文書管理の電子化とは、契約書や請求書などの紙文書をデータ化し、検索・共有・保管しやすい状態に整えることです。
紙中心の管理では、書類を探すのに手間がかかったり、テレワーク時に確認が遅れたりします。また、保管スペースの確保や紛失リスクなども課題として挙げられます。
本記事では、文書管理を電子化するメリットや注意点、導入時に役立つおすすめサービスを紹介します。Fleekdriveを活用した電子化の事例も解説するので、紙文書の管理を見直し、業務効率化や情報共有の改善を進めたい場合は参考にしてください。
Contents
文書管理の電子化の基本を解説
文書管理の電子化は、紙書類をデータ化し、検索・共有・保管しやすい環境を整える取り組みです。単なるペーパーレス化ではなく、業務効率化や情報共有のスピード向上にもつながります。
ここでは、文書管理を電子化する目的や、電子文書との違いについて解説します。
- 文書管理を電子化する意味と目的
- 電子文書と電子化文書の違い
文書管理の進め方やメリット、注意点までをわかりやすく把握したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：文書デジタル化の進め方｜メリット・注意点から法的要件、おすすめツールを解説
文書管理を電子化する意味と目的
文書管理を電子化する目的は、書類管理の手間やコストを減らし、必要な情報へすぐアクセスできる環境を整えることです。紙管理では、「必要な契約書が見つからない」「過去の資料確認に時間がかかる」といった非効率が発生しやすくなります。
例えば、請求書や契約書を電子化して全文検索できる状態にすれば、ファイル名だけではなく内容からも資料を探しやすくなります。また、紙の保管スペースや印刷・郵送コストの削減にもつながるでしょう。
テレワーク時でも、オフィスへ行かずに必要な文書を確認しやすくなる点もメリットです。文書管理を電子化することで、情報共有や確認作業を効率化し、紙中心だった業務フローを見直しやすくなります。
電子文書と電子化文書の違い
電子文書と電子化文書の違いは、「最初からデータで作成された文書か」「紙書類をスキャンしてデータ化した文書か」という点です。
どちらもデータとして管理できますが、保存時に確認すべき要件は文書の種類や用途によって異なります。特に、請求書や領収書など法対応が関わる書類は、検索性や改ざん防止も意識して運用を整えることが大切です。
| 項目 | 電子文書 | 電子化文書 |
|---|---|---|
| 定義 | 最初からデジタルで作成された文書 | 紙書類をスキャンしてデータ化した文書 |
| 具体例 | 電子契約・PDFで受け取った請求書・会計ソフトの帳簿 | 紙の請求書・領収書・契約書のスキャンデータ |
| 管理のポイント | 電子データのまま保存し、検索性や改ざん防止を確保する | スキャン後のデータが改ざんされていないことを示せるようにする |
PDFで受け取った請求書は「電子文書」、紙の領収書をスキャンしたものは「電子化文書」に該当します。
特に電子化文書では、スキャン後に内容が変更されていないことを示す管理が必要になるため、タイムスタンプや訂正・削除履歴などの機能が欠かせません。
そのため、電子化を進める際は、文書の種類ごとに必要な管理方法を整理し、電子帳簿保存法に対応しやすい運用を整えることが大切です。
文書管理を電子化する4つのメリット
文書管理を電子化することで、以下のメリットを得られます。
- 紙の保管場所や管理コストを減らせる
- 必要な書類をすぐに検索・共有できる
- テレワークでもスムーズに情報共有できる
- 劣化・紛失・災害によるリスクを減らせる
1. 紙の保管場所や管理コストを減らせる
文書管理を電子化すると、紙書類の保管スペースや管理コストを削減しやすくなります。紙運用では、キャビネットや倉庫の確保だけでなく、印刷・郵送・書類整理にも継続的な手間と費用がかかります。
例えば、契約書や請求書をクラウド上で管理すれば、紙ファイルの保管が不要になり、外部倉庫費用を見直しやすくなります。電子契約を活用した場合は、郵送費や印紙税を抑えられるケースもあるでしょう。
