法人税法や所得税法などをはじめとする国税関係の帳簿や書類を、条件付きで電子保存することを認めた「電子帳簿保存法」。2022年に行われた改正によって、新たにその内容の一部が変更となったのをご存知でしょうか。この記事では、電子帳簿保存法の基礎知識と、2022年の改正内容について、わかりやすく解説していきます。

電子帳簿保存法をわかりやすく

2022年1月に施行された、改正電子帳簿保存法。その変更点を解説する前に、まずは電子帳簿保存法の概要についておさらいしておきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、紙で受け取った請求書などをスマホで読み取ったものや、会計ソフトを使って作成した帳簿など、税金に関するさまざまな書類を電磁的記録（電子データ）として保存する方法について定めた法律のことです。略して「電帳法（でんちょうほう）」と呼ばれることもあります。

電子帳簿保存法の目的

電子帳簿保存法が施行される以前は、会計帳簿や決算書などの書類というのは紙での保管が基本で、データでやりとりされた書類もわざわざ印刷して保存しているケースも少なくありませんでした。そのため、国税関係の帳簿類や証憑類を扱う部署では、印刷にかかるコストや書類を安全に保管するための場所の確保、印刷にかかる手間などさまざまな負担が生じていました。
こうした問題を解決することを目的に1998年に初めて施行されたのが、電子帳簿保存法です。帳簿や証憑を電子データとして保存できることで、業務を効率化し書類を管理する人の負担やコスト削減が可能となりました。

対象書類と保存要件

電子帳簿保存法の対象書類は、仕訳帳や現金出納帳、固定資産台帳などの「国税関係帳簿」、請求書や契約書、領収書などの「国税関係書類」、Web請求書やメールデータなどの「電子取引情報」など大きく3つに分類されます。
また、保存方法は会計システムや文書管理システムなどで作成した帳簿をそのまま保存する「電子帳簿等保存」と、紙で作成・受領した書類をスキャンし、画像データで保存する「スキャナ保存」、電子的に受け取った取引データを電子のまま保存する「電子データ保存」の3種類です。

電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく解説

次に、電子帳簿保存法の改正内容について、詳しく見ていきましょう。電子帳簿保存法は、1998年の施行から時代の流れに応じてたびたび改正が重ねられています。直近の改正は2021年の税制改正に伴うもので、2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されました。その具体的な変更点は以下の通りです。

税務署長による事前承認が不要に

これまでの電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を電子データ保存やスキャナ保存する場合には、税務署への事前申請と承認が必要でしたが、改正電子帳簿保存法では企業にとっても準備の負担が大きかった事前申請が不要になりました。これにより、多くの企業が電子帳簿保存法の適用を受けやすくなっています。

タイムスタンプ要件および検索要件の緩和

タイムスタンプというのは、電子ファイルが確実にその日時に存在していたこと（存在証明）と、取引情報の改ざんが行われていないこと（非改ざん証明）のふたつを証明する技術のことです。
2021年の改正電子帳簿保存法の施行前は、タイムスタンプを3日以内に付与しなくてはいけないなどのルールが決められていたため、事務負担が大きくなっていました。改正後には、取引情報の修正や削除履歴が残るシステムや、取引情報の修正・削除ができないシステムを導入している場合のみ、タイムスタンプの付与が不要と変更されています。また、タイムスタンプが必要な場合であっても、付与期間は最長2ヶ月となりました。

スキャナ保存の「適正事務処理」の要件が廃止

これまでは、帳簿書類をスキャナ保存する場合は、タイムスタンプ付与後に原本とスキャンデータの突合作業などの定期チェックを行う「適正事務処理要件」が義務付けられていましたが、改正後はこれが廃止され、スキャナ保存の際の業務負担が軽減されました。

電子取引におけるデータの電子保存義務化

これまでは、メール添付などで受け取った電子取引の記録は、紙に印刷して保存することが認められていましたが、改正電子帳簿保存法では「電子データで受け取ったものは、電子のまま保存する」ことが義務付けられました。例えば、取引先のウェブサイトから請求書などの書類をダウンロードする場合や、メールに添付された請求書なども、電子でのデータ保存をしなくてはいけません。
ただし、2022年12月公表の令和5年度税制改正大綱では2024年1月以降も猶予措置が設けられ、やむを得ない事情がある場合には、従来通り電子取引の取引情報を紙媒体に印刷して保存する対応も可能です。

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以上、電子帳簿保存法の概要と改正内容について詳しく解説しました。ぜひ、上記でご紹介した内容を参考にした上で、Fleekdriveの導入を検討してみてはいかがでしょうか。