仕事上のミスはゼロにしたいものですが、絶対にミスを防げる対策方法というものは残念ながらありません。ですから、ミスが発生する可能性を限りなくゼロに近づけるという方向で努力するようにしましょう。
ミスの起こる確率だけでなく発生するミスを軽減する方法もありますから、ミスが起こりやすいシチュエーションを分析し、それぞれの状況に合った対策をとることが大事です。ここではミスの種類別に対策方法を2つずつ、全部で6つ紹介します。
確認漏れのミスは確認の仕組みづくりで対策！
仕事上のミスで特に多いのは確認漏れによるミスです。そのため、防止のための仕組みを作り取り入れることでミスが大幅に減ることも期待できます。確認漏れのミスを防ぐ仕組みとしては次の2つが考えられます。
・対策1：作業者とチェック者は別にする
作業を行った人は正しく作業ができた前提でチェックをしてしまいがちです。このようなときに見落とすミスは、作業を行った人と別の人が異なった視点でチェックをすると軽減します。
ミスがない前提で見落としていたミスを、ミスがある前提でほかの人がチェックすると発見しやすくなるからです。あらかじめ見落としやすいチェックポイントをピックアップし、どのような点を重点的に見ればよいかを決めておくと、効率的かつ有効なチェックができます。
チェックシートの活用を含め、チェックの仕組みづくりをすることが大事です。
・対策2：確認までを終えてはじめて仕事が完了するという意識を持つ
仕事に対する意識がミスを減らすことに繋がります。一通りの作業が済んだ時点で仕事が終わりだと考えると、チェックは余分な作業ですから手早く簡単に終わらせたいと手を抜きがちです。しかし、チェックが済んで初めて仕事が完了だと考えると、チェックが済むまで仕事が終わらないため、最後まで真剣に確認作業を行えます。
うっかりミスを防ぐには普段の習慣が肝心！
うっかりミスを減らすためには、まずどんなときに「ついうっかり」が起こるのかを調べることが欠かせません。うっかりとは注意力不足で起こるものですから、仕事を覚えている段階や、集中力がある時間帯には起こりにくいものです。
仕事の流れに慣れてきた時期や集中力が途切れる時間帯に起こりやすいと考えて対策を練りましょう。うっかりミスの対策方法としては次の2つが有効です。
・対策1：短期集中型で取り組む
うっかりミスは注意力不足によって起こります。注意力の高い状態は長時間持続できるものではないため、高い注意力が維持できる短時間に仕事を集中して行うことがミスの低減に繋がります。適度に休憩を挟みながら、集中すべき時間を短く区切ることも有効です。
・対策2：メモをきちんと取る習慣を身につける
うっかりミスは、やるべきことを手順通りにしなかったり、余計なことをしてしまったりしたときに起こります。ですから、うっかりミスはしっかりとメモを取ることで防げます。ただし、メモはただ書けばよいというものではありません。
あとで確認するときに読めること、どこに書いてあるかがわかることが重要です。何をどこにどのように書くかというルールをあらかじめ決めておきましょう。
コミュニケーション不足によるミスは会話が最善策！
周りとのコミュニケーションが不足しているときにもミスが起こります。コミュニケーション不足によるミスを防ぐ対策方法としては次の2つが挙げられます。
・対策1：業務の大小にかかわらず報告、連絡、相談の徹底
仕事を行ううえでの基本的な考え方に「ホウ・レン・ソウ」というものがあります。報告、連絡、相談をしっかり行えば、ミスが起こることを未然に防ぐことができ、たとえミスが起こっても、影響が小さいうちに対策することができます。
報告ができていれば、部下の仕事の進捗状況を上司が把握できるため、ミスが起こる前に気づきやすくなります。些細なことでも連絡を取り合う環境を作っておけば、複数の目による業務のチェックが可能です。判断に迷うときでも気軽に相談できる相手がいれば独断によるミスは起こりにくくなります。
・対策2：部署内外のコミュニケーションの活性化
コミュニケーション不足によるミスは、伝達の過程で話の内容が正しく伝わらないことが原因になっているケースもあります。
定期的にイベントを開催するなどして、部署内はもちろん、部署外の人とも気軽に話せる関係性を築いておくと、コミュニケーション不足によるミスは減らせます。デスクワーク中心で他部署とあまり関わる機会が少ない人ほど重要な取り組みです。
仕事で生じるミス… みんなはどんな対策をしている？
最後に、みなさんが仕事上のミスを減らすためにどのような対策をしているかアンケートを取ってみました。
【質問】
仕事でミスをしたときにどのような対策をしていますか？
【回答結果】
フリー回答
【アンケート概要】
調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 – 29 30 – 39 40 – 49 50 – 59 60 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年08月29日～2017年09月05日
有効回答数：100サンプル
- 報告、連絡、および相談の上での対処。けっしてどんな事でも個人で対処はしないこと。（30代/正社員/男性）
- 自分以外の人が関わっている場合には、まず迷惑をかけたことをお詫びした上で、ミスした部分を早急にやりなおします。やり終えた後、ミスが起こった原因をふりかえり、再発を防ぎます。（40代/個人事業主・フリーランス/女性）
- 仕事でミスをしたときは、できるだけ早く対処するようにしています。これまでの経験で、自分ひとりであれこれ善後策を講じるよりも、早く報告して他の人たちの知恵や力を借りた方がはるかに有効だと感じました。気持ちも楽になります。（50代/男性/正社員）
- なぜ起こってしまったかなど分析したり、記録に残したりして、職場で共有して同じミスをしないようにします。（60代/パート・アルバイト/女性）
- 同じミスを繰り返さないように自分のデスクや部屋の目立つところにミスしがちな点を書いて、仕事に行く前や、帰宅後にチェックしています。（30代/派遣社員/女性）
- 仕事でミスをしてしまったときは、まずは被害が広がらないように押さえてから、対処方法を考えてからミスを報告、その後原因をまとめ二度と起こらないように施策を報告する。（30代/正社員/男性）
報告と共有が再発防止に繋がる
今回のアンケートでは、ミスがわかった時点ですぐに報告をし、自分ひとりで解決しようとしないことを対策の基本として挙げている人が目立ちました。また、同じミスを繰り返さないために原因を分析し、防止策を実行することが大事だという意見も多く聞かれました。ミスは起こる前提で対策を考えておくこと、ミスが起こったときは周囲とミスが起こった原因などの情報を共有し、職場全体でミスを起こさない仕組みをつくることがミスを減らすポイントになるようです。
仕事のミスは起こるもの！大事なのは繰り返さない仕組み！
どんなに気をつけて業務を行おうとも、ミスというものは誰にでも起こり得るものです。
重要なのはそのミスが起きないために、作業手順のマニュアル化や手入力等のアナログ業務を出来る限り撤廃しデジタル化するような仕組みづくりが必要です。
また、そういった仕組みづくりをするのにオンラインストレージを活用するのも一つの手段となります。Fleekdriveでは、ファイル毎にチャットで直接やりとりをすることが可能なため、疎かになりがちなコミュニケーション不足も解消出来るほか、アクセス権限の設定によりファイルを添付したメールの誤送信が起きてしまっても閲覧できない状態となっているため、リスクヘッジを図る事が出来ます。
資料ダウンロード『Fleekdrive 概説書』些細なミスから大きなトラブルへ発展する事もあるので、しっかりとミスが起きない体制を整えて仕組みづくりを実施しましょう。
