社内の情報資産管理に、各社が提供しているクラウドサービスを利用する機会が増えてきています。クラウドサービスは、利便性が高く、場所を選ばず必要なデータを即時利用できる点で優れています。一方で、保存したデータを適切に管理しなければ、閲覧・共有に無駄な工数がかかり、かえって非効率になりかねません。そこでおすすめしたいのが、データ管理に役立つオンラインストレージサービスの「Fleekdrive」の文書管理機能です。Fleekdriveには、データ管理に役立つさまざまな機能が実装されており、無駄な工数の削減・業務効率化に寄与できます。本記事では、データ管理の留意点・Fleekdriveの特徴を解説します。
膨大なデータをクラウドで管理する懸念点
データ管理とは、いつでも誰でも社内の担当者が使いやすいように、ドキュメント・画像・PDF・動画・各種資料などを整理整頓し管理することを指します。クラウドサービスが普及したことによって、誰でも気軽にデータを扱える一方で、さまざまなデータを一元管理する際に、管理ルールを決めていないと不都合が生じるのも事実です。例えば、以下の懸念が挙げられます。
- 必要なデータの所在がわからない
- ファイルやフォルダ名がバラバラで統一できていない
- ファイルやフォルダの権限レベルを管理しきれていない
- 各々が自由にファイルを任意の場所にアップロードしている
- ファイルごとに設定するセキュリティが万全ではない など
上記の懸念を払拭するためには、利用者全員にわかりやすく管理ルールを説明し、遵守させる必要があります。
クラウドサービスにおけるデータ管理の最善の手法
企業がクラウドサービスでデータ管理を行う際に最善の手法は、以下の通りです。
- ファイルやフォルダの命名規則を設ける
- フォルダ構成のルール化を行う
- ファイルやフォルダにかける権限レベルを関係者に周知する
- 必要に応じてデータディクショナリを作成する
ファイルやフォルダの命名規則を設ける
ファイル・フォルダを識別するための情報として大切なのが「名前」です。名前は、一目でどのような内容で、いつ保存・更新されたのかを伝えるために活用できます。そのため、利用者全員で共通の命名規則を設けることが望ましいでしょう。命名規則の一例は以下の通りです。
- ファイル名の日付表記を「yyyymmdd」（例：20240205）に統一する
- 視認性を向上させるため、全角数字・全角英語・全角記号・半角カタカナは使用しない
- （株）、（有）などの用語をどの表記にするか決めておく など
上記の規則を周知させるために、命名に関するテンプレートを作成し配布すると、利用者全員にルールを統一させやすくなります。
フォルダ構成のルール化を行う
ファイルを保存するフォルダの構成も、無秩序にしていると煩雑なものとなってしまいます。フォルダを管理しやすくするためには、以下のルールを設けることを推奨します。
- フォルダ作成時に階層を深くするとファイルの所在がわかりにくくなるため、多くても3階層までとする
- 不要なフォルダを削除するタイミングを定めて、定期的に整理を行う
- 一時保存用のフォルダを作成する など
フォルダは増えすぎると必要なファイルを探す手間が増える原因となるため、最適な数を維持できるようにルール化しておきましょう。
ファイルやフォルダにかける権限レベルを関係者に周知する
ファイル・フォルダに適応させる権限レベルをどのように設定するかは、セキュリティ面において非常に重要な事柄です。どの人員にどのレベルまでの権限を付与するのかを慎重に検討して決定するようにしましょう。そして、決定した権限レベルを関係者に周知しておくことも大切です。特に、管理者権限を付与したメンバーには、どのように運用していくのかを周知徹底し、全体のルールと齟齬が起きないように努めましょう。
必要に応じてデータディクショナリを作成する
データディクショナリは、IT用語の一つで、データに関する辞書・説明書という意味です。データディクショナリを作成し、利用者に配布しておくことで、全員が利用時に迷うことなく統一した方法で運用できます。データディクショナリは、Excelやテキストファイルなど手動で作成することも可能なので、必要に応じて検討するようにしましょう。
データ管理のしやすい企業向けオンラインストレージなら「Fleekdrive」
