請求書や契約書、領収書などの管理が煩雑になり、文書管理システムの導入を検討する企業は少なくありません。特に、経理部は請求書、法務部は契約書、営業部は取引関連資料といったように、部署ごとに管理方法や保存ルールが異なり、全社的なガバナンスや法令対応に不安を抱える情報システム部門・管理部門の担当者も多いでしょう。
その際に気になりやすいのが、電子帳簿保存法への対応です。紙やPDF、クラウド上のデータが混在するなかで、「どの書類を保存すべきか」「どこまで対応機能が必要か」「現場の運用負荷を増やさずに法要件を満たせるか」と迷う担当者も多いでしょう。
本記事では、法人向け文書管理システム「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、電子帳簿保存法の基本を整理しながら、文書管理システムでどこまで対応できるのか、導入時のポイントをわかりやすく解説します。
Contents
文書管理システムで電子帳簿保存法に対応できる？
文書管理システムを活用すれば、電子帳簿保存法への対応は可能です。ただし、システムを導入するだけでは不十分で、法要件を満たす機能や運用ルールを整備する必要があります。
電子帳簿保存法には、主に以下の3つの保存区分があります。
| 保存区分 | 具体的な保存方法 |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで作成した帳簿・決算関係書類・取引関係書類を電子データのまま保存する |
| スキャナ保存 | 紙で受領・作成した請求書や領収書などをスキャンして電子保存する |
| 電子取引 | メール添付のPDF請求書や領収書、EDI、クラウドサービスで授受した取引情報などを電子データのまま保存する |
このうち、文書管理システムが特に活用されるのは「スキャナ保存」と「電子取引」です。紙と電子データが混在する環境でも、保存先を一元化しやすくなります。
特に電子取引データは、紙に印刷して保管するだけでは要件を満たせません。電子のまま保存し、必要なときに確認・検索できる状態にしておくことが重要です。また、スキャナ保存では、適切な保存手順や改ざん防止の仕組みが求められます。
そのため、文書管理システムには、取引日・金額・取引先などで検索できる機能や、訂正・削除履歴を確認できる機能が求められます。こうした機能を活用することで、電子取引データ保存で求められる真実性や可視性、検索性の向上につながるでしょう。
ただし、電子帳簿保存法への対応はシステムだけで完結するものではありません。保存対象となる書類を整理したうえで、保存ルールや運用フローを整備し、継続的に運用することが重要です。
文書管理システムについて、詳しくは以下の記事を参考にしてください。導入のメリットや、運用の注意点などをわかりやすく解説しています。
関連記事：文書管理システムとは？導入のメリットと注意しておきたいポイント
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入する3つのメリット
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入することで、電子取引データの保存要件を踏まえた運用を進めやすくなる点が大きなメリットです。ここでは、法対応と日常業務の両面で得られるメリットを3つ紹介します。
- 紙書類を減らして保管スペースを有効活用できる
- 必要な書類をすぐに探せて監査・税務調査にも対応しやすい
- アクセス権限や操作履歴を管理して情報漏洩リスクを抑えられる
1. 紙書類を減らして保管スペースを有効活用できる
文書管理システムを活用して書類の電子化やクラウド管理を進めると、紙書類の保管負担を減らしやすくなります。請求書や契約書、領収書などをデータで管理しやすくなるためです。
特に、電子帳簿保存法への対応を進める過程では、電子取引データを電子のまま保存する必要があり、紙中心の管理を見直す場面も増えます。結果として、キャビネットや倉庫へ保管する書類の量を減らしやすくなる点はメリットです。また、紙の劣化や紛失リスクを抑えながら、災害時にもデータを残しやすくなります。
2. 必要な書類をすぐに探せて監査・税務調査にも対応しやすい
