脱PPAPやセキュリティ強化を背景に、法人向けファイル転送サービスやオンラインストレージの導入を検討する企業もあります。一方で、サービスによって「セキュリティ機能」「料金体系」「大容量対応」「管理機能」などが大きく異なるため、自社に合ったサービスを選定することが重要です。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、法人向けファイル転送サービスの特徴やメリット、導入時の注意点、選び方をわかりやすく解説します。
Contents
法人向けファイル転送サービスとは
法人向けファイル転送サービスとは、企業が社内外でファイル・データを安全に送受信するためのサービスです。単にデータを送るだけでなく、アクセス制御や履歴管理など、法人利用を前提とした管理機能を備えている点が特徴です。
個人向けサービスでもファイル送信自体はできますが、法人では情報漏洩対策や誤送信防止、送信履歴の管理まで求められます。そのため、パスワード設定、有効期限管理、多要素認証、アクセス権限設定などを備えたサービスが選ばれやすくなります。
法人向けファイル転送サービスは、大きく「転送専用型」と「オンラインストレージ型」に分けられます。転送専用型は、一時的にファイルを送る用途に向いており、ダウンロード後にデータが削除される設計のものもあります。一方、オンラインストレージ型は、クラウド上でファイル・データを保管しながら、URL共有やアクセス権限管理を行える仕組みです。社内外で継続的にファイルを共有したい企業では、オンラインストレージ型が選ばれるケースもあります。
法人向けファイル転送サービスを導入する3つのメリット
法人向けファイル転送サービスは、単にファイルを送るためのツールではなく、安全性や運用管理を強化する手段としても活用できます。ここでは、導入によって得られる主なメリットを3つ紹介します。
- 安全かつスムーズに送信できる
- 内部不正や誤送信を防げる
- 送信前のチェックフローを整備できる
1. 安全かつスムーズに送信できる
法人向けファイル転送サービスを利用すると、大容量ファイルでも安全かつスムーズに送信しやすくなります。メール添付では送れないサイズの動画・画像・設計データなども、URL共有によって受け渡しできます。
また、通信暗号化やパスワード設定、有効期限管理などの機能を使うことで、情報漏洩リスクに配慮しながらデータを共有しやすくなります。取引先や外部パートナーとのやり取りが多い企業では、社外とのファイル共有方法を統一することで、無料サービスの利用やシャドーITの抑制にもつながります。
2. 内部不正や誤送信を防げる
法人利用では、外部からの攻撃だけでなく、内部不正やヒューマンエラーへの対策も欠かせません。法人向けファイル転送サービスでは、アクセス権限や操作ログを管理できるため、「誰が・いつ・どのファイルを送信したか」を把握しやすくなります。
誤った宛先への送信や不要なファイル共有を防ぐために、ダウンロード制限や閲覧権限設定を行えるサービスもあります。そのため、従業員による誤操作や情報持ち出しのリスクを抑えやすくなります。
3. 送信前のチェックフローを整備できる
法人向けサービスの中には、ファイル送信前に承認や確認フローを組み込めるものもあります。例えば、「上長承認後に送信可能にする」「特定ファイルのみ共有許可を出す」といった運用を行うことで、情報漏洩リスクに配慮しながら運用しやすくなります。
特に機密データや個人情報を扱う企業では、「誰でも自由に送れる状態」を避けることが重要です。送信前のチェックフローを整備することで、ガバナンス強化や内部統制にもつながります。法人向けファイル転送サービスの活用方法を詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：オンラインにおけるファイル転送サービスの利点とは？
法人向けファイル転送サービスの導入前に知るべき3つの注意点
法人向けファイル転送サービスは、セキュリティや業務効率を高められる一方で、選定や運用方法を誤ると、十分な効果を得られない場合があります。導入前には、ツールそのものだけでなく、「どのように運用するか」まで含めて検討することが大切です。
- ツール選定や運用を誤ると情報漏洩につながる
- 社内ルールを整備する必要がある
- 無料版は容量や管理機能に制限がある
1. ツール選定や運用を誤ると情報漏洩につながる
