クラウドストレージでプロジェクト管理をするメリット

近年、企業のプロジェクト管理において、クラウドストレージが活用されるケースが見受けられます。プロジェクト管理にクラウドストレージを用いることで、プロジェクトの進行が円滑になり、業務効率化を実現できます。一方で、クラウドストレージでプロジェクト管理を行う際には、いくつか特有のデメリットにも留意しなければなりません。さまざまなクラウドストレージのデメリットを払拭し、効率的かつ安全にプロジェクト管理を行えるのが「Fleekdrive」です。本記事では、クラウドストレージでプロジェクト管理を行うメリットとFleekdriveの特徴について解説します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの遂行に関わる全ての工程やリソースを可視化し、管理しやすくするためのツールです。プロジェクト管理ツールを利用することで、メンバーのリソース・プロジェクトの進行状況などを確認でき、適宜修正・支援などを行いやすくなります。また、プロジェクトメンバーもプロジェクト管理ツールを利用すれば、無駄なく業務を進められます。プロジェクト管理ツールの主な機能は以下の通りです。

上記の機能を有するプロジェクト管理ツールの利用形態は、「クラウド型」と「オンプレミス型」に大別されます。次項にて、クラウド型とオンプレミス型の特徴を解説します。

クラウド型

クラウド型は、ネット上のサーバに保存・管理する方式です。拡張性が高く、社内の既存システムにも適応させやすい特色があります。また、クラウドストレージでプロジェクト管理を行う場合、以下のメリットが得られます。

• 導入費用が少額で済む
• 小規模な組織や企業でも利用しやすい
• 社外からのアクセスが容易で、出張や在宅勤務などのメンバーや外注先とも共有しやすい

費用を抑えつつも、利便性を得たい場合はクラウド型がおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内にサーバを設置し、クローズドな環境で運用する方式です。ネットに接続しないため、セキュリティが担保された状態での運用が可能です。一方で、社外からのアクセスは難しいといったデメリットがあります。また、サーバの設置費用がかかり、安定した運用には担当の技術者を配置する必要があるため、人件費も増加する可能性があります。

クラウドストレージでプロジェクトを管理するメリット

クラウドストレージでプロジェクト管理を実施すると、さまざまなメリットが得られます。ここでは、そのメリットについて解説します。

どこからでもプロジェクトにアクセスできる

クラウドストレージは、ネット上にサーバを設置し運用する形式であるため、ネット環境さえ整っていれば、権限を付与されたメンバーはどこからでもアクセス可能です。在宅勤務・出張・外出先などでもプロジェクトを管理できるため、円滑に業務を進められます。また、外注先もアクセスできるため、適宜進捗や成果物を報告させることも可能です。

オンプレミスと比較し初期費用を削減できる

クラウドストレージは、サブスクリプション型の支払いとなることが多く、利用分だけ支払いが発生することが大半です。また、オンプレミス型で発生するサーバ設置費用・ネットワーク構築費用などの初期費用が、クラウド型では一切かからないのもクラウドストレージの魅力といえます。

共同編集が可能だから業務効率も高まる

クラウドストレージでは、メンバーが同時に一つのファイルを編集・閲覧できる機能が搭載されているものもあります。特に弊社製品のFleekdriveでは「ファイル共同編集」機能を実装しており、効率的に業務を進められます。一方で、編集中にほかのユーザーによる意図しない上書きを防止するための編集可否設定もあり、データを保全する仕組みも万全です。

リアルタイムでチャットや連絡ができコミュニケーションが円滑になる

クラウドストレージ内で、メンバー間のコミュニケーションを図れる機能が充実しているものがあります。Fleekdriveでは、ファイルごとにチャットを開設でき、関係するメンバー間でリアルタイムにコミュニケーションが図れます。相談・承認などもチャット内で完結できるため、スムーズに業務を進めることが可能です。

自動保存によってドキュメントの保存し忘れを防止できる

クラウドストレージにアップロードしたデータを手動で保存していると、保存のし忘れによりデータ共有が遅延・失敗する恐れがあります。Fleekdriveでは、アップロード時に自動で保存され、古いデータはアーカイブ化されます。自動保存だけでなく、自動削除の設定も可能なので、保存・削除ともにファイル整理に手間取りません。

ファイルのアクセス権限を指定でき情報漏洩の対策ができる

クラウドストレージは、ストレージ本体のみならず、ファイル・フォルダごとにアクセス権限を指定できるものが数多くあります。Fleekdriveのアクセス権限は、ユーザーごとに細かくアクセス可能なファイル・フォルダを設定できるため、情報漏洩対策が万全です。さらに、権限一覧表を参照することで、各ユーザーにどのレベルの権限を付与しているかをひと目で確認できます。

強固なセキュリティを備えた企業向けオンラインストレージ

企業向けオンラインストレージである「Fleekdrive」は、クラウドサービスが抱えるセキュリティの課題に対して、強固な対策を何重にも実装しています。一例は以下の通りです。

上記はほんの一例で、Fleekdriveにはほかにもウイルスチェック・PDF透かしなど、多岐にわたるセキュリティを担保する機能が実装されています。さらに、クラウドストレージの欠点と言われるカスタマイズ性の低さに対しても、Fleekdriveは優れており、その一例は以下の通りです。

• 大人数でも手間なく一括でユーザー登録
• 部門やチームごとに管理者を設定
• ファイルごとにアクセス権限を設定 など

クラウドストレージを活用したプロジェクト管理には、効率的なデータ共有やリアルタイムのコラボレーションといった多くのメリットがあります。これらのメリットを最大限に活用するために、Fleekdriveの導入をぜひご検討ください。さらに詳しい情報や具体的な機能については、無料トライアルをお試しください。