大阪・東京間での情報共有が必須

出版社ならではの文章力と構成力を駆使し、企業の社内報、社史など編集制作事業を幅広く展開するコミニケ出版。下井基子氏は2017年より、編集制作事業のさらなる拡大を目指し、首都圏営業の統括として東京オフィスの立ち上げに携わることとなった。当面は少人数で効率的に業務を行う必要があり、まずは大阪・東京間での情報共有が緊急の課題であった。
出版業界は、データのやりとりが多い業界。原稿の作成や校正は更新が頻繁に行われる。しかも、各担当者がお客さまと一対一で業務を進行することが多く、その他のスタッフに一連の工程が見えにくかった。また、業務に伴う経費確認も拠点間でスピーディに行うことも必要になった。経費精算は紙の出金伝票のやりとりだったが、承認に時間がかかっていた。

個人情報や機密情報を扱うため、無料のファイル転送サービスでは不安が

社内報や社史などを制作する過程で、お客さまから提供される個人の写真や情報、企業の機密情報などを取り扱うことが非常に多く、メールでは送れない大容量のファイルも少なくない。そのため、ファイルの受け渡しに無料のファイル転送サービスを使用することに、以前から危機感を抱いていた。
業務拡大にともなう東京オフィスの立ち上げは、顧客とのやりとりをセキュリティの高いシステムに移行し、会社の信頼を高める絶好の機会と捉えることになった。

ワークフローが効果的、リーズナブルな価格も魅力

2拠点において遠隔管理が必要なコミニケ出版にとって、見積書や請求書、交通費などの出金伝票を管理者が離れた拠点や外出先で承認できるワークフローの仕組みが必須であったため、その視点でさまざまなクラウドサービスを検討した。しかし、それを可能にするクラウドサービスは限られ、費用も高額だった。そこでさらに検討を進めると、お客さまとのファイルの受け渡しや、社内スタッフ間で進捗管理ができ、さらに承認機能があってリーズナブルなものはFleekdriveしかないとの結論に至った。

一つのストレージ内で社外ともやりとりができる高セキュリティ

「私がもし企業の広報担当で、社内報をつくるために社員の個人情報や経営方針などの機密データを制作会社に提供する場合、無料のファイル転送サービスを使うことには抵抗があります。そのため、セキュリティの高いクラウドサービスを指定してもらえると安心だと思ったんですね」と下井氏。これまでも情報の取り扱いには細心の注意を払っていたが、無料のファイル転送サービスの使用を禁止している取引先もあり、一つのストレージ内で、社内だけでなく社外ともセキュアにやりとりができるFleekdriveは、会社としての信頼を得るためにも、導入が欠かせなかった。

外出先でも承認できるから、業務が停滞せず時間短縮が図れる

外出の多い社長、営業部長は、外出先からモバイルでワークフローを確認できるので、見積書や請求書、出金伝票を外から承認できるようになった。ワークフローの進行は確実に早くなり、時間短縮によってお客さまへの迅速な対応ができるようになった。

承認書類の一括管理と個人管理が可能に

承認済みの書類が一覧でリスト化されるため、管理者が内容を確認しやすくなった。また、これまで紙の出金伝票だったことで提出したかどうか曖昧だった人も、Fleekdriveを使うことにより履歴が残るので、提出漏れがなくなった。

会社の信頼度の醸成にも一役、新規顧客獲得につながる

お客さまに提出する見積書や請求書を、ファイルのURLを知らせるだけで共有できるのもFleekdriveの特長だ。今までは見積書などをメール添付で送る際はパスワード別送方式を取っていたが、Fleekdriveは自動でパスワードが別送されるので、スピードアップにもつながっている。
「社内報制作のための個人情報や機密情報も、セキュアな環境を備えるFleekdriveなら情報漏洩もなくて安心。お客さまの信頼度アップに大いに役立っている」とデザインチーム責任者の伊牟田正彦氏は言う。

使い方で可能性が広がるFleekdrive、さらなる活用を目指して

１カ月ほどの試用期間を経て、社内で本格稼働をはじめたFleekdrive。「まだ不慣れな部分も多いですが、もっと全員がスムーズに使えるようになれば、今後はお客さまと業務のやりとりを全てFleekdrive内で行い、作業者同士の進捗管理だけでなく、さらに印刷会社への出稿データも専用フォルダに入れて、印刷会社にはそこからダウンロードしてもらうようにしたいと考えています」と下井氏は語る。
また、今はアナログで行っている申請物を管理したり、議事録フォルダを作って過去の議事録を全員が共有できるようにしたりと、過去のデータが蓄積されていると今後の営業活動にも生かせるので、構想はさらに広がる。東京でのさらなる業務拡大、２拠点間の強い連携に向けてFleekdriveの活用は大きな要素となりつつある。