国税関係書類の保存方法が大きく見直された「電子帳簿保存法」。2022年1月に施行された改正法案によって、メールをはじめとする電子取引で受け取った書類については、電子データのまま保存することが義務付けられました。これによって必要な書類に迅速にアクセスできるようになるなど、多くのメリットが生まれました。
ただし、そのためには請求書や領収書などのデータを管理する際に、適切なファイル名に変更する必要があります。そこで今回は、電子帳簿保存法におけるファイル名の付け方について、詳しく解説します。

電子帳簿保存法に合わせたファイル名のつけ方

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことによって、電子データとして受け取った書類は電子データのままでの保存が原則として義務付けられました。それに伴い、今後は今以上に電子化が進み、領収書や請求書などをデータで授受するケースも増えてくるでしょう。
では、その際にファイル名はどのように付ければよいのでしょうか。電子帳簿保存法に合わせたファイル名の付け方について、詳しく見ていきましょう。

電子記録の保存にあたっては検索要件が定められている

電子取引でやりとりした領収書や請求書などのデータを保存する際には、次の3つの要件を満たす検索機能を確保することが義務付けられています。
1つ目は、取引年月日や取引金額、取引先名称などのうち、2つ以上の項目を組み合わせて検索の条件を設定することができること。
2つ目は、日付または金額の範囲指定によって検索ができること。サーバやクラウドサービスを利用してデータを保存する場合も、保存方法にかかわらずこれらの条件を満たしている必要があります。
そして3つ目は、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索ができることです。
ただし、保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、2つ目と3つ目の要件は不要になります。

電子帳簿保存法に合うファイル名は？

電子帳簿保存法に合うファイル名は、取引の日付や取引先、金額などで速やかに検索ができること、日付や金額の範囲を指定して検索できることなど、上記でご紹介した検索要件を満たす形のファイル名をつけましょう。

  • 具体的なファイル名の例：「20230401_株式会社⚫︎⚫︎430000工事費用請求書」

取引日付取引企業取引金額_データの内容」を指定することによって、必要な全ての情報がひと目でわかるため、簡単に検索をすることができます。なお、ファイル名のつけ方が決まったら、それ以降どのデータに関しても同じルールに基づいたファイル名をつけるのがおすすめです。

電子取引データのファイル名の検索要件を確保する方法

電子帳簿保存法に合うファイル名は、取引の日付や取引先、金額などで速やかに検索ができること、日付や金額の範囲を指定して検索できることなど、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索ができることなど、検索要件が定められています。
では、自社に電子取引の取引データを保存するシステムがない場合、どのようにして検索機能の確保の要件を満たせば良いのでしょうか。電子データの検索要件を確保する方法としては、大きく以下の2つの方法があります。

Excelなどで管理を行う

Excelを使用して索引簿を作成することで、検索要件を満たすことが可能です。Excelには「フィルタ機能」と呼ばれる、要件に沿った検索が行える機能があります。取引データに関わる取引年月日やその他の日付、取引金額、取引先などの情報を入力した「索引簿」を作成することで、入力された項目の中から指定の書類を探したり、2つ以上の組み合わせで条件設定をして抽出したりできます。
ただし、扱う書類が多くなるほど運用が困難になったり、手打ちによる入力ミスも発生したりする可能性があります。

電子帳簿保存法システムの導入

電子取引データのファイル名の検索要件を確保するもうひとつの方法としては、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入があります。導入に際しては初期コストがかかりますが、電子帳簿保存法のさまざまな要件や保存ルールを満たすことができます。

Fleekdriveの「電子帳簿保存法オプション」

電子帳簿保存法に対応した電子取引データの保存には、Fleekdriveが便利なツールとしておすすめです。Fleekdriveは、請求書や納品書、契約書といった従来の紙の書類をなくし、あらゆる電子保存から経理DXを実現する電子帳簿保存法対応のオンラインストレージです。電子帳簿保存法オプションをつけることで、あらかじめ指定しておいたファイル命名規則に従って、ファイル名から検索項目を自動で登録し手間を省きます。
また、取引日･取引先･金額･担当者など、幅広く検索できるほか、複数の条件を組み合わせることで膨大なデータの中から必要な書類を見つけ出すことが可能です。

電子帳簿保存法のファイル名の付け方について解説しました。ファイル名の付け方や、検索要件を確保する方法について上記でご紹介した内容を参考にした上で、ぜひFleekdriveの導入をご検討ください。