情報を蓄積する情報共有ツールです。
休暇申請の手順や商談時の注意点をまとめておけば、担当者に聞かなくても必要な情報を自分で確認できます。商談時の対応例や問い合わせ対応のコツなど、個人が持つノウハウも残せるため、引き継ぎや新人教育でも同じ内容を伝えやすくなります。
ただし、古い手順が残ると誤った方法で作業するおそれがある点に注意が必要です。更新担当者や見直し時期を決め、情報が古いまま放置されないようにしましょう。
4. タスク管理ツール
タスク管理ツールは、作業ごとに担当者や期限を設定し、進捗をチームで共有する情報共有ツールです。
メールや口頭だけで作業を進めると、担当者や期限が曖昧になり、対応漏れや遅れに気づきにくくなる場合があります。例えば、問い合わせ対応や原稿確認をタスクとして登録しておけば、誰がいつまでに対応するかを確認できます。
ただし、入力項目や更新のタイミングを決めておかないと、実際の進捗とツール上の情報がずれる場合があるため注意が必要です。
5. ファイル共有・文書管理ツール
ファイル共有・文書管理ツールは、社内外で使う資料を一か所に保管し、権限を設定して共有できる情報共有ツールです。
契約書や提案書、図面、マニュアルなど、部署をまたいで使う資料を集約しておけば、必要なときに探せる状態にできます。
閲覧・編集権限や版数を管理できるツールであれば、関係者だけに資料を共有し、古い資料を誤って使うリスクを減らせます。
特に取引先と資料をやり取りする場合は、誰がいつアクセスし、どの操作を行ったのかを後から確認できる仕組みも重要です。
Fleekdriveは、アクセス権限設定や操作ログの記録に対応しており、監査オプションを利用すると、業務時間外のアクセスや大量ダウンロードなどの不審な操作を検知し、管理者へ通知できます。社外共有時の管理を強化したい方は、まず資料で機能詳細を確認し、必要に応じて30日間の無料トライアルで操作感を試してみてください。
情報共有ツールを選ぶ際の5つのポイント
情報共有ツールを選ぶ際は、機能の多さだけでなく、自社の課題や運用方法に合うかを確認することが大切です。社外との資料共有が多い企業では、権限設定や共有範囲、サポート体制まで確認しておくと導入後の混乱を防ぎやすくなります。
主に確認したいポイントは、以下の5つです。
- 目的や課題に合った機能が備わっているか
- 社外の顧客・取引先とも安全に共有できるか
- 部署や役職ごとに閲覧・編集権限を分けられるか
- 利用人数や容量に対してコストが見合うか
- 導入後も相談できるサポート体制があるか
ファイル共有や文書管理を中心に情報共有ツールを検討している場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：法人向けオンラインストレージとは？おすすめ8選と選び方を解説
1. 目的や課題に合った機能が備わっているか
情報共有ツールは、自社の課題に合わせて必要な機能を選びましょう。
連絡の抜け漏れを減らしたいならチャットや未読管理、資料探しに時間がかかっているなら検索機能や文書管理機能が必要です。例えば、契約書の最新版が見つからない場合、会話中心のツールだけでは保管場所を統一しにくい場合があります。
まずは、共有したい情報と困っている内容を洗い出し、必要な機能を整理しましょう。
2. 社外の顧客・取引先とも安全に共有できるか
社外と資料を共有する場合は、誰が、いつまで、どの範囲で閲覧できるかを管理できるツールを選びましょう。
共有リンクを発行できるだけでは、案件終了後も資料を閲覧できる状態が残る場合があります。見積書や図面を送る際は、送信前にパスワードや有効期限を設定できるか、送信後にダウンロード制限や共有リンクの停止ができるかを確認します。
社外に資料を送る機会がある企業は、送信後に共有を止められるかまで確認しておきましょう。
3. 部署や役職ごとに閲覧・編集権限を分けられるか
情報共有ツールは、部署や役職に応じて閲覧・編集権限を設定できるものを選びましょう。
社内資料には、全社員で共有する資料だけでなく、人事評価や契約書のように閲覧者を絞るべき文書もあります。例えば、営業資料は営業メンバーだけが編集できるようにし、経理資料は経理部だけが閲覧できるように設定します。
フォルダやファイル単位で権限を分けられると、意図しない閲覧や誤編集を防ぎながら、必要な人だけが資料を確認・更新できるでしょう。
4. 利用人数や容量に対してコストが見合うか
情報共有ツールは、月額費用だけでなく、利用人数や保存容量まで含めて選びましょう。
1ユーザーごとに料金がかかるサービスでは、全社員で使う場合と一部の部署で使う場合で費用が変わります。画像や図面を含む営業資料を保管する場合は、ユーザー数に加えて、容量追加にかかる費用も見積もっておく必要があります。
無料プランを使う場合も、利用人数や容量、使える機能の上限を事前に確認しておきましょう。
5. 導入後も相談できるサポート体制があるか
情報共有ツールは、導入後の設定変更や運用相談まで対応してもらえるかを確認しましょう。
導入後も、権限設定の見直し、社外共有ルールの変更、利用者への周知方法などを相談したい場面があります。新しい部署を追加するときの権限変更や、取引先が共有リンクを開けない場合、問い合わせ窓口や管理者向け資料があると社内管理者だけで抱え込まずに対応できます。
