リモートワークや取引先とのやり取りが増える中で、ファイル共有の安全性を見直したいと考える企業は少なくありません。実際、メール添付の誤送信や共有設定ミス、管理されていない無料ツールの利用は、情報漏洩につながるおそれがあります。また、動画や設計データなどの大容量ファイルを扱う場合は、送受信のしやすさだけでなく、アクセス権限やログ管理、容量の拡張性まで含めて共有方法を検討することが重要です。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、安全なファイル共有の考え方や代表的な共有方法、それぞれの特徴、選び方のポイントを解説します。
Contents
ファイル共有の基本
ファイル共有とは、文書や画像、動画、設計データなどを、社内外の関係者と閲覧・受け渡し・共同利用できる状態にすることです。法人では、単にファイルを送れるかどうかではなく、必要な相手に必要な範囲だけ共有できるかまで含めて考える必要があります。
特に業務で扱うファイルには、顧客情報や契約書、見積書、設計データなど、外部へ漏れては困る情報が含まれる場合があります。そのため、共有方法を選ぶ際は、利便性だけでなく、アクセス権限の設定、共有期限の管理、操作ログの確認ができるかも重要です。
また、大容量ファイルを扱う場合は、送信上限や通信負荷だけでなく、最新版の管理や継続的な共有のしやすさも課題になります。利用シーンやデータの重要度に応じて、自社に合った共有方法を選ぶことが大切です。
基本的なファイル共有方法7選
ファイル共有の方法には、クラウド型、オンプレミス型、物理媒体など、いくつかの選択肢があります。それぞれ、社外共有のしやすさ、セキュリティ、管理のしやすさ、コストが異なるため、自社の運用に合った方法を選ぶことが重要です。ここでは、法人でよく使われる代表的なファイル共有方法を7つ取り上げ、それぞれの特徴と注意点を紹介します。
- クラウドストレージ
- ファイル転送サービス
- ファイルサーバー
- NAS
- PCの共有フォルダ
- メール添付
- USBメモリ
1. クラウドストレージ
クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは、インターネット経由でファイルを保存・共有できるサービスです。社内だけでなく、取引先や外部パートナーとも共有しやすく、リモートワークにも対応しやすい方法として広く使われています。
特別な機器を自社で用意せずに導入しやすく、アクセス権限設定や共有リンクの管理、ログ確認などに対応したサービスもあります。そのため、社内外で継続的にファイルを共有したい企業に向いています。
一方で、利用にはインターネット接続が前提となるため、通信環境によってはアップロードや同期に時間がかかる場合があります。特に大容量データを扱う場合は、容量だけでなく、通信性能やバージョン管理機能も確認することが大切です。
2. ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、大容量ファイルを一時的に送受信するためのサービスです。メール添付では送れないサイズの動画や画像データも共有しやすく、単発の受け渡しで使われることが多い方法です。
例えば、高解像度画像や動画データを一度だけ取引先へ送りたい場合には、手軽に使いやすいでしょう。相手がアカウント登録なしで受け取れるサービスもあり、短期的なやり取りに向いています。
一方で、長期保管や継続的な共同編集には向かない場合があります。また、サービスによっては権限管理やログ確認の機能が限られるため、法人利用では安全性や管理機能を確認したうえで使うことが重要です。
3. ファイルサーバー
ファイルサーバーとは、自社内に物理的にサーバーを設置し、社内ネットワーク上でファイル共有を行う方法です。自社で管理できるため、社内ルールに合わせて運用しやすく、機密性の高いデータを社内中心で扱いたい場合に使われます。
社内システムと連携しやすい点もメリットですが、導入時には機器の準備や設定が必要です。運用開始後も、保守、障害対応、バックアップなどを自社で管理する必要があります。