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入すると、必要書類を条件検索しやすくなります。電子帳簿保存法では、原則として取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態が求められるためです。
例えば、「2026年4月」「A社」「10万円以上」といった条件で請求書を絞り込めれば、税務調査時も必要書類をすぐ提示しやすくなります。また、日常業務でもメールや共有フォルダを一つずつ確認する手間を減らせるため、社内で必要な書類を探したいときにも確認しやすくなるでしょう。
3. アクセス権限や操作履歴を管理して情報漏洩リスクを抑えられる
電子帳簿保存法対応の文書管理システムでは、アクセス権限や操作履歴を管理しやすくなるため、情報管理を強化しやすくなります。例えば、契約書は法務部だけ、請求書は経理部だけが編集できるよう設定すれば、不要な閲覧や誤操作を防ぎやすくなります。また、誰が・いつ・何を更新したかを履歴として残せるため、誤削除や不正な変更にも気づきやすくなるでしょう。
このように、書類ごとに閲覧・編集権限を分け、操作履歴を確認できる状態を整えることで、情報漏洩対策にもつながります。
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入する際の3つの注意点
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入する際は、以下3つの注意点を確認し、自社に合うサービスを導入しましょう。
- 初期費用や月額利用料などのコストを事前に把握する
- 既存の書類管理フローを見直し運用ルールを整理する
- 従業員への操作教育と運用定着の体制を整える
1. 初期費用や月額利用料などのコストを事前に把握する
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入する際は、初期費用や月額利用料だけでなく、法対応に必要な機能やオプションを含めた総コストを事前に把握することが重要です。選ぶサービスによって、必要な費用が変わるためです。
例えば、検索要件への対応や訂正・削除履歴の管理、タイムスタンプ付与などが標準機能に含まれるサービスもあれば、別料金のオプションとして提供されるサービスもあります。さらに、OCRやワークフロー、外部連携まで活用したい場合は、その分費用が上がることもあります。
そのため、電子帳簿保存法への対応をどこまで求めるのか、あわせて日常の文書管理や社内共有にも使いたいのかを整理したうえで、必要な機能とコストのバランスを見ながら検討することが大切です。文書管理システムの導入にかかる費用について、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
関連記事：文書管理システムの価格相場｜タイプ別の目安と比較時の注意点を解説
2. 既存の書類管理フローを見直し運用ルールを整理する
システム導入前には、書類の保存ルールを整理しておくことが重要です。運用ルールが曖昧なままでは、文書管理システムを導入しても保存漏れや二重管理が起こりやすいためです。
例えば、請求書は経理、契約書は営業、領収書は各担当者が管理していると、保存場所がバラバラになりやすくなります。特に、メール添付PDFやクラウド受領データは電子のまま保存する必要があり、電子帳簿保存法では取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態も求められます。保存する担当者や登録場所、命名ルールなどを決めておくと、税務調査時だけでなく、日常業務でも必要な書類を確認しやすくなります。
3. 従業員への操作教育と運用定着の体制を整える
文書管理システムは、従業員が迷わず使える状態を整えることが重要です。システムを導入しても、登録方法や確認手順が部署ごとにばらつくと、保存漏れや二重管理が起こりやすくなるためです。
例えば、受け取ったPDFを誰が登録するのか、OCRで読み取った内容を誰が確認するのか、承認後の書類をどこに保存するのかが曖昧だと、一部の社員だけがローカル保存してしまうことがあります。「受け取ったPDFは当日中に登録する」「OCRで読み取った内容は担当者が確認する」といったルールを決めておくと、保存方法のばらつきを防げます。
特に、複数人で書類を扱う場合は、登録・確認・保管の流れをあらかじめ整理しておくことが大切です。必要な書類を後から見返しやすくするためにも、運用ルールを社内で共有しておきましょう。
