ファイル共有は、ビジネスにおける情報の迅速な共有と効率化を図る重要な手段です。ファイル共有にクラウドサービスを利用すれば、社員間や外部パートナーとの円滑な情報伝達が可能になり、業務のスピードと生産性を向上できます。一方で、ファイル共有は適切な対策を講じなければさまざまなリスクが伴うため、注意が必要です。本記事では、ファイル共有のメリットとデメリットを具体的に解説し、ビジネスで効果的に活用するための方法についてもご紹介します。

ファイル共有とは

ファイル共有とは、デジタルデータをほかのユーザーやデバイスと共有するための手段やプロセスのことを指しています。ファイル共有においては、画像・音楽・動画・ソフトウェアプログラム・文書など、多岐にわたるデータを取り扱います。特にビジネス環境においては、プロジェクト管理やチームコラボレーションを支援する重要な手段およびツールだといえるでしょう。

ファイル共有の概要

ファイル共有は現代のデジタル社会において欠かせない技術であり、効率的な情報交換を実現するための基盤として機能しています。ファイル共有に用いられる方法は以下の通りです。

技術・手法概要
メール・メールにファイルを添付して送信する
・手軽にやりとりできるが、ファイルサイズに制限があるため、大容量のデータを共有する際には不向き
FTPサーバ・FTP（File Transfer Protocol）サーバを利用してファイルを共有する
・セキュリティ設定を追加で施せば安全にファイルを転送できるため、ビジネス用途に適している
P2Pネットワーク・ユーザー同士がファイルを特定のサーバに保存せず、直接ファイルを共有する
・大容量のファイルを効率よく共有できるが、セキュリティ面で脆弱性がある
クラウドストレージ・ファイルをネット上に保存し、アクセス権限を持つユーザーと共有する
・複数のデバイスからアクセス可能であり、共同作業に適している

各々の方法にメリット・デメリットがあるため、どの方法が適しているかを検討した上で採用するのが望ましいといえます。

ストレージとフォルダの違い

ファイル共有時に用いるのが「ストレージ」と「フォルダ」です。ストレージとフォルダは、いずれもファイル共有において重要な役割を果たしますが、それぞれの機能には以下の特徴・違いがあります。

ストレージ

  • データを保管するための場所であり、クラウドストレージやローカルサーバなどさまざまな形態がある
  • クラウドストレージはネットを通じてどこからでもアクセスできるため、リモートワークや多拠点のコラボレーションに便利

フォルダ

  • データを整理する手段として機能し、ストレージ内でのファイルの分類と管理を効率的に行う
  • フォルダを適切に分ければ、ファイルの検索や管理が容易になり、業務効率を向上させられる

ストレージは「データを保管する場所」、フォルダはストレージ内で「データを整理する場所」と理解すると運用・管理が行いやすくなります。また、クラウドストレージではストレージ自体にアクセス制限を設定できるものもあれば、Fleekdriveのようにフォルダ・ファイル一つひとつにも設定できるものもあります。セキュリティ面では、ストレージ・フォルダの区別なく万全な環境が構築できるファイル共有方法を検討するようにしましょう。

ファイル共有のメリット

ファイル共有のメリットは以下の通りです。

  1. 効率的な情報のやり取りが可能
  2. バックアップ機能により紛失リスクを軽減できる

ここでは、上記のメリットについて解説します。

効率的な情報のやり取りが可能

ファイル共有は、効率的な情報のやり取りを可能にする重要な手段です。クラウドストレージや電子メールなどのファイル共有方法を活用すれば、チームメンバーや外部パートナーと迅速に情報を共有できます。特にクラウドストレージは、リモートワークやプロジェクトの進行状況をリアルタイムで確認できるため、業務の効率化に大きく寄与します。また、ファイル共有はメンバー間のコラボレーションを強化する手段としても効果的です。複数のメンバーが同時にファイルにアクセスして編集やコメントを加えられるため、無駄なやり取りを減らし、作業時間を短縮できます。さらに、ファイル共有システムには多くの場合バージョン管理機能が備わっており、誤った編集やファイルの紛失を防ぐことで、業務の正確さや効率を高められるのも特徴の一つです。

