オンラインストレージを個人で利用している方も多いと思いますが、企業で利用する際にはどのような選定基準で判断するべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。個人利用と業務利用では異なる点も多く、選定基準も大きく異なります。この記事では、オンラインストレージの選定基準と共に、ケース別にオンラインストレージを選ぶ方法を解説します。

オンラインストレージの選定は慎重に行いましょう

個人利用であれば、あまり深く考えずに容量だけでオンラインストレージを決めてしまう場合もあるでしょう。しかし、業務利用の場合には、業務のベースとなるものであるため慎重に選定する必要があります。オンラインストレージ上に社外秘のデータなどを保存する機会も多くなり、もしも不正アクセスなどによる情報漏洩などが発生すると、業務に多大な影響を及ぼします。セキュリティ面は特に重要視するべき項目ですが、その他にも業務効率を向上させるための機能が充実したオンラインストレージを選定することをおすすめします。オンラインストレージ一つで、業務フローが大きく変わることもあるため、導入目的や、運用のしやすさなども検討の上、どのサービスを導入するか決めることが重要です。

オンラインストレージの選定基準

オンラインストレージを業務利用する際の選定基準を解説します。特に重要視するべき4つの選定基準を解説しますので、一つずつ見ていきましょう。

使える機能の種類

オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保管できるだけではありません。保管しているデータを共同で編集したり、自動的にバックアップが取得されたりと、業務効率を向上させるための機能が多く備わっています。特に業務利用の場合には、ファイル更新の自動通知機能や共同編集機能、デバイス連携、アクセス制限機能などがあると非常に便利です。

セキュリティ対策の内容

業務利用するオンラインストレージのセキュリティ対策としては、2段階認証やIPアドレス制限、アクセス制限などが基本対策として必須といえます。その他にも、ファイルのウイルスチェックや暗号化機能など、不正アクセスやマルウェア感染、情報漏洩への対策が十分に行われているオンラインストレージを選定しましょう。

利便性

通常業務のICT促進のためにオンラインストレージを導入する場合には、利便性や業務効率の向上も考慮するべきです。例えば、契約書を保管しておき「契約更新日の1ヵ月前にメールで通知する」などの自動化機能が備わっていると利便性が向上します。自動化という観点では、ファイルのバージョン管理やデータをアップロードするだけでデータ変換してメールで送信する、といったワークフローを設定できると便利です。

かかる費用

オンラインストレージを利用する場合、多くは初期費用と月額費用が必要です。料金プランはサービスごとにさまざまですが、選定する際には「安い」という基準だけで選ばないように注意しましょう。実際の使い勝手を確認するために、一定期間無料で利用できるサービスを試してみることもおすすめです。

ケース別のオンラインストレージの選び方

オンラインストレージは利用目的や環境によって選び方が異なります。ここでは、3つのケース別のオンラインストレージの選び方を簡単に紹介します。

セキュリティに厳しい企業の場合

取り扱うデータの秘匿性が高いなど、特にセキュリティを重視する企業の場合は、堅牢なセキュリティの備わったオンラインストレージを選定しましょう。不正アクセス、情報漏洩、マルウェア感染などのセキュリティリスクに対して、しっかりと対策できるサービスがおすすめです。機能の例としては、IPアドレス制限・アクセス制限、ウイルスチェック、暗号化、2段階認証などが備わっているオンラインストレージを選ぶとよいでしょう。

少ない人員で運用する場合

少人数で運用する場合には、特に利便性や業務効率の向上に注目して選定することをおすすめします。ファイルの共同編集や編集時のチャット機能、自動アーカイブ機能、モバイルアプリ利用などの機能が充実していると利便性が向上します。規模が小さくコストもおさえられる可能性が高いため、積極的に導入を検討して利便性・業務効率の向上を目指しましょう。

利用している他のソフトが多い場合

社内システムやクラウドサービス、会計ソフトなど利用しているサービスやソフトウェアが多い場合には、それらと連携できるオンラインストレージを選びましょう。API連携が可能なオンラインストレージもあり、既存システムと連携して自動でアップロード・ダウンロードなどのアクションをさせることも可能です。連携可能なサービスやAPI連携などの有無も、オンラインストレージを選定する際の基準になります。

オンラインストレージの業務利用にはFleekdriveがおすすめです！

オンラインストレージを選定する際には、はじめに目的を明確にすることが重要です。その上で、この記事で解説した選定基準をもとに進めてみましょう。企業向けオンラインストレージのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるサービスです。わかりやすいインタフェースと、セキュリティ・利便性向上のための機能を多数備えています。Fleekdriveはファイルの暗号化やウイルスチェック、IPアドレス制限などのセキュリティ対策に万全を期し、クラウドセキュリティの国際規格である「ISO/IEC 27017」を取得しています。

Fleekdriveは30日間無料でお試しいただけるため、オンラインストレージの選定でお悩みの場合には一度試してみてはいかがでしょうか。