電子帳簿保存法対応の文書管理システムの選び方3選
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを選ぶ際は、以下3つのポイントを押さえておくことが重要です。事前に確認しておくと、自社に合うサービスを選びやすくなります。
- JIIMA認証の有無で選ぶ
- 会計ソフトや販売管理システムとの連携可否で選ぶ
- 自社で扱う書類の種類や保存形式への対応範囲で選ぶ
1. JIIMA認証の有無で選ぶ
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを選ぶ際は、JIIMA認証の有無を確認することが重要です。JIIMA認証とは、電子帳簿保存法の要件に沿った機能を備えているかを第三者機関が確認する制度です。検索機能や訂正・削除履歴の管理などを自社だけで細かく確認するのは、負担が大きくなりやすいためです。
特に、検索要件や訂正・削除履歴などを文書管理システム側でどこまで満たせるかを判断したい場合、第三者認証の有無は有力な確認材料になります。JIIMA認証がある製品なら、法要件を意識して設計されているかを判断しやすく、導入時の確認工数も抑えやすくなるでしょう。
2. 会計ソフトや販売管理システムとの連携可否で選ぶ
文書管理システムは、既存システムと連携できるかも重要です。請求書や領収書のデータを別々に管理すると、同じ内容を何度も入力する必要があり、転記ミスや入力漏れが起こりやすくなるためです。
例えば、PDF請求書の情報を会計ソフトへ自動連携できれば、手入力の負担を減らしながら、経理処理を進めやすくなります。日々の業務フローに自然に組み込めるかまで確認して、自社に合うシステムを選びましょう。
3. 自社で扱う書類の種類や保存形式への対応範囲で選ぶ
自社で扱う書類や受け取り方法に対応できるかも確認しましょう。企業によっては、紙の請求書、メール添付PDF、クラウド受領データ、チャット共有ファイルなど、書類の受け取り方が混在しています。
対応範囲が狭いと、一部の書類だけ別管理になり、保存漏れが起こりやすくなります。特に電子取引データは電子のまま保存する必要があるため、現場で実際に使われている受領ルートまで確認したうえで選ぶことが重要です。
電子帳簿保存法対応の文書管理システム5選
電子帳簿保存法対応の文書管理システムは、以下の5つです。
| サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
| Fleekdrive | ユーザー課金型（追加オプションあり） | 権限管理・ログ管理・セキュリティ機能を備えた法人向けオンラインストレージ。電子帳簿保存法オプションも提供 | 社内外のファイル共有を安全に運用しながら、電帳法対応も進めたい企業 |
| Box | ユーザー課金型 | メタデータを活用した検索性や外部コラボレーション、外部連携に強いクラウドストレージ | セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業 |
| DocuWare | ユーザー課金型 | 文書管理とワークフロー自動化に強く、請求書処理や承認フローの効率化を進めやすい | 電子帳簿保存法や内部統制を意識して文書管理したい企業 |
| 楽々Document Plus | ユーザー課金型 | 版管理・承認フロー・長期保管に対応し、スキャナ保存・電子取引のJIIMA認証も取得 | 契約書や社内文書を厳格に管理したい中堅〜大企業 |
| Contract One | 個別見積もり型（契約書の取り込み数・利用内容に応じて提案） | 契約書の一元管理・検索・更新期限管理に強い契約業務サービス | 契約書や注文書の管理を効率化したい企業 |
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、電子帳簿保存法への対応を進めながら、社内外で安全にファイル共有や文書管理を行いたい企業向けのオンラインストレージです。クラウド上で契約書や請求書などの文書を一元管理しやすく、オフィス・自宅・外出先など場所を問わず必要なデータへアクセスできます。
また、アクセス権限管理やログ管理、共有機能などを備えており、情報管理を強化しながら運用しやすい点も特徴です。電子帳簿保存法オプションも提供されているため、法要件を意識した文書管理を進めたい企業にも向いています。