バックアップ機能により紛失リスクを軽減できる

ファイル共有のもう一つの大きなメリットは、バックアップ機能により紛失リスクを軽減できることです。特にビジネスにおいては、重要な情報や顧客データを安全に管理しなければなりません。クラウドストレージを利用したファイル共有では、データが自動的にバックアップされるため、デバイスの故障や人為的なミスによってデータが失われるリスクを最小限に抑えられます。また、クラウドサービスの多くは、冗長性を持ったサーバでデータを保管しており、万が一の際にも別のサーバからデータを復元できる仕組みが整っています。クラウドストレージには、多角的にバックアップできる仕組みがあるため、安心してファイル共有の手段として利用できるでしょう。

ファイル共有のデメリット

ファイル共有には、以下のデメリットがある点に注意しておきましょう。

  • 適切な対策を講じないとセキュリティへのリスクがある
  • バージョン管理が煩雑になることがある
  • 容量が不足する可能性がある

ここでは、上記のデメリットについて解説します。

適切な対策を講じないとセキュリティへのリスクがある

ファイル共有には、セキュリティのリスクが伴います。適切な対策を講じていないと、第三者によって機密情報が不正に閲覧・取得される危険性があります。特に、ネット経由でのファイル共有は、サイバー攻撃の標的となり得るため注意しましょう。また、誤送信や誤共有による機密情報の漏洩もリスクの一つで、PPAPを利用したメールによるファイル共有は脆弱性が指摘されている点にも注意しなければなりません。さらに、ファイル共有を通じてウイルスやマルウェアがデバイスに感染するリスクも存在します。ファイル共有は、さまざまなセキュリティリスクがある点を念頭に置いて実施するようにしましょう。

バージョン管理が煩雑になることがある

ファイル共有時には、複数のユーザーが同じファイルにアクセスし同時に編集を行う場合、どのバージョンが最新であるのか、把握が困難になるケースがあります。特に、ファイルをローカルサーバに保存している場合、異なるバージョンのファイルが複数存在し混乱が生じる可能性もあるでしょう。一方で、クラウドストレージならバージョン管理機能が備わっているものが多く、ファイルが更新されるたびに、いつ・誰が・どのように変更を加えたのか確認できます。ただし、それでも変更内容が重複したり、編集履歴が増えすぎて管理が煩雑になる可能性があります。バージョン管理を円滑に進めるためには、一定のルールの下でファイルを取り扱うルールメイキングが重要です。

容量が不足する可能性がある

ファイル共有の際には、ストレージの容量が不足するデメリットも存在します。ビジネスでの利用では、プロジェクトの進行に伴いファイルの数やサイズが増加し、すぐに容量が限界に達してしまう場合もあるでしょう。容量不足は、重要なデータを適切に保存できなくなるリスクを引き起こし、ファイルのアップロードや同期に支障をきたす可能性も高まります。ストレージ不足を解消するには、ローカルサーバの場合は外付けHDDの増設、クラウドストレージの場合は容量を増量できる上位プランへの契約変更などの対応が必要です。

ファイル共有を安全に実施できるクラウドストレージ

ファイル共有を行うなら、さまざまなファイル共有機能が充実しているFleekdriveがおすすめです。Fleekdriveのファイル共有機能は以下の通りです。

  • アプリ・ダウンロードをしなくてもブラウザ上で閲覧可能
  • アカウントを持たないユーザーに対してもフォルダ・ファイル専用のURLを発行可能
  • Fleekdrive上のOfficeファイルをローカルPC内のOfficeで編集し、Fleekdrive上にアップロードできる
  • リアルタイムに最新ファイルをオンラインで閲覧・編集ができ、自動的に同期
  • 社内のファイルサーバに保管されたファイルを、自動的にFleekdriveにアップロード設定可能　など

Fleekdriveには上記のファイル共有機能に加え、万全のセキュリティ機能や便利な文書管理機能など、企業のデータ管理・共有に役立つさまざまな機能が搭載されています。お気軽にお問い合わせください。