法人向けファイル転送サービス自体が危険というわけではありませんが、選ぶツールや初期設定が不適切だと、情報漏洩につながるおそれがあります。
例えば、アクセス管理やログ管理が不十分なツールでは、誰がどのファイルを共有したか把握しにくくなります。共有リンクの公開範囲や宛先設定を誤ると、意図しない相手にファイルが渡るリスクもあります。そのため、アクセス権限管理、ログ取得、多要素認証などの機能に加え、誤送信を防ぎやすい操作性まで含めて確認することが大切です。
2. 社内ルールを整備する必要がある
法人向けファイル転送サービスは、導入するだけで安全に運用できるわけではありません。実際には、「誰が」「どのファイルを」「どこまで共有できるか」といったルールを社内で明確にしておく必要があります。
例えば、機密データの取り扱い基準、共有リンクの有効期限、退職者アカウントの削除フローが曖昧なままだと、運用漏れや管理ミスが起こりやすくなります。
また、部署ごとに異なる運用を続けると、管理が属人化しやすくなります。そのため、ファイル命名ルールや共有手順、承認フローなどを統一し、全社で運用ルールを整備することが重要です。
3. 無料版は容量や管理機能に制限がある
無料版のファイル転送サービスは手軽に使える一方で、法人利用では機能不足になるケースがあります。例えば、アップロード可能な容量が小さい、アクセス権限を細かく設定できない、ログ管理に対応していないといった制限がある場合があります。サポート体制が限定的で、障害時やトラブル時に十分な対応を受けにくいケースもあります。
法人利用では、単にファイルを送れることだけでなく、共有状況を管理できることや、継続運用しやすいことも重要です。そのため、業務で継続利用する場合は、容量だけでなく、管理機能やサポート体制まで含めて比較検討する必要があります。
法人向けファイル転送サービスを選ぶ際の4つのポイント
法人向けファイル転送サービスは、単にファイルを送れるかだけでなく、セキュリティ、コスト、通信環境、操作性まで含めて比較することが大切です。特に法人利用では、社内運用や取引先とのやり取りにも関わるため、実際の利用場面を想定して選ぶ必要があります。
- 企業の規定に合うセキュリティ認証があるか
- 月額費用やユーザー数に応じた料金体系か
- 海外拠点とのやり取りに必要な通信性能があるか
- 誰でも使いやすい操作画面になっているか
1. 企業の規定に合うセキュリティ認証があるか
法人利用では、情報漏洩対策や内部統制の観点から、一定のセキュリティ基準を満たしているかが重要です。例えば、ISMS（ISO 27001）やプライバシーマークなどの認証を取得しているサービスであれば、情報管理体制を判断する材料になります。あわせて、アクセス証跡やIPアドレス制限、監査ログなど、法人運用に必要な管理機能が備わっているかも確認したいポイントです。
特に、個人情報や機密データを扱う企業では、自社のセキュリティポリシーや業界基準に合っているかを事前に確認する必要があります。
2. 月額費用やユーザー数に応じた料金体系か
法人向けサービスは、料金体系によって運用コストが大きく変わります。例えば、ユーザー数に応じて課金されるID課金型と、保存容量に応じて料金が変わる容量課金型があります。少人数で大容量データを扱う場合と、多人数で共有・管理を行う場合では、適した料金体系が異なることがあります。
そのため、月額料金だけでなく、利用人数、必要容量、将来的な拡張性、必要な管理機能まで含めて総コストを比較することが重要です。オプション費用やサポート範囲も事前に確認しておきましょう。
3. 海外拠点とのやり取りに必要な通信性能があるか
海外拠点や海外パートナーと大容量ファイルをやり取りする場合は、通信性能や安定性も重要です。例えば、アップロードやダウンロードに時間がかかると、動画や設計データなどの共有に支障が出ることがあります。海外ネットワーク環境との相性によっては、アクセスが不安定になるケースにも注意が必要です。
そのため、グローバル環境でも安定して利用しやすいか、大容量ファイル送信時に業務へ支障が出にくいかを確認することが大切です。海外との共同作業が多い企業では、実際の利用環境に近い形で検証できると安心です。
4. 誰でも使いやすい操作画面になっているか
ファイル転送サービスは、管理者だけでなく、現場担当者や取引先が使うこともあります。そのため、ITリテラシーが低くても直感的に操作しやすいことが大切です。