さらに、誰でも使いやすいインターフェースを採用しており、ITリテラシーに差がある環境でも運用しやすい設計です。特に、社外とのファイル共有が多い企業や、電帳法対応とセキュリティ強化を両立したい企業に向いています。
電子帳簿保存法への対応範囲の詳細は、資料をダウンロードしてご確認ください。まずは30日間の無料トライアルで操作感を試せます。
2. Box
Boxは、社内外で安全にファイル共有を行いやすいクラウドストレージです。アクセス権限管理や操作ログ管理、共有リンク制御など、法人向けのセキュリティ機能が充実しています。電子帳簿保存法への対応を進めるうえでは、取引年月日・取引金額・取引先などの情報をメタデータとして付与し、検索しやすい状態を整えられる点がポイントです。Microsoft 365やGoogle Workspaceなど外部サービスとも連携しやすく、既存の業務環境を活かしながら運用したい企業に向いています。
出典：Box
3. DocuWare
DocuWareは、請求書や契約書などの文書をデジタル管理し、業務フローまで効率化しやすい文書管理システムです。OCRによるデータ化、自動仕分け、承認ワークフローなどに対応しており、紙文書を含めた管理を進めやすい特徴があります。文書管理とワークフロー自動化をあわせて進めたい企業に向いています。
出典：DocuWare
4. 楽々Document Plus
楽々Document Plusは、契約書や社内文書、図面などを一元管理しやすい国産の文書管理システムです。版管理や承認履歴、アクセス権限管理などに対応しており、文書統制を行いやすい特徴があります。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」「電子取引」に必要な機能を備え、JIIMA認証も取得しているため、法要件を意識して導入を進めたい企業にも向いています。
5. Contract One
Contract Oneは、紙と電子の契約書をまとめて管理しやすい契約業務サービスです。AI-OCRによる契約情報のデータ化に対応しており、契約内容の検索や更新期限の管理を行いやすい特徴があります。契約書の保管だけでなく、契約情報を一覧化しながら管理しやすい点も特徴です。請求書や領収書全般というより、契約書や注文書の管理を効率化したい企業に向いています。
出典：Contract One
電子帳簿保存法対応の文書管理システム「Fleekdrive」の導入事例3選
ここでは、実際にFleekdriveを導入した企業の事例を紹介します。電子帳簿保存法への対応を直接目的とした事例だけでなく、帳票の作成・保管・検索をクラウド上で整理し、法対応の基盤整備につなげた事例も含めて見ることで、自社での運用イメージをつかみやすくなります。
- 電子帳簿保存法にも対応したDX化を実現｜株式会社リバイブ
- 電子帳簿保存法対応に向けた紙からクラウドへの転換｜日本化学産業株式会社
- 帳票作成から保管まで一元化し電帳法対応と業務効率化を両立｜株式会社プルークス
また、Fleekdriveは数千名規模の企業から数十名規模の企業まで幅広く活用されています。自社環境で動作を試したい場合は、30日間の無料トライアルで操作感を確認できます。
1. 電子帳簿保存法にも対応したDX化を実現｜株式会社リバイブ
Fleekdriveを導入した株式会社リバイブでは、これまで複写紙で管理していた帳票業務をクラウド化し、電子帳簿保存法への対応を含む文書管理体制を整えました。導入前は、案件情報が営業担当者ごとに属人化しており、書類確認や情報共有に手間がかかっていました。
Salesforceと連携したFleekform・Fleekdriveを活用し、帳票作成から保存までを一元化。注文書や注文請書の出力、関連書類の保管をクラウド上で進められるようになり、工数削減とコンプライアンス強化の両立につながっています。さらに、外出先からも案件情報を確認できるようになり、業務効率化にもつながっています。
導入事例：株式会社リバイブ
2. 電子帳簿保存法対応に向けた紙からクラウドへの転換｜日本化学産業株式会社
日本化学産業株式会社では、少人数の営業担当者が全国の顧客をカバーしており、見積書や報告書、クレーム対応書類などの作成・承認に多くの時間がかかっていました。