また、書類を探したり、過去資料を整理したりする作業も減らしやすくなるため、バックオフィス業務の負担軽減にもつながります。紙中心の管理方法を見直すことで、コスト削減と業務効率化を両立できます。
2. 必要な書類をすぐに検索・共有できる
電子化した文書は、キーワード検索ですぐに確認できます。紙管理では、担当者しか保管場所を把握していないケースもあり、必要な資料を探す手間が発生しやすいでしょう。
電子化した契約書を取引先名や日付で検索できる状態にしておけば、過去の契約内容を確認したい場面でも短時間で必要な情報へアクセスできます。AI-OCR機能（紙書類の文字を読み取り、検索できるデータへ変換する機能）を活用すれば、スキャンした紙書類の文字情報も検索対象に含むことが可能です。
必要な情報へ素早くアクセスできる環境を整えることで、問い合わせ対応や社内確認のスピード向上にもつながるでしょう。
3. テレワークでもスムーズに情報共有できる
文書管理を電子化すると、オフィス以外でも必要な資料を確認・共有しやすくなります。紙書類が中心の場合、確認や承認のためだけに出社が必要になるケースがあるでしょう。
例えば、クラウド型の文書管理システムを利用すれば、自宅や外出先から契約書や申請書を確認し、そのまま承認フローを進められます。営業担当が外出先で最新資料を確認したり、経理担当がリモート環境で請求書処理を進めたりすることも可能です。
また、拠点間で同じデータを共有しやすくなるため、「最新版がどれかわからない」といったトラブルも防ぎやすくなります。場所を問わず業務を進めやすくなる点は、電子化の大きなメリットです。
4. 劣化・紛失・災害によるリスクを減らせる
重要な書類を安全に保管しやすくなる点も、文書電子化のメリットです。紙書類は、経年劣化や紛失、火災・水害などによって失われるリスクがあります。
契約書や顧客情報をクラウドへ保存し、バックアップを取得しておけば、災害時でもデータを復元できます。また、アクセス権限を設定することで、誰でも閲覧できる状態を防げるでしょう。
さらに、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、タイムスタンプや操作履歴を残せるため、改ざん対策にも役立ちます。文書を安全かつ長期的に管理しやすくなることは、企業のリスク対策としても重要です。
文書管理を電子化する際の4つの注意点
文書管理を電子化する際は、以下4つの点に注意しましょう。
- 目的や運用ルールを決めて導入する
- 紙とデータの運用をスムーズに一本化する
- 検索しやすい形式（OCRなど）でデータ化する
- セキュリティと権限管理など初期設定を整える
文書管理を電子化する重要性や実践する際のポイントなどについて、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
関連記事：DX時代を勝ち抜く！戦略的「電子データ管理」の重要性と実践ガイド
1. 目的や運用ルールを決めて導入する
文書管理の電子化を進める際は、目的や運用ルールを明確にしましょう。目的が曖昧なまま導入すると、部署ごとに運用方法がバラバラになり、結果的に紙管理へ戻ってしまうケースもあるためです。
例えば、「契約書を探す時間を減らしたい」「電子帳簿保存法へ対応したい」など、優先順位を決めておくと、電子化する範囲を整理できるでしょう。
また、ファイル名の付け方や保存先、閲覧権限などを事前に統一しておくことで、運用開始後の混乱も防ぎやすくなります。さらに、以下のように「どの文書を何の目的で電子化するか」を整理しておくと、導入を進めやすくなります。
| 分類 | 対象文書の例 | 進め方の例 |
|---|---|---|
| 優先度が高い書類 | 契約書・請求書 | 法対応を重視して電子化する |
| 検索頻度が高い書類 | マニュアル・申請書 | 共有しやすさを重視する |
| 長期保管書類 | 過去の決算書類 | 保管コスト削減を重視する |
2. 紙とデータの運用をスムーズに一本化する
紙と電子データが混在する期間は、管理方法をできるだけ統一しましょう。紙とデータを別々に管理すると、「どちらが最新版かわからない」「確認漏れが起きる」といったトラブルにつながりやすいためです。