また、容量不足が起きた場合は機器追加や再構築が必要になることがあり、運用には一定のIT知識も求められます。社外共有やリモートワークへの対応まで含めて考える場合は、別途仕組みを整える必要があるでしょう。
4. NAS
NASとは、ネットワークに接続して利用するストレージ専用機器です。社内ネットワーク内で複数人が同じファイルへアクセスしやすく、中小企業でも導入しやすい方法として使われています。
ファイルサーバーほど大規模な構築をせずに導入しやすく、比較的低コストで社内共有環境を整えやすい点が特徴です。そのため、まずは社内のファイル共有を整えたい企業に選ばれることがあります。
一方で、社外から安全にアクセスするには、VPN設定や追加のセキュリティ対策が必要になる場合があります。容量不足時には機器追加や買い替えが発生することもあるため、バックアップを含めた運用設計が重要です。
5. PCの共有フォルダ
PCの共有フォルダとは、同じ社内ネットワークに接続されたPC同士でファイル共有を行う方法です。追加コストをかけずに始めやすく、小規模な環境で一時的に使われることがあります。特別なサーバー機器を用意せずに利用できるため、数人規模のチームで簡易的にデータを共有したい場合には手軽な方法です。
ただし、共有元のPCが起動していなければアクセスできず、端末の故障時にはファイルを開けなくなる可能性があります。アクセス権限の管理も限定的になりやすいため、継続的な業務利用や重要データの共有には注意が必要です。
6. メール添付
メール添付は、日常的によく使われるファイル共有方法の一つです。追加ツールを導入しなくても使えるため、短時間の資料共有や小容量ファイルのやり取りで広く利用されています。
一方で、メールには添付容量の上限があるため、大容量ファイルの共有には向いていません。また、送信先を間違えた場合に取り消しが難しく、誤送信による情報漏洩リスクがあります。
さらに、同じファイルを何度も添付してやり取りすると、どれが最新版かわかりにくくなることがあります。機密情報や継続的な共有を行う場合は、別の方法を検討した方がよいでしょう。
7. USBメモリ
USBメモリは、物理的にデータを持ち運べる保存媒体です。インターネット環境がなくても使えるため、一時的なデータ受け渡しやオフライン環境で利用されることがあります。比較的大容量の製品もあり、オンラインでは送受信しにくいファイルを直接受け渡したい場合には便利です。
ただし、紛失や盗難のリスクが高く、情報漏洩につながりやすい点には注意が必要です。個人情報や機密情報を保存する場合は、暗号化やパスワード設定を行ったうえで、利用ルールを明確にして運用することが重要です。
安全にファイル共有するための4つの事前対策
ファイル共有では、どの手段を使うかだけでなく、共有時の設定や社内ルールをどう整えるかも重要です。たとえ安全性の高いサービスを導入していても、パスワード管理や共有範囲の設定が不十分であれば、情報漏洩につながるおそれがあります。ここでは、安全なファイル共有を行ううえで、事前に押さえておきたい基本対策を4つ紹介します。
- ファイルに強力なパスワードを設定する
- 多要素認証を導入して不正ログインを防ぐ
- 共有リンクに閲覧期限や権限を設定する
- 接続元IPアドレスを制限してアクセスを管理する
1. ファイルに強力なパスワードを設定する
ファイル共有時には、第三者による不正閲覧を防ぐために、適切なパスワード設定を行うことが重要です。特に見積書、契約書、顧客情報など機密性の高いデータでは、共有ファイルや共有リンクに保護をかけることで、万一URLが知られた場合でも閲覧リスクを抑えやすくなります。
「123456」や会社名だけのように推測されやすいパスワードでは、十分な対策とはいえません。英数字や記号を組み合わせ、一定以上の文字数を確保することで、不正アクセスのリスクを下げやすくなります。
また、パスワード単体に頼った運用では、共有時の伝達方法によっては認証情報まで第三者に渡るおそれがあります。共有時は、推測されにくいパスワードを設定するだけでなく、サービス側の認証機能やアクセス制御機能もあわせて活用することが大切です。
2. 多要素認証を導入して不正ログインを防ぐ
