オンラインストレージを導入することで、さまざまな業務が効率化でき、より成果の出る事業展開を行えます。ただ、オンラインストレージは同時に複数人がアクセスできるがゆえに、ファイルの取り扱いには注意が必要です。ファイルの取り扱いや管理を行いやすくする機能の一つが「通知機能」です。通知機能により誰かがファイルに変更を加えたタイミングをリアルタイムで把握でき、情報流出を未然に防げるだけでなく、ファイル管理も徹底できます。さまざまな通知機能を実装しているのが、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」です。本記事では、オンラインストレージを利用する際に大切な通知機能と、Fleekdriveの特徴について解説します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上でファイルやデータなどを保存・管理できるストレージサービスのことです。従来ファイルやデータを保存する際は、社内に物理サーバを設けて、自社で保管するのが一般的でした。しかし働き方改革や新型コロナウイルス感染症などの影響により、社外からファイルやデータにアクセスする必要性が増し、運用の手軽さからオンラインストレージの需要が増していったのです。オンラインストレージの主な機能は以下の通りです。

  • 自動バックアップ
  • データの共同編集や一元管理
  • ファイル共有・送信
  • 文書管理 など

上記の機能に付随して設定できると便利なのが「通知機能」です。

オンラインストレージの通知機能とは？

オンラインストレージの通知機能とは、ユーザのオンラインストレージ内におけるさまざまな挙動を感知して通知する機能のことです。通知機能は、主に下記のタイミングで実行されます。

  • ファイルを操作
  • ダウンロード
  • チェックイン　など

通知機能が細かく設定できるオンラインストレージほど、使い勝手がよく適切な事業展開に寄与します。

オンラインストレージの通知機能がビジネスプロセスに与える好循環

オンラインストレージの通知機能を活用することで、ビジネスプロセスに好循環が生まれます。ここでは、通知機能とビジネスプロセスの親和性について解説します。

重要なファイルを削除してしまっても瞬時に把握できる

オンラインストレージ内で、ユーザの一人が故意または無自覚にファイルを削除した場合、通知機能があればすぐに把握できます。特に、「利用頻度は高くないが重要なファイル」に分類されているものが削除された場合、通知機能がなければ発覚が遅くなり手遅れになる危険性があります。そのため、重要なファイルほど通知機能を用いて管理しておく必要があるのです。

いつ・どこで・誰がファイルを操作したのかひと目でわかる

ファイルになんらかの操作が加えられた時点で、変更履歴に残るようにしておくと、逐一ファイルの状況が確認できるメリットを得られます。また、変更の日時・場所・人物が特定できる状態は、万が一ファイルに問題が起きた場合の原因追及・究明にも役立ちます。

機密情報のダウンロードを見逃さない

オンラインストレージ内に保存されている機密情報が含まれたファイルは、ほかのファイルよりも徹底した管理が求められます。特にダウンロードについては、その目的が外部攻撃による情報漏洩や、内部の人間による情報の盗み出しなど、重大な事象につながっている可能性があります。機密情報が含まれたファイルを常に監視・防衛するために役立つのが通知機能です。ダウンロードが実行された際、通知が届くように設定しておけば、トラブルによるものであっても迅速に対応可能です。

テキストの変更を瞬時に把握しその差分を検証できる

オンラインストレージの変更履歴を利用すると、テキストファイルにおける変更前と変更後で差分を検証し、どちらが適した内容か検討できるメリットがあります。例えば、社員が作成した報告書を課長や部長などの上司が確認する際、変更履歴を活用すれば、どのような修正をして報告書がまとめられたのかその差分を比較できます。PDCAを回す過程を可視化できるので、テキストファイルの精度も高まるでしょう。

自動で通知が届くので無駄なメールや連絡を省略できる

通知機能のなかには、ユーザがファイルを所定のフォルダにアップロード・移動した時点で、通知が届くように設定できるものもあります。所定のフォルダにファイルが格納されたことが通知されるようにしておくと、関係者に別途連絡を行う必要がなくなるため、工数・時間の削減が可能です。

企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」の導入事例

Fleekdriveを導入することで、細やかな通知機能を活用し、業務改善に成功した事例があります。ここでは、その導入事例について解説します。

大容量データの共有で郵送による作業日数のロスを解消｜大学生協事業連合 関西北陸地区

大学生協事業連合 関西北陸地区では、各種宣伝物・個人情報が記載された書類を郵送でやりとりする場合があったそうです。3つの事業連合が合併後、組合員数が増加したことで現物でのやりとりに支障・不安を感じるようになり、クラウドサービスの導入を決断しました。同連合の求めるサービスを提供できていたのがFleekdriveで、以下の理由から採用をいただきました。

  • AWSによるインフラ基盤があり、セキュリティ対策が充実している
  • 細かな共有設定が可能
  • 大容量データをアップロードできる
  • 自動通知機能が実装されている　など

特に自動通知機能によりフォルダにファイルをアップロードしたり、更新したりした際に、ユーザに自動で通知が届くようになった結果、業務効率化を実現できたそうです。今後は、保険に関する案件についてのWeb対応にFleekdriveを活用し、そちらでも情報のやりとりを効率化していきたいと話されていました。

オンラインストレージの通知機能は、ファイル管理をより効率的に行うために非常に便利です。通知機能を活用することで、ビジネスプロセスの効率化に大きく貢献します。本記事では、オンラインストレージの通知機能とFleekdriveの特徴について解説しました。ぜひほかの導入事例についてもご覧ください。