例えば、ファイル共有の手順が分かりにくい、権限設定が複雑すぎるといったサービスは、現場で定着しにくくなります。操作ミスによる誤送信や不要な共有が起こりやすくなる点にも注意が必要です。
特に、取引先とのやり取りが多い場合は、専用ソフト不要でブラウザから利用できるかなど、相手側のITリテラシーも踏まえて、シンプルに使える設計かを確認するようにしましょう。操作性や選定ポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：賢く選ぶファイル共有サービス！選択の重要ポイント4つ
法人向けおすすめファイル転送・共有サービス5選
法人利用では、「安全に送れること」に加えて「誰がアクセスしたか」「どこまで共有できるか」を管理できることが重要です。近年は、ファイル転送機能を備えたオンラインストレージ型サービスを選択肢に含める企業もあります。ここでは、法人利用に適したファイル転送・共有サービスを紹介します。
- Fleekdrive
- Box
- Dropbox Business
- Microsoft OneDrive
- Bizストレージ ファイルシェア
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、法人向けオンラインストレージとして提供されており、ファイル共有やアクセス権限管理、ログ管理などに対応しています。
単なるファイル転送だけでなく、クラウド上でデータを安全に共有・管理できる点が特徴です。パスワード付きダウンロードリンクやアクセス制御機能を利用することで、安全なファイル転送にも活用できます。
また、脱PPAPや情報漏洩対策の観点から導入されるケースもあり、社内外との継続的なデータ共有基盤として利用しやすい点も強みです。特に、単発のファイル送信だけでなく、社内外で継続的にファイルを共有しながら、権限管理や履歴管理まで行いたい企業に向いています。
2. Box
Boxは、企業向けクラウドコンテンツ管理サービスとして広く利用されています。アクセス権限管理や監査ログ、各種セキュリティ機能が充実しており、グローバル企業でも導入実績があります。
また、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど外部ツールとの連携性も高く、既存業務フローへ組み込みやすい点が特徴です。大容量データ共有や社外コラボレーション用途でも活用されています。
出典：Box
3. Dropbox Business
Dropbox Businessは、直感的な操作性とファイル同期機能に強みを持つ法人向けクラウドストレージです。共有リンク発行や履歴管理、デバイス管理などの機能を備えており、テレワークや外部共有にも対応しやすい点が特徴です。また、PC・スマートフォン間の同期がスムーズであり、現場担当者でも扱いやすい操作性を備えています。
4. Microsoft OneDrive
Microsoft OneDriveは、Microsoft 365との連携性が高く、Word・Excel・Teamsなどを利用している企業と相性が良いサービスです。ファイル共有や共同編集機能に加え、アクセス制御やランサムウェア対策機能も備えています。既にMicrosoft環境を導入している企業では、追加導入コストを抑えながら運用しやすい点がメリットです。
5. Bizストレージ ファイルシェア
Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが提供する法人向けファイル転送サービスです。大容量ファイル送信やアクセス制限、パスワード設定など、法人利用に必要な機能を備えており、特に「安全なファイル送信」に重点を置きたい企業で活用されています。また、国内企業向けサービスとしてサポート体制も整備されているため、セキュリティや運用面を重視する企業でも導入しやすい点が特徴です。
法人向けファイル転送サービスを活用した事例3選
法人向けファイル転送・共有サービスは、単なるデータ送信だけでなく、セキュリティ強化や業務効率化、拠点間連携の改善など、さまざまな課題解決に活用されています。ここでは、Fleekdriveを導入した企業・団体の事例を紹介します。
- セキュリティ強化と社内外のファイル共有を改善｜株式会社コミニケ出版
- 拠点間の情報共有と業務効率化を実現｜一般社団法人小樽観光協会
- 大容量データの共有課題を解決｜株式会社ネイキッド
1. セキュリティ強化と社内外のファイル共有を改善｜株式会社コミニケ出版