IDとパスワードだけの認証では、認証情報が漏洩した際に第三者から不正ログインされるリスクがあります。実際に、使い回しパスワードやフィッシング被害をきっかけに、クラウドサービスへ不正アクセスされるケースもあります。
多要素認証（MFA）は、パスワードに加えてスマートフォン認証やワンタイムコード認証などを組み合わせる方法です。仮にパスワードが漏洩しても追加認証が必要になるため、不正ログインを防ぎやすくなります。
特にリモートワーク環境では社外ネットワークからアクセスする機会が増えるため、オンラインストレージやクラウドサービスを利用する場合は、多要素認証を有効にしておくことが大切です。
3. 共有リンクに閲覧期限や権限を設定する
共有リンクは便利ですが、設定を誤ると想定外の相手がアクセスできる状態になるおそれがあります。そのため、共有期間や閲覧権限を適切に設定することが重要です。
サービスによっては、「閲覧のみ」「編集可能」「ダウンロード禁止」などを設定できます。用途に応じて権限を分けることで、誤編集や情報の持ち出しリスクを抑えやすくなります。
また、共有期限を設定しておけば、一定期間が過ぎた後に自動でアクセス不可にできるため、不要な公開状態が続くことを防ぎやすくなります。特に見積書や契約関連データなど、一定期間のみ共有すればよいファイルでは有効な対策です。
4. 接続元IPアドレスを制限してアクセスを管理する
オンラインストレージの中には、接続元IPアドレスを制限できるサービスもあります。例えば、「社内ネットワークからのみアクセス可能」といった設定を行うことで、第三者による不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。特に管理画面や機密データへのアクセスについては、利用場所を制限することで、万一IDやパスワードが漏洩した場合でも被害拡大を防ぎやすくなります。
一方で、リモートワークや外出先から利用する場合は、固定IPを前提にした運用が難しいケースもあります。そのため、VPNや多要素認証と組み合わせながら、自社の働き方に合ったアクセス制御を設計することが大切です。
安全なファイル共有サービスを選ぶ際の4つのポイント
安全なファイル共有サービスを選ぶ際は、単にファイルを送れるかどうかだけでなく、社外共有を前提に安全に運用し続けられるかまで含めて比較することが重要です。特に法人利用では、共有範囲の設定、アクセス制御、ログ管理、社外共有時の公開設定、容量設計などが、情報管理のしやすさに大きく影響します。
- 国際的なセキュリティ認証の有無を確認する
- 社外共有に必要な権限管理の細かさを確認する
- 端末紛失時の遠隔消去機能があるか確認する
- データ容量とコストのバランスを比較する
1. 国際的なセキュリティ認証の有無を確認する
法人向けファイル共有サービスを選ぶ際は、社外共有を含む運用を任せる前提で、第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているか確認することが大切です。例えば、ISO/IEC 27001やISO/IEC 27017は、情報セキュリティやクラウドセキュリティの管理体制を確認するうえで参考になります。
こうした認証を取得しているサービスは、一定の基準に基づいた運用体制を整えているかどうかを判断する材料になります。特に機密情報や顧客データを扱う場合は、確認しておきたいポイントです。ただし、認証の有無だけで判断せず、アクセスログの取得、バックアップ体制、データ管理の考え方など、実際の運用面もあわせて確認することが重要です。
2. 社外共有に必要な権限管理の細かさを確認する
社外メンバーや取引先とファイル共有する場合は、アクセス権限を細かく設定できるかが重要です。例えば、「閲覧のみ」「編集可能」「ダウンロード禁止」などを設定できれば、情報の持ち出しや誤編集のリスクを抑えやすくなります。
また、共有フォルダ単位だけでなく、ユーザー単位やグループ単位で権限を管理できるサービスであれば、部署や取引先ごとに適切なアクセス制御を行いやすくなります。
権限設定が大まかだと、本来不要なファイルまで閲覧や編集ができてしまう場合があります。「必要な人だけに必要な範囲を共有できるか」という観点で確認することが大切です。
