Fleekdriveは「電子帳簿保存法オプション」の正式版をリリースしました。
電子帳簿保存法オプションにより、企業で取り扱うファイルをひとつのプラットフォームで管理することができ、分断しがちなフロントオフィスとバックオフィスをつなぎます。
また、正式版リリースを記念したキャンペーンを開始します。
電子帳簿保存法ってなに？
電子帳簿保存法とは、紙の書類を電子データで保存する法について定めた法律です。
企業にとって以下のようなメリットが挙げられます。
紙の保管、郵送、印刷などのコスト削減：保管スペースの確保、管理、輸送が不要となり省スペース化を実現
デジタル化によるコンプライアンスの強化：紙からデータに移行することで、情報漏えいのリスクが減るうえ、災害などのBCP対策に繋がる
働き方改革推進：書類をデータ化することで、テレワークの促進・定着に繋がる
実現するためにクリアしなければいけない課題
電子帳簿保存法に対応するには下記5つの要件をクリアする事が求められます。
- 要件1：保存義務 電子化したデータは7年間保存しておく必要がある
- 要件2：真実性の確保 データの改ざんがされていない事を証明する必要がある
- 要件3：見読性の確保 データをすぐに検索できて、内容を確認できる状態にする必要がある
- 要件4：関連書類の備付 利用するシステムやサービスの概要書、マニュアルを用意する必要がある
- 要件5：検索性の確保 取引や契約日、取引金額などを検索できる必要がある
Fleekdriveが提供する電子帳簿保存法オプションは、改正された電子帳簿保存法に準拠したデータ保存の仕組みを簡単に構築できます。
ペーパーレス化がなかなか進まない経理部門の業務を効率化し、企業のデジタル化・ワークスタイル変革を促進します。
電子帳簿保存法オプションの書類処理の流れ
電子帳簿保存法オプションでは、ファイルのアップロードから承認・保管・削除まで対応可能です。
特徴1：かんたん操作でデジタル化
請求書やレシートなどの紙媒体は、ワンステップで電子保管。
無駄のないシームレスな連携で、デジタル化を促進します。
電帳法オプションでは、4条3項「スキャナ保存」、7条「電子取引」の２種類に対応し、デジタル化の入口となる機能や要件を取り揃えています。
とくに課題としてあがるペーパーレス化では、スキャナ端末*1と連携することで、スキャンした紙の請求書・契約書などを、手間なくそのままFleekdrive内に保管することができます。
その他、スマホで撮影したレシートなどもアプリ上から直接アップロードすることで大幅な工数削減に導くことが可能です。
特徴2：安心安全なファイル保管
承認した書類はタイムスタンプを自動付与。データの改ざんを防ぎ、大切な書類を守ります。
タイムスタンプ機能により、誰がどの文書をどのように変更したのかを見える化し、電子化した書類が「原本であること」を証明します。
承認する際に自動付与されるため、複雑な手順を踏むことなく真実性を担保した承認フローを確立できます。
また、保管されたデータは権限が与えられたユーザしかアクセスできないため、企業の機密情報をしっかり守れます。
特徴3：見たい書類がすぐ手元に
取引情報に基づいた複数条件での検索が可能です。
取引日･取引先･金額･担当者など、幅広く検索できるほか、複数の条件を組み合わせることで膨大なデータの中から必要な書類を見つけ出します。
また、高品質な解像度や階調を担保しているため、見つけたものの何が書いてあるかわからず処理できないといった心配もありません。
上記の図のように検索条件を複数設定できます。
期間の範囲指定や一致条件指定（AND、部分一致など）が可能です。
特徴4：誰でもわかるインターフェース
直感的でわかりやすいインターフェースで操作に迷うことがありません。
馴染みのあるツリー構造やシンプルな操作項目、書類の申請から承認・保管へ至るまでのフローも手順が少なくお手軽に。
初めて操作する場合でも直感的に触ることができます。
属人化に陥りやすい操作や機能は一切なく、知りたい仕様は専用のサポートサイトから欲しい情報のみを得ることで、覚えきれない分厚いマニュアルは不要、本来の業務に従事しやすい体制づくりをサポートします。
電子帳簿保存法オプションの対応について
Fleekdrive+電子帳簿保存法オプションによるDX改革
1つのプラットフォームで統合管理することで無駄なやりとりを減らし、分断しがちな部署間コミュニケーションや企業課題の解決をサポートします。
Fleekdriveの電子帳簿保存法オプションについてはいかがだったでしょうか。
電子帳簿保存法の改正においては2年の猶予（2023年12月末まで）がありますが、いずれは必ず対応しなければなりません。
正確に、効率的に対応するためにも、ぜひFleekdriveの電子帳簿保存法オプションの利用を検討いただけますと幸いです。
