2022年1月の電子帳簿保存法の見直しと改正（詳しい改正内容はこちら）の最新要件を満たす機能とユーザビリティの強化を目的とした「Fleekdrive 電子帳簿保存法対応オプション（以下、電帳法OP）」を近日公開予定です。
電帳法OPを導入することでFleekdriveの使い勝手はそのままに、
- 近年、増加傾向にある電子取引書類を法令に順守した形でオンライン保存
- 保存ファイルへのタイムスタンプ
- 専用に作成されるワークフローを用いた管理体制の強化 など
法令を遵守しながら、Fleekdriveの強みである「ファイルコラボレーション」をより多くのお客様に体験していただき、安心安全なデータ保管を実現します。
Fleekdriveの強み ファイルコラボレーション
いつでも、どこからでもファイルのアップロードがセキュアに共有できるFleekdriveでは現代のビジネスニーズに沿った、ファイルの種類を問わないすばやいファイル保管と共有が可能です。
電帳法OPを導入することで実現できること
保管スペース内のデータには一括検証可能なタイムスタンプが付与されます。保管されたデータには「いつ」「どこで」「誰が」などの項目を自由に入力できる属性項目の設定をご利用者様が自由に設定することが可能です。
電帳法OPを利用することで、間違ったデータを安易に保管するのではなく、確立したワークフローに沿った管理体制を確立することができます。保管されたデータはオンライン上に保管されていますので、場所や時間を問わず検索・確認・閲覧を行うことができます。
たとえば、
外出先から領収書をスマホで写真を撮ってすばやく電子申請→原本の紛失や申請漏れを防止
出社しなくても承認出来るワークフローとオンラインの保管環境→働く場所にとらわれない働き方の構築とBCP対策など
幅広い働き方に対応してきたFleekdriveの電帳法OPに加入することであらゆる電子ファイルをオンラインで繋ぎ、効率的な管理体制を構築することができます。
電子帳簿保存法におけるFleekdriveの取り組みについて
電子帳簿保存法では大きく分けて以下の図のような4つの区分に分けられます。
- スキャナ保存 紙で受領・作成された書類を画像データで保存
- 電子取引 電子的に授受した取引情報をデータで保存
Fleekdriveの電帳法OPは「スキャナ保存」「電子取引」の2つに関連する書類保存先として適合しております。
※電子帳簿保存、電子書類保存につきましては作成から保管までの一貫したサービス環境が求められるため、作成機能を有しないFleekdriveは該当しておりません。
Fleekdriveが対応する具体的書類内容
スキャナ保存
請求書、納品書、見積書など相手から授受した取引関係書類
電子取引
請求書、納品書、見積書、注文書、注文書請書などデータで授受した取引情報
これらのデータを電帳法OPの専用スペースにて保管することで、正式な取引データとして保管されることになります。
詳しい適合の条件として以下が挙げられます。
- 保存義務 保存より記録事項を速やかに整然とした形式および明瞭な状態で出力できること
- 真実性の確保 保存されたデータが改ざんされていないことを求めるもの
- 関連書類の備付 システム関連書類等（操作マニュアル等）を備え付けていること
- 見読性の確保 保存されたデータを検索できてすぐに表示できるよう求めるもの
- 検索性の確保 日付または金額の範囲指定により検索できること
電子帳簿保存法の見直しと改正は、電子取引の促進やテレワークの推進、記帳水準の向上が目的です。ペーパーレス化が広く普及している現状に伴い書類の保存要件が大幅に緩和されることや、電子取引情報の電子データ保存が義務化されることが大きなポイントです。ぜひこの機会にFleekdrive電子帳簿保存法オプションで安心安全なファイルコラボレーションを体験してください。
価格は製品リリース時に掲載させていただきます。完成をお待ちください！
