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お客様の声〜公益財団法人T様より〜 | 働き方改革 | Fleekdrive ブログ

菅原 輝之 菅原 輝之
2021-05-19 | 働き方改革

ご利用いただいているお客様から、日頃さまざまなお声をいただくことがあるのですが、先日、大変熱のこもった嬉しいメールをいただきましたので、ご紹介したいと思います。

お客様の声

「奨学金事業を行っている公益財団法人」にてITシステムを担当されているT様からのメール

当財団は毎年、子どもたちへの奨学金の給付を行っている団体です。
毎年、12月~1月に奨学金の申込を郵送で受け付けており、2月~3月には外部の選考委員に東京の事務所に物理的にお越しいただいて、紙の申込書類を確認しながら選考審査をしていただいておりました。

2020年2月~3月の選考審査は、ギリギリ上記の方法でなんとかなりました。ただし、新型コロナウイルス感染拡大の影響を考えれば、次の年はそうもいかないだろうということで、2020年4月ごろから「オンライン選考審査」を想定したシステム選定を開始し、価格・セキュリティ・使いやすさを高い水準で備えたFleekdriveを選びました。
ちなみに、常勤職員は私ひとりなので、ほとんど私ひとりでやっています。

学費から塾へ通うための費用、制服購入までさまざまな形で支援を行っている財団ということで、奨学金給付への応募は数百にのぼるそうです。それらの応募書類の管理と選考委員との審査をオンライン化するため、「ひとり情シス」であるT様の模索が始まりました。

そんな中、Fleekdriveの存在を知ったのが、「シーコン・オンラインフォーラム 2020」だそうで、以下のコメントをいただいております。

他社様で恐縮ながら、当財団では先んじて今年7月頃にKintoneを導入しており、現時点での「Kintoneを導入して良かったと思っていることランキング」、第一位が「その関連セミナーでFleekdriveの存在を知ったこと」です。
「シーコン・オンラインフォーラム 2020」、閲覧して良かったです本当に!

その後、Fleekdriveのウェビナー受講、トライアル申込、ワークショップ参加と着実にFleekdriveのサービス理解を深めていただくことになります。
その時もメールでコメントをいただきました。

正直なところ、「一人で管理者になって設定なども全部やる」というのは、割となかなか「大丈夫なのだろうか?」と思っていたところでもありまして…

しかも実を申し上げますと、「今年から色々オンラインの準備をするぞ!」ということで、この度御社にお世話になることとなったオンラインストレージサービス以外にも、必要なサービスの選定・検証・導入など全部ひとりでやっておりまして、もうその時点で「絶対にサポートが手厚いサービスを選ぶ!」と心に誓っておりましたので、こうしてすばらしいサービスに巡り合えて本当に良かったと安堵している次第です。

2020年10月からご契約をいただき、念入りに準備を重ねてきたFleekdrive活用による「オンライン選考審査」、いよいよ実践となります。T様の涙ぐましい取り組みが以下に続きます。

オンライン化を進めていく上で、最も不安だったのは選考委員の皆様のITへの習熟度です。
教育分野などで長年尽力されてきた先生方(つまりある程度年配の方)に、ほぼボランティアで選考審査にご協力いただいているという状態だったので、「パソコンのことはほとんどわからない」方がほとんどでした。
具体的には、送られてきたメールの「件名」に要件が全部書いてあって「内容」は空欄とか、できるだけわかりやすい表現で「ご自宅にパソコンはありますか?OSなどはわかりますか?」って聞いたら、「家にパソコンとプリンターはあるので印刷できます」みたいな答えが返ってくるとか、そんな感じです。(印刷できるかどうかなんて聞いていないし、そもそも何か印刷いただくつもりもないですし…)
何かあったとき、選考委員をサポートするのも私ひとりなので「本当に大丈夫か?」という感じでした。

あまりに不安だったので、遠隔操作でサポートできるようにしたノートPCを用意して、「このアイコンをダブルクリックしたら審査フォルダ(Fleekdrive)が開きます」、「審査フォルダのログイン画面のID・パスワードは最初から入力されているのでそのままログインできます」というような感じで選考委員の皆様にお送りしました。
(この時点でセキュリティ上ちょっとアレなのはご容赦ください…)

そのうえで、遠隔操作も含めて、1対1でのビデオ通話で操作説明を繰り返したのですが、「Fleekdrive」にログインしてから、フォルダ内のPDFを確認して、閉じて、また次のPDFへ。または、別のフォルダを開いて、そこにある書類を確認して…といった基本的な操作はまったく迷われず、スムーズに進めていただくことができました。
あらかじめPDFのダウンロードなどは全て禁じており、閲覧以外何もできないようにしていたので、うっかり操作を間違えても、セキュリティ上問題があるようなことは何も起きず、選考委員の皆様からも「これならわかりやすい、安心だ」と口々にお褒め戴きました。

「オンライン選考審査」を行ううえで、最も利用頻度が高いFleekdriveについて、「あ、これなら使えそう」というような第一印象を持っていただくことができたのはかなり大きく、恐らく選考委員の皆様にも、オンライン選考審査に対する安心感をお持ちいただけたものと思います。

お陰様で、初めての取り組みとなったオンライン選考審査は、想像していた以上にスムーズに完了しました。
唯一のトラブルといえば、選考委員に「財団から送られたPCの調子が突然悪くなった。起動しなくなった」と言われたので、「急いで対応します!」と言って遠隔で確認したら、NumLockがオンになっていて、Windowsログインパスワードの数字を入力できていなかった(ご本人には悪気はありませんでした)くらいです。
こんな感じのITリテラシーの方でも、Fleekdriveはまったく迷わず使っていただくことができました。

始める前は、「オンラインはあらゆる意味でものすごく不安だ」というご意見が多かったものの、終わったあとは「東京の事務所に行く必要がなく、好きな時間帯に家で審査できて楽だった。来年も続けてほしい」といった声を多くいただきました。
もちろん自分も、これなら来年以降もオンライン選考審査を続けられると確信しています。
これはひとえに、Fleekdriveの使いやすさのおかげです。

改めて、このようなすばらしいサービスをご提供いただき、心から感謝申し上げます。
当財団が、無事に今年の奨学金の選考審査を終えることができたのは、間違いなく貴社のおかげです。

オンライン選考審査はひと段落しましたが、今後は、決算書類などを外部の監事にご確認いただく必要があります。この「オンライン監査」に向けて、またFleekdriveを活用していく予定です。

ほほえましいトラブルはあったものの、Fleekdriveのわかりやすいインターフェースとアクセス管理をうまく活用したことによって、ITリテラシーの壁を乗り越えて「オンライン選考審査」は無事に終えられました。この成功の裏には、選考委員の皆さまに対するT様のきめ細かい支援があったことには他なりません。

現在、すでに「オンライン監査」の準備に入られているとのことですので、折を見てまたお話を聞かせていただきたいと思います。

T様、ありがとうございました!

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