電子帳簿保存法は、国税に関する書類の電子データ保存・管理方法について定めた法律です。2022年1月の改正では、PDFデータのタイムスタンプに関する規定が緩和され、場合によっては不要となりました。しかし、タイムスタンプが不要となるには、いくつかの要件を満たす必要があります。今回の記事では、電子帳簿保存法のタイムスタンプに関する情報をまとめました。PDFへのタイムスタンプが不要になる要件も詳しく紹介していますので、参考にしてください。
電子帳簿保存法ではタイムスタンプは保存要件のひとつ
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの付与は、保存要件として守るべき条件の一つです。まずは「タイムスタンプとは何か」について理解することから始めましょう。
タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、刻印によって以下の2つの事項を証明するためのものです。
- タイムスタンプを付与した時点から電子書類が存在していること
- タイムスタンプの付与以降、書類の内容が変更されていないこと
電子データはコピーがしやすく「原本かどうかの区別がつかない」「内容を変更しても痕跡が残らない」などの懸念があります。タイムスタンプはそうした課題を解決し、電子データの信頼性を保証するためのものです。
電子帳簿保存法でタイムスタンプが不要になる要件
改正電子帳簿保存法では、要件を満たすことでタイムスタンプが不要となります。電子帳簿等保存の場合、スキャナ保存・電子取引の場合で要件が異なるため、順番に見ていきましょう。
電子帳簿等保存の場合
2022年の改正により、電子的に作成された帳簿などの電子データのタイムスタンプ要件が緩和されました。以下の条件を満たしている会計ソフトやシステムによって作成した電子データに関しては、タイムスタンプが不要となります。
- 電子データの訂正・削除ができない
- 内容を訂正・削除した履歴が確認できる
上記の条件を満たしたシステムであれば、電子データの信頼性を確保することができるため、タイムスタンプを付与する必要がありません。
スキャナ保存・電子取引で不要になるケース
スキャナ保存においても、内容を訂正・削除した履歴が確認できるシステムやクラウドにおいて、入力期間内に保存したことが確認できる場合は、タイムスタンプが不要です。入力期間とは「スキャンしなければならない期間」のことです。この期間は、受領から最長約2か月と概ね7営業日以内と定められています。タイムスタンプが必要となる場合も、タイムスタンプの付与期間は「入力期間内」とされています。
電子取引でも、発行者がタイムスタンプを付与している場合、または要件を満たしたシステムを利用している場合は、受け取る側はタイムスタンプの付与が不要となります。
タイムスタンプ機能がついたシステムの利用がおすすめ
電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプに関する要件が緩和されています。とはいえ、細かい要件を理解しておかなければ法対応ができません。「取りこぼしなく、法対応ができる体制を整えたい」という場合は、タイムスタンプ機能が付いた文書管理システムの導入がおすすめです。
タイムスタンプ機能がついたシステムのメリット
タイムスタンプ機能がついたシステムを活用する最大のメリットは、改正された法律に対応しながらも、業務効率化を図れる点です。システムを利用することで、タイムスタンプの付与はもちろん、電子データの受け取り側となった場合のタイムスタンプの有無の確認も含めて、円滑に対応できます。また、業務の効率化が見込めるのは、タイムスタンプへの対応だけではありません。改正電子帳簿保存法に対応し、あらゆる国税関係書類をオンライン上で安心かつ効率的に管理することが可能です。
電子帳簿保存法に対応したFleekdrive
企業向けオンラインストレージのFleekdriveは、タイムスタンプ機能をはじめとする、改正電子帳簿保存法に対応した電子帳簿保存法オプションを提供しています。電子帳簿保存法オプションは、国税に関するあらゆる書類を、電子帳簿保存法に対応した形で電子保存・管理が可能です。導入により、法対応に必要な「保存義務」「真実性の確保」「見読性の確保」「関連書類の備付」「検索性の確保」の5つの課題をクリアすることができます。
タイムスタンプに関しては、ストレージ上にアップロードされた電子文書などの書類を承認する際に自動付与されるため、複雑な手順が必要ありません。その上で誰がどの文書をどのように変更したのかを可視化し、書類の真実性を確保することが可能です。Fleekdriveを使えば、業務効率化を実現しながら、法に対応した安心安全なファイル管理を実現できます。
電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプに関する要件が緩和されました。しかし「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分によって、要件が異なります。それぞれの要件を理解した上で、電子データ保存体制を整えることが重要です。法令に対応した文書管理を行うためには、電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージの導入が効率的です。Fleekdriveの電子帳簿保存法オプションの利用を検討してみてください。