3. 端末紛失時の遠隔消去機能があるか確認する
スマートフォンやノートPCからファイル共有サービスへアクセスする場合は、端末紛失時の管理機能も確認しておきたいポイントです。端末を紛失した際に、第三者にそのまま操作されると、情報漏洩につながるおそれがあります。
特に、端末内にファイルをダウンロード保存している場合は、遠隔ログアウトや端末側のデータ削除に対応できるかどうかが重要になります。モバイル利用が多い企業では、共有機能だけでなく、万一の紛失時に被害を広げにくい管理機能があるかも確認しておくと安心です。
4. データ容量とコストのバランスを比較する
ファイル共有サービスを選ぶ際は、容量とコストのバランスも重要なポイントです。特に動画や高解像度画像などを扱う企業では、利用人数や保存期間によって必要な容量が大きく変わるため、業務に合った設計が欠かせません。
容量や費用が実態に合っていないと、現場で「容量が足りない」「使い続けにくい」と感じられ、個人向け無料ツールへ流れる原因になることがあります。こうしたシャドーITは、管理者が共有範囲やアクセス状況を把握しにくく、結果として情報漏洩リスクにつながります。
そのため、十分な容量を確保できるかだけでなく、従業員が正規の運用として継続利用しやすい料金設計かどうかも確認することが大切です。費用対効果を踏まえて選ぶことが、安全なファイル共有を継続するうえでも重要です。
セキュアなファイル共有を実現したFleekdriveの3つの事例
安全なファイル共有を実現するには、セキュリティ機能だけでなく、実際の業務で無理なく運用できるかも重要です。Fleekdriveは、ファイル配信、アクセス権限管理、公開スペース、IPアドレス制限などの機能を通じて、社内外とのファイル共有を支援しています。ここでは、安全性の向上や業務効率化につながった導入事例を紹介します。
- ファイル共有のレスポンスが早くなりセキュリティも向上｜株式会社ティーエスアールパブリック
- 高度なセキュリティ環境の実現により企業の信頼性が向上｜MerryGateホールディングス株式会社
- セキュリティレベルが均一化｜株式会社BlueMeme
1. ファイル共有のレスポンスが早くなりセキュリティも向上｜株式会社ティーエスアールパブリック
株式会社ティーエスアールパブリックでは、従来利用していたファイル共有サービスの終了に伴い、新たな共有環境の構築が必要になっていました。また、メール添付によるファイル送付では、送信容量制限や誤送信リスク、PPAP運用への課題も抱えていました。
Fleekdrive導入後は、Webブラウザのみでファイル閲覧・共有が可能となり、常駐先や在宅勤務など異なる環境からでもスムーズにアクセスできるようになりました。さらに、公開スペース機能の活用により、どれが最新版かわからなくなる問題が改善され、お客様とのファイル共有のレスポンス向上にもつながっています。
また、ファイル配信機能によって、ダウンロード状況の確認や配信停止が可能になり、誤送信時のリスク軽減にもつながりました。結果として、セキュリティと利便性を両立したファイル共有環境を実現しています。
導入事例：株式会社ティーエスアールパブリック
2. 高度なセキュリティ環境の実現により企業の信頼性が向上｜MerryGateホールディングス株式会社
MerryGateホールディングス株式会社では、金融機関との保証審査業務において、大量の申込資料をFAXや郵送でやり取りしていました。しかし、文字が見えづらいことによる確認作業や、専用回線整備によるコスト負担など、業務効率と情報管理の両面で課題がありました。
Fleekdrive導入後は、金融機関ごとにユーザーIDを付与し、IPアドレス制限やアクセス証跡の確認を行うことで、高度なセキュリティ環境を構築しています。これにより、FAX・郵送中心だった運用から脱却し、審査業務のスピード向上にもつながりました。
また、専用回線を個別に整備する必要がなくなったことで、コスト削減や新規取引のスムーズ化にもつながっています。結果として、高度なセキュリティ環境の実現により、企業の信頼性向上にも寄与しています。