そこで、SalesforceとあわせてFleekform・Fleekdriveを導入。Salesforce上の情報から所定フォーマットの帳票を出力し、承認後の書類をFleekdriveに保管できる仕組みを整えました。
この事例は、電子帳簿保存法への直接対応を主目的とした事例というより、紙中心だった帳票運用をクラウド化し、保存・検索しやすい状態へ整えていった基盤整備の事例として参考になります。紙の回覧や承認待ちによる停滞を減らし、外出先でも報告書作成や資料確認がしやすくなったことで、営業担当者の内勤時間削減と顧客対応力の向上にもつながっています。
導入事例：日本化学産業株式会社
3. 帳票作成から保管まで一元化し電帳法対応と業務効率化を両立｜株式会社プルークス
株式会社プルークスでは、見積書や請求書のデータが営業担当者ごとに管理されており、「最新版がどこにあるかわからない」といった課題が発生していました。また、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応に伴い、書類確認や経理委託先への共有にも多くの工数がかかっていました。
そこで、Salesforceと連携できるFleekdriveを導入。Fleekformで作成した見積書・請求書を案件ごとにFleekdriveへ自動保管し、帳票作成から保存・申請までを同じ画面で完結できるようにしました。
さらに、バージョン管理機能により最新版をすぐ確認できるようになり、確認作業やデータ共有の手間を削減。電子帳簿保存法への対応と業務効率化を同時に進めています。
導入事例：株式会社プルークス
電子帳簿保存法対応の文書管理システムに関するよくある質問
電子帳簿保存法対応の文書管理システムに関して、よくある質問をまとめました。
- 汎用ツール（オンラインストレージ）でも電子帳簿保存法の要件を満たせますか？
- 既存の紙書類やPDFはどのように移行すればよいですか？
汎用ツール（オンラインストレージ）でも電子帳簿保存法の要件を満たせますか？
オンラインストレージでも、必要な保存要件を満たせば電子帳簿保存法に対応できます。ただし、ファイルを保管するだけでは不十分です。特に電子取引データは、電子のまま保存し、必要に応じて日付・金額・取引先で検索できる状態を整える必要があります。あわせて、訂正・削除履歴が確認できる仕組みや、事務処理規程の整備など、改ざん防止の措置も確認しましょう。
そのため、汎用ツールを使う場合は、機能面だけでなく運用面も含めて要件を満たせるかを確認することが重要です。
既存の紙書類やPDFはどのように移行すればよいですか？
既存の紙書類やPDFは、書類の種類ごとに保存ルールを分けて段階的に移行することが重要です。紙を電子化して保存する場合は「スキャナ保存」、メール添付PDFやWeb上で受け取ったデータは「電子取引」として扱われ、それぞれ異なる要件が求められます。
例えば、電子取引データは電子のまま保存し、検索しやすい状態を整える必要があります。一方、スキャナ保存を行って原本を破棄する場合は、一定の解像度での読み取りや改ざん防止のためのタイムスタンプ付与、訂正・削除履歴が残るシステムで保存するなどの要件を満たさなければなりません。
また、過去の書類を一度に移行しようとすると、命名ルールや保存場所が統一されず、かえって検索性が低下することもあります。そのため、まずは請求書や領収書など、法対応が必要な書類から優先的に整理・移行するとよいでしょう。
文書管理システムを導入し電子帳簿保存法を効率的に進めましょう
文書管理システムで電子帳簿保存法に対応するには、単に書類を電子化するだけでなく、保存区分や検索性、改ざん防止、アクセス管理まで踏まえた運用設計が重要です。請求書や領収書、契約書などが紙・PDF・クラウド上に分散していると、保存漏れや検索性の低下につながりやすくなります。
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを選ぶ際は、JIIMA認証の有無、既存システムとの連携性、訂正・削除履歴や検索要件への対応などを確認しながら、自社運用に合った環境を整えましょう。
Fleekdriveでは、電子帳簿保存法オプションを通じて、スキャナ保存や電子取引に対応した運用を進めやすい環境を整えられます。対応範囲の詳細は資料で確認でき、全プラン30日間の無料トライアルも用意されています。まずは自社で必要な機能を整理したうえで、操作感を試してみるとよいでしょう。
