企業向けクラウドサービスの導入を検討する際に、懸念点となるのが「既存の社内システムに適合するのか」といったものです。費用と時間をかけて導入した企業向けクラウドサービスがうまく社内システムと適合せず、全面改修・廃止するのは避けたいところです。既存の社内システムにフレキシブルに対応し、カスタマイズして利用できるのが「Fleekdrive」です。Fleekdriveは、既存の社内システムで運用されている企業にも導入していただきやすいように、汎用性の高い機能を実装しています。本記事では、カスタマイズ可能なFleekdriveの特徴を解説します。

そもそもクラウドサービスはカスタマイズできるのか？

現在のように、企業向けクラウドサービスが普及していない頃より、社内システムの構築によく用いられてきた手法が「オンプレミス」です。オンプレミスは、自社でサーバを構築・設置してシステム開発をする手法を意味します。自社内にサーバが設置されているため、管理・運営・システム変更などは概して社内の技術者が行うことが一般的です。オンプレミスは、「社内での運用」かつ「社内の技術者」が担当する側面から、適宜自社の要望に合わせてシステムを構築することが可能です。
一方で、クラウドサーバに関してはネットワークを介して、ベンダーが用意したサーバを借りて運用します。そのため、システム構築に関してはベンダーに依存する形となり、オンプレミスと比較した場合のカスタマイズの自由度は低くなるのが欠点です。ただ、現在ではさまざまな企業向けのクラウドサービスがローンチされているので、比較的カスタマイズ性のある自由度の高いサービスも登場してきています。Fleekdriveは、企業向けクラウドサービスが抱えていた欠点である、カスタマイズ性の低さを改善したオンラインストレージサービスです。

企業向けのクラウドサービス「Fleekdrive」のカスタマイズ性

Fleekdriveのカスタマイズ性は、以下の機能で発揮されています。

  • ユーザ登録
  • 管理者設定
  • アクセス権限
  • ファイル・フォルダへの各種権限

大人数でも手間なく一括でユーザ登録

特に、人員が多い大企業や、大規模プロジェクトで社内外のステークホルダー・関係者が多い場合などに役立つ機能です。また、プロジェクトの途中で人員が増加しても、いつでもCSVで簡単にユーザ情報を取り込めるため、登録作業に工数を割く手間が削減できます。Excel・スプレッドシートなどでユーザ情報をまとめておくだけで、簡単にユーザ登録ができるのはおすすめしたい機能のひとつです。

部門やチームごとに管理者を設定できる

特に、大規模な組織・プロジェクトの場合、関与する人員の数が多くなり、管理業務が煩雑になる恐れがあります。Fleekdriveでは、人員をグループ単位にまとめることができ、さらにグループごとに管理者を設定可能です。設定されたグループ管理者は、そのグループに限りユーザ管理・グループ管理の権限を付与されます。グループごとに管理を担当させられるため、一人の担当者が全てを管理する必要はなく、分担して管理業務に従事できます。

ファイルごとにアクセス権限をかけられる

プロジェクトに参加している人員の役職・立場などで、アクセス・操作できるファイルを管理する必要性が出る場合があります。例えば、売上表・請求書・事業計画書などは、特定の部門・メンバーのみの閲覧・編集にすべきデータにしたいと考える場面もあるでしょう。Fleekdriveの「アクセス権限機能」では、ユーザごとにアクセス・操作できるファイルを設定可能です。きめ細かなアクセス権限により、業務効率化・情報の安全性を実現できます。

ファイルやフォルダの権限一覧をひと目で把握できる

Fleekdriveでは、管理者がユーザ一人ひとりにどの権限を付与したのかを「権限一覧表」で把握できるようになっています。ユーザからだけでなく、フォルダごとにも一人ひとりのユーザにどの権限が付与されているか簡単に把握できるのも特色です。アクセス権限の付与し忘れ・不適切な権限の付与などといったミスを減らし、的確な管理業務を遂行できます。

業界ソリューション別の「Fleekdrive」課題解決事例

これまでにFleekdriveはフレキシブルなカスタマイズ性・利便性で、約900社・30万のユーザ様の課題解決を支援してきました。ここでは、Fleekdriveを用いた課題解決事例を紹介します。

社外からのアクセスとセキュリティを両立したい

公共サービスを提供しているA社では、在宅勤務への対応のため社外から社内の情報資産にアクセスできる体制を整えたいと考えていました。しかし、A社は業態の性質上個人情報を大量に保有しており、社外からのアクセスは情報漏洩のリスクがあり、それを払拭する手立てがない状態でした。A社の情報漏洩のリスクを払拭し、強固なセキュリティのもと社外からのアクセスを実現したのが「Fleekdrive」です。
Fleekdriveは、IPアドレス単位でアクセスを管理できるため、登録外のIPアドレスからのアクセスは一切行えません。また、フォルダ・ファイルへのアクセス権限も個別に設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。さらに、社内からの漏洩事故に対しても、5年分の証跡を辿ることが可能なため、原因究明と故意の漏洩抑止にも寄与できます。
ただ、セキュリティの観点で最も重要なのは、不審な挙動に対する対応の早さです。Fleekdriveでは、不審な挙動に関して「監査オプション」を追加いただくことで、アクセス・ダウンロード・アップロードなどで不審な挙動があれば、通知を送ることができます。
Fleekdriveが持つさまざまなセキュリティ対策を評価いただき導入した結果、A社のリモートアクセスの状況は劇的に改善されました。現在では、在宅勤務への対応のみならず、レポートを把握することで時間外のアクセスも確認し、働き方改革への対応も実現できるようになったそうです。詳細はこちら。

販売代理店へ資料提供したい

医療機器メーカーのB社は、多くの販売代理店と契約し事業展開を進めています。代理店ごとに機密性の高いデータをやりとりする機会が多いなかで、下記の問題を抱えていました。

  • 代理店側が最新のデータを把握できないことがあり、問い合わせがあるたびに再送付していた
  • 代理店を規模・実績などでランク付けしており、そのランクごとに共有する情報が異なっていた。対象ではない代理店に共有すべきでない情報を誤送付することがあった
  • 異なる代理店に勤める同じ苗字の担当者に間違えてファイルを送ってしまったことがあった

上記の問題は、ヒューマンエラーの側面もありますが、社内の情報共有システムそのものにも問題があったことも原因といえます。B社の課題解決・業務効率化に寄与したのがFleekdriveです。Fleekdriveでは、社外の関係者でも共有フォルダにセキュリティ面を担保しながらアクセスすることが可能です。B社では、Fleekdriveを活用した共有資料を閲覧・ダウンロードできるポータルサイトを立ち上げて、そこに常に最新情報が集積するように改善しました。ポータルサイトのおかげで、これまで行っていた資料の再送付の工数が削減でき、業務効率化が実現できました。現在では、代理店の資料へのアクセスログを解析し、より適切なフォローアップを行うことで、強固なパートナーシップを構築していきたいと考えているそうです。詳細はこちら。

クラウドサービスのカスタマイズ性に不安を抱える企業も多いかと思います。Fleekdriveは高いカスタマイズ性を誇るので、業務効率化に大いに貢献します。本記事で紹介したFleekdriveの特徴をさらに詳しく知りたい方は、ぜひ無料トライアルをお試しください。