3. セキュリティレベルが均一化｜株式会社BlueMeme
株式会社BlueMemeでは、営業メンバーごとに提案書や見積書の送付方法が異なっており、zipファイル付きメールや無料ファイル共有ツールなど、セキュリティレベルが統一されていない状態となっていました。
Fleekdrive導入後は、「配信」機能を利用して顧客へのデータ共有方法を統一し、共有期間設定やPDFセキュリティ機能による編集制限も活用しています。これにより、見積書や契約書などの重要データを、一定のセキュリティ基準で共有できる環境を構築しました。
結果として、従来はばらついていた社内のセキュリティレベルが均一化され、あわせてファイル共有にかかるコストの見直しにもつながっています。
導入事例：株式会社BlueMeme
安全なファイル共有実現に関するよくある質問
安全なファイル共有を検討する際は、利便性だけでなく、情報漏洩対策や管理のしやすさも含めて判断することが重要です。
- PPAP（メール添付）によるファイル共有は危ない？
- 「無料ファイル共有ソフト禁止」の企業が多い理由は？
- 社外への安全なファイル共有方法のおすすめは？
PPAP（メール添付）によるファイル共有は危ない？
PPAPは、機密情報の共有方法としてはおすすめしにくく、見直しを進める企業が増えています。PPAPは、パスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを伝える運用方法です。しかし、誤送信時に送付後の制御がしにくく、添付後のアクセス停止やダウンロード制限も行いづらい点が課題です。さらに、ZIPファイルとパスワードを同じ経路で送ってしまうと、対策として不十分になる場合があります。
そのため、現在では、アクセス権限や共有期限、ログ管理を設定しやすいクラウドストレージや法人向けファイル共有サービスを利用する方法が広がっています。
「無料ファイル共有ソフト禁止」の企業が多い理由は？
無料ファイル共有ソフトが制限されやすいのは、アクセス管理やログ管理が不十分で、会社として統制しにくい場合があるためです。特に、会社が許可していないツールを従業員が使うシャドーITが起こると、管理者が共有範囲やアクセス状況を把握しにくくなります。
無料ツールでは、権限設定、保存期間設定、アクセスログの確認、退職者アカウントの管理などが十分に行えない場合もあり、監査対応や情報管理の面で課題が残ります。そのため、近年はより多くの企業で、法人向けサービスへ統一し、アクセス権限やセキュリティポリシーを全社で管理しやすい状態で運用する傾向があります。
社外への安全なファイル共有方法のおすすめは？
社外への安全なファイル共有には、アクセス権限設定やログ管理ができる法人向けクラウドストレージ・ファイル共有サービスが適しています。専用リンクによる共有、有効期限設定、閲覧権限の設定ができれば、共有範囲を管理しやすくなります。さらに、誰がいつアクセスしたかを確認できるログ管理、多要素認証、IPアドレス制限などを組み合わせることで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを抑えながら、より安全に運用しやすくなります。
社外共有では、メール添付のように送付後の制御が難しい方法よりも、共有後まで管理できるサービスを選ぶ方が、一般的に法人利用には向いています。
共有するデータの種類・容量にあわせた安全なファイル共有方法を検討・導入しましょう
安全なファイル共有を実現するには、共有方法の便利さだけでなく、データの種類や容量、社外共有の有無、管理方法まで含めて検討することが大切です。特に法人では、情報漏洩対策やアクセス管理、ログ取得を前提に、継続運用しやすい仕組みを整える必要があります。
Fleekdriveは、ファイル配信時のパスワード設定、公開期間の指定、ダウンロード回数制限に対応しており、社外とのファイル共有を管理しやすい法人向けオンラインストレージです。加えて、アップロード時の自動ウイルスチェック、ファイルの暗号化保管、IPアドレス制限などの機能も備えています。詳細は資料ダウンロードで確認でき、全プラン30日間の無料トライアルも利用できます。