Fleekdriveは、企業向けオンラインストレージとして、データ管理を行いやすい機能が多数搭載されています。ここでは、企業のデータ管理を支援するFleekdriveの機能について解説します。
使われていないファイルを自動でアーカイブ
Fleekdriveでは、保存されているファイルの中で、利用頻度の低いファイルは自動でアーカイブする機能が実装されています。また、一定期間全く使用されていないファイルは、自動で削除することも可能です。自動アーカイブ機能により、ファイルの整理を自動化できるため、常に整理された状態で運用できます。
ファイルの中身まですぐに見つかる検索機能
ファイルを保存した後に、必要なときすぐに利用するためには、検索機能も充実していなければなりません。Fleekdriveは、ファイルの中の文字列まで「AND、NOT、OR」検索が可能で、多言語にも対応しています。また、検索結果は利用頻度の高いファイルから順に表示されるため、必要性の高いデータから見つけやすくなっています。
タグを付けてファイルをカテゴライズ
Fleekdriveには、ファイルごとにタグを付けて検索しやすくする機能も実装されています。タグはツリー構造で表示でき、検索だけでなく契約書の期限管理やプロジェクトの進捗管理のような用途にも役立ちます。
古いファイルを自動でバージョン管理
Fleekdriveにアップロードしたファイルが、既にアップロードされているファイルと同名の場合、既存ファイルは自動的にバージョン管理されます。さらに、「アーカイブ機能」で古いファイルを自動で削除する設定も行えるため、常に最新のファイルのみ保存することも可能です。
ファイルの共同編集時に上書きを防止する認証制度
Fleekdriveには、一つのファイルを複数人で同時に閲覧・編集できる「ファイル共同編集」機能があります。ファイル共同編集機能により、効率的に作業を進めることが可能です。一方で、同時に編集できることで意図しない上書きが行われ、内容が消失するリスクを防ぐための認証制度も利用可能です。認証制度では、編集の開始時に編集開始の可否が選択・通知でき、編集許可を選択すれば自動でほかのユーザーにも通知が届く仕組みになっています。
ファイルごとにチャットができコミュニケーション工数を削減
ファイル共同編集機能では、ファイルごとにチャットも利用可能です。編集・閲覧をしながらリアルタイムにメンバーとコミュニケーションが取れるため、別途相談・承認を行う必要がありません。
ユーザーごとの権限一覧がひと目でわかる
Fleekdriveでは、フォルダ・ファイルごとに細かく権限設定が可能です。また、ユーザーごとにどのフォルダ・ファイルにどのレベルの権限を付与したかもひと目でわかるため、管理の手間・ミスを削減できます。
全てのファイルを暗号化して保管
Fleekdriveにアップロードしたデータは、全て自動で暗号化して保存されます。暗号化により、万が一のサイバー攻撃による情報漏洩が起きたとしても、内部のデータを攻撃者は利用できません。安全性の高さもFleekdriveの魅力の一つです。
アップロード時に自動でウイルスチェック
ファイルのアップロード時には、暗号化のみならずウイルスチェックも自動で行います。利用者にウイルスを拡散させる心配をすることなくアップロード可能です。
PDFのコピー・印刷制限で情報漏洩を防止
PDFのダウンロードに対して、別途「暗号化・印刷禁止」などの制限をかけることができます。PDFファイルの印刷やコピー・ペーストを制限することで、外部への情報漏洩を未然に防ぐことが可能です。さらに、ダウンロード時にはPDFに透かしで「日時・ユーザID・テキスト」などの情報を記載でき、持ち出しに関わる証跡を追うことも容易です。
ログアウトまで全ての操作を見える化
Fleekdriveには、過去5年分まで遡ることができる「証跡機能」が実装されています。ユーザーごとに、Fleekdrive内における閲覧・ダウンロードなどの挙動を、ログインからログアウトまで全て確認できます。証跡機能により、万が一問題が起きた際の調査が容易なのも特色の一つです。
クラウド上でのデータ管理には、適切なルール設定と適した機能を持つクラウドサービスの利用が不可欠です。Fleekdriveはそのニーズに応える優れた機能を提供しています。本記事で紹介したデータ管理の手法を実践に役立てるために、ぜひ無料トライアルをお試しください。
