オンラインストレージを活用すると、企業内のデータ共有や契約書類の管理などが可能になります。また、サービスによっては取引先とのデータのやり取りや、複数人での共同編集もできます。この記事では、企業でオンラインストレージを活用する具体的な方法や、活用時の注意点について解説します。オンラインストレージの用途について知りたい方はぜひ参考にしてください。
企業におけるオンラインストレージの活用方法
企業でオンラインストレージを活用する主な方法は次の通りです。
1.異なる部署間、グループ企業間での資料の共有
オンラインストレージを導入すると、社内の資料を一元管理し、部署間やグループ企業間で共有できます。業務マニュアルや経営に関するデータ、マーケティング施策の結果などの資料を全社的に共有し日々の業務に役立てることが可能です。
2.社内報や全体会議の資料共有
社内報や全体会議の資料をオンラインストレージで共有すれば、紙の資料を印刷して配布する手間が省けます。また、社内のメンバーにメールやチャットなどで資料を共有する必要がありません。会議の録音データや動画データなど、容量の大きな資料でも問題なく共有できます。
3.契約書類の保管
契約書類を電子データとしてスキャンすると、オンラインストレージ上での保管が可能です。ファイルの保管場所やファイル名の付け方を決めておけば、必要な契約書類を簡単に検索できます。紙の資料よりも場所を取らず、効率的に管理できることがオンラインストレージならではの利点です。
4.ノウハウ関連資料の蓄積
成果の高かった施策や業務効率化の手法など、ノウハウ関連の資料を蓄積する用途にもオンラインストレージが役立ちます。各従業員やチームが見つけたノウハウを共有することで、企業全体の生産性を高めることが可能です。
5.取引先とのデータのやり取り
オンラインストレージは社内におけるデータの保存だけでなく、取引先とのデータのやり取りにも活用できます。メールに添付して送る場合などと異なり、オンラインストレージではデータ容量の制限を気にすることなくやり取りできます。
6.複数人での共同編集
サービスの種類によっては、オンラインストレージ上にアップロードしたデータを複数人で共同編集することも可能です。文書データやスライド資料、表計算などのデータをオンラインで同時に編集できます。
7.データのバックアップ
業務に使用するデータをオンラインストレージにバックアップしておけば、PCやスマートフォンなどの端末に不具合が起きた時でも復旧できます。端末側のデータが消えてしまっても、オンラインストレージから再度ダウンロードすることが可能です。
オンラインストレージ活用時の注意点
オンラインストレージを活用する際は、トラブルを避けるため次のような点に注意が必要です。
権限付与を正確に行わなければならない
オンラインストレージでは、ファイルの閲覧やダウンロードなどをするための権限をユーザごとに設定できます。機密性の高いファイルは一部のユーザのみにアクセス権限を付与するなど、適切に管理を行うことが重要です。権限付与に誤りがあると情報漏洩などにつながるリスクがあります。
正しい使い方を周知すること
従業員や取引先の担当者などに、正しい使い方を周知することも大切です。ファイルやフォルダの命名規則や格納場所など、運用のルールを定めて遵守しましょう。
企業で活用できるオンラインストレージならFleekdrive
企業向けオンラインストレージFleekdriveには次のような特徴があります。
オンライン編集
Fleekdriveにアップロードしたデータは、オンラインで編集することが可能です。作業中のファイルの編集可否を管理する機能も備わっているため、他のユーザから誤って上書きされるなどのトラブルを防げます。
大容量
大容量のファイルを管理できることもFleekdriveの特徴です。ストレージ容量の異なる3つの料金プランから、自社のニーズに合うものを選べます。もっとも機能が充実したエンタープライズプランなら容量は無制限です。FleekDriveの料金プランはこちらから。
万全のセキュリティ対策
自動ウイルスチェックやログイン履歴の管理、ファイルの暗号化など、セキュリティ対策が万全です。異常な操作などを24時間体制でチェックし、自動で通知する監査オプションも利用できます。
SalesforceやAPIとの連携
Salesforce連携を利用して、ファイルを管理することが可能です。また、APIを利用すると、社内で利用している既存のシステムと連携させることもできます。
データの共有・編集にはオンラインストレージを活用しよう
オンラインストレージはデータの保存だけでなく、共有や編集など様々な方法で活用できます。ただし、セキュリティ対策を高めるために権限付与や使い方の周知を正しく行うことが大切です。Fleekdriveなら、大容量のファイルを安全に管理できます。企業でオンラインストレージを活用したい方は、ぜひFleekdriveの導入をご検討ください。