株式会社コミニケ出版では、大阪・東京拠点間での情報共有や、社外とのデータ受け渡しに課題を抱えていました。出版業界では原稿や制作データの更新頻度が高く、担当者ごとのやり取りが中心になりやすいため、業務の進行状況が見えにくい状況だったといいます。
また、無料ツールやメール中心の運用では、情報共有の透明性やセキュリティ面にも不安がありました。Fleekdrive導入後は、アクセス制御やログ管理を活用しながら、社内外とのファイル共有環境を見直しています。さらに、承認ワークフロー機能も活用し、確認フローを整理しやすい環境を整えています。
導入事例：株式会社コミニケ出版
2. 拠点間の情報共有と業務効率化を実現｜一般社団法人小樽観光協会
一般社団法人小樽観光協会では、NAS（ネットワークHDD）運用時に、拠点間での情報共有やデータ管理に課題を抱えていました。NAS故障をきっかけに、より安全かつ柔軟に共有できるクラウド環境への移行を検討したといいます。
観光協会では、イベント資料や画像データ、多言語関連データなどを複数拠点・関係者間で共有する必要があり、従来の運用では手間や管理負担が発生していました。
Fleekdrive導入後は、クラウド上でデータを一元管理しながら、拠点をまたいだ情報共有を進めやすい環境を整備しています。また、アクセス制御や安全なファイル共有機能を活用し、運用負荷の見直しにもつなげています。
導入事例：一般社団法人小樽観光協会
3. 大容量データの共有課題を解決｜株式会社ネイキッド
株式会社ネイキッドでは、映像制作業務において数百GB規模の大容量データを国内外のパートナーと共有する必要がありました。しかし、従来のファイル転送サービスでは、容量制限や転送速度、セキュリティ面に課題があり、スムーズな運用が難しい状況だったといいます。
Fleekdrive導入後は、大容量データをクラウド上で共有しやすい環境を整え、外部パートナーとの連携へ移行しています。また、アクセス権限管理や共有リンク機能を活用しながら、安全性に配慮した運用を進めています。大容量データを継続的に扱う現場で、社外と共有しやすい基盤として活用されている事例です。
導入事例：株式会社ネイキッド
法人向けファイル転送サービスに関するよくある疑問
ここからは、法人向けファイル転送サービスに関するよくある疑問について解説します。
- 送信したファイルのダウンロード状況は確認できる？
- 海外とのファイル共有にも対応できる？
送信したファイルのダウンロード状況は確認できる？
送信したファイルのダウンロード状況やアクセス履歴を確認できるサービスもあります。例えば、アクセスログやダウンロード通知に対応したサービスであれば、「誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたか」を把握しやすくなります。取引先へ送ったファイルが適切に受け取られたかを確認したい場合にも、有効な機能です。
ただし、確認できる範囲はサービスによって異なります。詳細なログを取得できるものもあれば、通知機能が中心のものもあるため、導入前にログ機能や通知機能の有無を確認しておくことが大切です。
海外とのファイル共有にも対応できる？
海外拠点や海外パートナーとのファイル共有に対応するサービスもあります。ただし、海外利用では通信の安定性や転送速度に差が出やすいため、大容量ファイルを扱う場合は注意が必要です。動画や設計データなどをやり取りする場合は、実際の利用環境に近い形で通信性能を確認しておくと安心です。
あわせて、アクセス制御や共有設定などのセキュリティ機能も確認しておきましょう。海外とのやり取りが多い場合は、単に送受信できるかだけでなく、自社の運用に合うかまで含めて比較することが重要です。
法人向けファイル転送サービスにはFleekdriveがおすすめ
法人向けファイル転送サービスを選ぶ際は、単にファイルを送れるかだけでなく、共有時の安全性や権限管理、履歴確認まで含めて比較することが重要です。
Fleekdriveは、ファイル配信時のパスワード設定や公開期間の指定、アクセス権限管理、履歴確認などに対応しており、社内外でファイルを共有しやすい環境を整えられます。加えて、30日間無料トライアルも用意されているため、導入前に自社の運用に合うかを確認しやすい点も特徴です。
単発の送信だけでなく、継続的なファイル共有や管理まで見据えている場合は、Fleekdriveも選択肢のひとつとして検討してみてください。