例えば、紙で受け取った請求書をすぐスキャンし、電子で受け取った書類と同じシステムで管理する運用にすると、確認作業を一本化しやすくなります。特に経理部門では、紙・PDF・メール添付が混在しやすいため、保管先の統一が確認漏れや二重管理を防ぐ上で有効です。
また、スキャン直後に原本を廃棄せず、一定期間は紙を保管しておくことで、読み取りミスや確認漏れにも対応できます。
3. 検索しやすい形式（OCRなど）でデータ化する
PDFのような画像として保存するだけでは、文書がどこにあるかわかりにくくなり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかるため、検索性を意識してデータ化することが重要です。
例えば、OCR機能を使って文字情報を読み取り、検索できる状態にしておくと便利です。契約書をOCRでデータ化し、取引先名や契約日で検索できるようにしておけば、問い合わせ対応や監査対応もスムーズに進めやすくなります。
システムによっては、AI-OCRを活用し、請求書や領収書から金額や日付を自動抽出できる場合もあります。手書き文字や印影によって読み取り精度が下がる可能性もあるため、重要書類は目視での確認を組み合わせると安心です。
4. セキュリティと権限管理など初期設定を整える
文書を電子化する際は、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ設定も欠かせません。クラウド上で共有しやすくなる一方、設定不足によって社外流出のリスクも高まるためです。
例えば、人事情報や契約書などは、部署や役職ごとに閲覧権限を分けることで、不要なアクセスを防ぎやすくなります。また、誰が・いつ・どの書類を閲覧したかを記録する操作ログ機能も重要です。
さらに、万が一に備えてバックアップ体制を整えておくことで、災害やシステム障害が発生した場合に、データの復旧が可能です。
以下の記事では、文書管理システムとしても活用できるクラウドストレージに必要なセキュリティについて、わかりやすく解説しています。
関連記事：クラウドストレージに欠かせないデータセキュリティとは？
文書管理の電子化におすすめのサービス5選
今回紹介するのは、文書管理の電子化に活用できる5つのサービスです。
| サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|---|
| Fleekdrive | ユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり） | 権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い | 社内外のファイル共有を安全に運用したい企業 |
| Box | ユーザー課金型 | 容量上限なしのストレージや外部コラボレーション、外部連携に強い | セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業 |
| DocuWare | ユーザー課金型 | ワークフロー・承認管理・検索機能を備えた文書統制に強い | 電子帳簿保存法や内部統制を意識して文書管理したい企業 |
| 楽々Document Plus | ユーザー課金型 | 版管理・承認フロー・長期保管を含む厳格な文書管理に強い | 契約書や社内文書を厳格に管理したい中堅〜大企業 |
| Contract One | 書類数・利用規模に応じた課金型 | 契約書の一元管理・検索・期限管理・電子契約連携に強い | 契約管理を効率化し法務業務を改善したい企業 |
文書管理システムを選ぶ際は、以下の記事で導入メリットや注意点を把握しておくと、自社に合うシステムを選びやすくなります。
関連記事：文書管理システムとは？導入のメリットと注意しておきたいポイント
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、社内外のファイル共有や文書管理を安全に進めたい企業に適した法人向けオンラインストレージです。
アクセス権限管理、操作ログ、ウイルスチェック、IPアドレス制限、PDF透かしなどの機能を備えており、紙中心だった文書管理や承認業務の電子化を進めやすい点が特長です。国内保管・国内サポートにも対応し、約1,000社・30万ユーザー以上の導入実績もあります。