そのため、選定時には対応時間、問い合わせ方法、追加費用なしで相談できる範囲も確認することが重要です。
情報共有ツールの乱立を防ぐには、ファイル・文書管理を軸に整える
情報共有ツールの乱立を防ぐには、資料や文書の保管場所をファイル共有・文書管理ツールに集約することが大切です。
チャットで連絡だけを行う、タスク管理だけを行うなど、用途が明確な場合は、それぞれに特化したツールを使う方法もあります。しかし、予定に関する資料、業務ノウハウ、契約書、大容量データ、進捗に関するファイルなどを複数のツールに分けて管理すると、必要な情報がどこにあるのか分かりにくくなります。
ファイル共有・文書管理ツールであれば、資料の保管、検索、権限管理、社外共有などをまとめて扱いやすくなります。複数の用途で情報共有ツールを使いたい場合は、まず資料や文書の置き場を一つに決め、チャットやタスク管理ツールは連絡・確認・進捗管理などの補助的な役割で使うとよいでしょう。
Fleekdriveを活用した情報共有ツールの導入事例2選
情報共有ツールは、業種や業務内容によって活用方法が異なります。
導入事例を確認すると、ファイルの保管先を整理したい場合や、現場情報の共有をスムーズにしたい場合など、自社の課題に近い使い方をイメージしやすくなるでしょう。主な事例は、以下のとおりです。
- ファイル共有・拠点間連携・社外共有をまとめて改善｜一般社団法人小樽観光協会
- 指示書・図面・写真・予定変更の共有を効率化｜株式会社コムテック
1. ファイル共有・拠点間連携・社外共有をまとめて改善｜一般社団法人小樽観光協会
一般社団法人小樽観光協会は、NASの故障をきっかけにFleekdriveへ移行し、拠点間のファイル共有や外部への大容量データ送付を効率化しました。
以前は2拠点ある事務局の一方から共有フォルダにアクセスできず、USBメモリでの受け渡しや外部のデータ転送サービスを使う必要がありました。導入後は、業務関連データをクラウドで一元管理し、離れた事務局間でもリアルタイムにデータを共有できるようになっています。
会員名簿といった機密情報に加え、パンフレット制作データや写真・動画も保管し、外部へ大容量ファイルを送る際はメール配信機能を活用しています。
関連記事：一般社団法人小樽観光協会
2. 指示書・図面・写真・予定変更の共有を効率化｜株式会社コムテック
株式会社コムテックは、Fleekdriveを活用し、現場情報をメール添付で送る運用を見直しました。
以前は、工事スタッフの翌日の予定に合わせて、指示書や図面、写真をメールで送っていました。しかし、当日に障害対応や予定変更が入ると、指示内容を送り直す必要があり、送り漏れや送信エラーが発生していました。
導入後は、Fleekdrive上に「日付・取引先名・現場名」でフォルダを作成し、公開スペース機能で発行したURLをスケジュールサービスに記載しています。
工事スタッフは予定とあわせて関連ファイルを確認できるようになり、メールによるトラブルやミスの減少、事務スタッフの業務負荷低減につながっています。
関連記事：株式会社コムテック
情報共有ツールに関するよくある質問
ここでは、情報共有ツールに関するよくある質問を紹介します。
- 小規模な企業でも情報共有ツールは必要ですか？
- 無料の情報共有ツールでも運用できますか？
小規模な企業でも情報共有ツールは必要ですか？
小規模な企業でも、資料の保管先が分散している場合は、情報共有ツールを検討しましょう。
見積書を担当者のパソコン、議事録をメール、写真をチャットで管理していると、最新版を探す手間が増え、引き継ぎ時にも確認が必要になります。
まずは、社内で共有する資料と利用人数を整理し、一部の資料や部署から始めるとよいでしょう。
無料の情報共有ツールでも運用できますか？
無料の情報共有ツールでも、少人数の連絡や一時的な資料共有には使える場合があります。
ただし、業務で使う場合は、保存容量や利用人数の上限、共有リンクの有効期限、権限管理の範囲を確認しましょう。契約書や顧客情報を扱う場合、閲覧者の制限や退職者アカウントの停止ができないと、第三者に見られるおそれがあります。
利用人数や保管する資料が増える場合は、有料ツールや無料トライアルも含めて比較しましょう。
社内の情報共有を整えるなら、目的に合うツールを選びましょう
社内の情報共有を整えるには、共有する情報や使い方に合うツールを選ぶことが大切です。
チャットは連絡や確認、社内Wikiは手順やノウハウの蓄積、タスク管理ツールは進捗確認に向いています。一方で、契約書や提案書、マニュアルなどの資料まで複数のツールに分散すると、保管場所や最新版の確認に時間がかかりやすくなります。
複数の用途で情報共有ツールを使う場合は、資料の保管先をファイル共有・文書管理ツールに集約し、チャットやタスク管理ツールは確認依頼や進捗管理に使うなど、役割を分けるとよいでしょう。
情報共有ツールを選ぶ際は、目的、コスト、セキュリティ、サポート体制を整理しておくことが重要です。
Fleekdriveは、金融・製造・建設など幅広い業界で1,000社以上の導入実績があり、ファイル共有・文書管理・社外共有の管理を一元化できる法人向けオンラインストレージです。
まずは資料で機能や料金プランを確認し、必要に応じて30日間の無料トライアルで自社の運用に合うか試してみましょう。