電子帳簿保存法オプションや30日間の無料トライアルも用意されているため、まずは資料で詳細を確認し、自社業務との相性を見てみるとよいでしょう。
2. Box
Boxは、社内外で安全にファイル共有や共同編集を行いやすいクラウド型文書管理サービスです。アクセス権限設定や共有リンクの有効期限設定、暗号化などのセキュリティ機能を備えている点が特徴です。
また、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどの業務アプリと連携できるため、既存環境と組み合わせながら運用しやすくなっています。
さらに、バージョン管理や大容量ファイル共有にも対応しており、複数拠点や社外メンバーとの情報共有を進めやすい設計です。
出典：Box
3. DocuWare
DocuWareは、文書の保管・検索・承認フローを一元化しやすい文書管理システムです。
OCR機能を標準搭載しており、請求書や申請書などの紙資料をデータ化し、必要な情報を検索しやすい環境を整えられます。また、文書ごとの自動仕分けや通知、ワークフロー機能にも対応しているため、紙ベースだった業務の効率化を進めやすい点も特徴です。
クラウド・オンプレミスの両方に対応しており、セキュリティや内部統制を意識した運用にも活用しやすくなっています。
出典：DocuWare
4. 楽々Document Plus
楽々Document Plusは、契約書やISO文書、技術資料など幅広い文書を一元管理しやすい文書管理システムです。
全文検索機能を標準搭載しており、ファイル名だけでなく文書内の内容まで検索できる点が特徴です。さらに、ワークフローやAI-OCR、生成AI連携にも対応しており、紙文書のデータ化や承認業務の効率化も進めやすくなっています。
クラウド・オンプレミスの両方に対応しているため、自社の運用環境に合わせて導入しやすい点も魅力です。
5. Contract One
Contract Oneは、紙・電子を問わず契約書をデータ化し、一元管理しやすい契約書管理サービスです。
契約書の全文検索や契約期間の自動通知、契約同士の関連付けなどに対応しており、契約情報を整理・活用しやすい点が特徴です。また、紙契約書のスキャン代行やAIによるデータ化にも対応しているため、過去の契約書管理を効率化しやすくなっています。
さらに、電子帳簿保存法対応のJIIMA認証を取得しており、契約管理の効率化と内部統制強化を進めやすい設計です。
出典：Contract One
文書管理を「Fleekdrive」で電子化した事例3選
Fleekdriveを活用し、文書管理の電子化に成功した3つの事例を紹介します。
- 紙の複写帳票から脱却し、文書管理の電子化と電帳法対応を同時に実現｜株式会社リバイブ
- 手書きの健康カードをデジタル化し、検索性と情報共有を向上｜薬日本堂株式会社
- 紙主体のワークフローをクラウド化し、検索性と顧客対応力を向上｜日本化学産業株式会社
Fleekdriveは、文書の電子化によって紙書類の保管スペース削減や、文書管理業務の効率化を進めやすい法人向けオンラインストレージです。アクセス権限管理や全文検索、承認フロー機能などを備えており、紙中心だった文書管理の電子化を支援します。
詳細な機能や活用方法は資料で確認できるほか、30日間の無料トライアルで実際の操作感も試せます。
1. 紙の複写帳票から脱却し、文書管理の電子化と電帳法対応を同時に実現｜株式会社リバイブ
株式会社リバイブでは、複写紙による帳票管理を行っていたため、書類の保管や情報共有に手間がかかり、必要な情報が営業担当者ごとに属人化している状況でした。また、電子帳簿保存法への対応も課題となっていました。
FleekformとFleekdriveを導入し、注文書や請求書などの文書管理を電子化。Salesforceと連携しながら、書類の作成・保存・共有をクラウド上で一元管理できる環境を整備しました。
導入後は、紙書類の管理負担や書類作成工数を削減できただけでなく、契約関連書類を適切に保管しやすくなり、文書管理の効率化と電帳法対応を同時に進めています。
関連記事：株式会社リバイブ
2. 手書きの健康カードをデジタル化し、検索性と情報共有を向上｜薬日本堂株式会社
薬日本堂株式会社では、手書きの「健康カード」を紙で管理していたため、情報共有や検索に時間がかかり、保管スペースの確保も課題となっていました。
Fleekdriveを導入し、カウンセリング内容をiPadで入力してクラウド上へ保存する運用へ移行。店舗をまたいで顧客情報を安全に共有できる環境を整備しました。
導入後は、紙書類の管理負担を削減できただけでなく、必要な情報をすぐ検索できるようになり、お客様対応のスピード向上にもつながっています。さらに、過去の相談事例を共有しやすくなったことで、相談員同士の情報共有や提案品質の向上にも活用されています。
関連記事：薬日本堂株式会社
3. 紙主体のワークフローをクラウド化し、検索性と顧客対応力を向上｜日本化学産業株式会社
日本化学産業株式会社では、見積書や報告書、クレーム対応書類などを紙中心で管理していたため、承認や回覧に時間がかかり、営業担当者の内勤負担が増えていました。
Salesforce・Fleekform・Fleekdriveを連携し、帳票作成から承認、保管までをクラウド上で電子化。紙の回覧業務をデジタル化したことで、外出先から報告書作成や承認申請を行える環境を整備しました。
導入後は、必要な文書や過去の対応履歴を全文検索で素早く確認できるようになり、情報共有や顧客対応のスピード向上につながっています。また、営業ごとに分散していた情報をクラウド上へ集約し、組織全体で活用しやすい運用を実現しています。
関連記事：日本化学産業株式会社
文書管理の電子化に関するよくある質問
最後に文書管理の電子化に関するよくある質問に回答します。
- 文書管理の電子化は何から始めるべきですか？
- 電子化した文書は電子帳簿保存法に対応できますか？
文書管理の電子化は何から始めるべきですか？
文書管理の電子化は、まず検索・共有が多い文書から、部署ごとに小さく始めましょう。いきなりすべての項目を全社で進めると、運用ルールが定着しにくいためです。
例えば、請求書や契約書など日常的に確認・共有する文書から電子化すると、必要な資料を探す時間を減らし、情報共有もスムーズに進めやすくなります。また、電子化を始める前に、「ファイル名の付け方」「保存先」「閲覧権限」などのルールを決めておくと、文書の散乱を防げるでしょう。
まずは一つの部署で試験的に導入し、運用ルールを整えながら段階的に範囲を広げることで、現場へ定着しやすい電子化を進められます。
電子化した文書は電子帳簿保存法に対応できますか？
請求書や領収書など、電子帳簿保存法の対象になる書類は、要件を満たせば電子保存できます。単に紙をPDF化するだけではなく、「改ざん防止」と「検索できる状態」を整えることが重要です。
電子取引データを保存する場合は、取引年月日・金額・取引先で検索できる機能や、訂正・削除履歴を確認できる仕組みなどが求められます。要件を満たしていない場合、税務調査で適切な保存と認められない可能性があります。
そのため、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを利用し、タイムスタンプや検索機能、アクセス管理を整えることが重要です。
以下の記事では、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムや導入メリットを紹介しています。
関連記事：電子帳簿保存法対応の文書管理システム5選｜導入メリットや選び方を解説
文書管理を電子化し、紙の管理コストを減らしましょう
文書管理の電子化は、紙の保管スペースや管理コストを削減するだけでなく、書類検索の効率化・情報共有のスピード向上・紛失・災害リスクの軽減にもつながります。
一方で、電子化する目的や運用ルールを決めないまま進めると、紙とデータが混在し、かえって管理が複雑になる可能性があります。
導入前に、対象文書やフォルダ構成、アクセス権限、検索しやすいデータ化方法を整理しておきましょう。
Fleekdriveを活用することで、紙の保管スペースや倉庫コストを削減できるだけでなく、承認ワークフローのデジタル化によって意思決定のスピードを高めることも可能です。
まずは資料をダウンロードして詳細を確認していただくか、30日間の無料トライアルで実際の運用イメージをお試しください。
