オンラインストレージを料金や容量の安さだけで選ぶと、「細かい権限設定ができず管理が煩雑になる」「操作画面が複雑で現場に定着しない」といった課題に直面する場合があります。特に専任のIT担当者が不足しがちな中小企業では、コストだけでなく、安全なファイル共有を実現できるか、操作しやすいか、導入後に相談しやすいサポート体制があるかまで確認することが重要です。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveの知見をもとに、おすすめサービスや選び方、導入時の注意点を解説します。
Contents
中小企業におすすめのオンラインストレージ5選
オンラインストレージは、サービスごとに料金や容量、セキュリティ機能、操作性が異なります。中小企業が導入する際は、価格だけで判断せず、社外共有のしやすさや権限設定、ログ管理の有無も確認することが大切です。本章では、中小企業に特におすすめのオンラインストレージを5つ紹介します。
| サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
| Fleekdrive | ユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり） | 権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い | 社内外のファイル共有を安全に運用したい企業 |
| Google Drive(Google Workspace) | ユーザー課金型 | Googleドキュメント・スプレッドシートなどとの共同編集に強い | Google Workspaceをすでに利用している企業 |
| Fileforce | ID課金型／ユーザー数無制限プラン | ファイルサーバーやNASからのクラウド移行に強い | 既存のファイルサーバー運用を活かしたい企業 |
| OneDrive for Business | ユーザー課金型 | OneDrive単体利用やMicrosoft 365環境との連携に強い | Word、Excel、TeamsなどMicrosoft 365を日常的に使う企業 |
| Box | ユーザー課金型 | Businessプラン以上で容量無制限。外部コラボレーションや外部連携にも強い | セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業 |
※「特徴」や「向いている企業」は上記に記載した以上のものがあります。詳細は以下の見出しでご確認ください。
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、ファイルサーバー運用で慣れたフォルダ操作に近い感覚で利用できる法人向けオンラインストレージです。ツリービュー形式でフォルダ階層を表示できるため、既存のファイルサーバーから移行する場合も、従業員がフォルダ構成を把握しやすい点が特徴です。
取引先へ大容量データを送る場合は、メール添付の代わりにファイル配信機能を利用できます。アカウントを持たない相手にもURLで共有できるため、メールの容量制限を気にせず、大容量データを送付しやすくなるでしょう。アクセス権限の設定やバージョン管理など、法人利用で確認したい管理機能も備えています。
また、Fleekdriveは、国内企業が提供する法人向けオンラインストレージです。日本語で相談できるサポート体制があるため、専任のIT担当者がいない、または少人数で兼任している中小企業でも、操作性や導入後の運用を確認しながら検討しやすいでしょう。
30日間の無料トライアルを活用すれば、契約前に操作性や自社の業務フローとの相性を確認できます。機能の詳細やプラン体系については、製品資料で確認してみてください。
2. Google Drive(Google Workspace)
Google Drive（Google Workspace）は、GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートを日常的に使っている中小企業に向いているオンラインストレージです。ファイルの保存だけでなく、資料の共同編集やコメント、閲覧・編集権限の設定もGoogle Workspace上で扱いやすい点が特徴です。
例えば、営業資料をGoogleドライブに保存しておけば、担当者が外出先から確認しつつ、社内のメンバーが同じファイルへ同時に追記できます。メールで最新版を送り直す手間を減らせるため、複数人で営業資料や提案書を更新する業務に適しているでしょう。
保存容量はプランによって異なり、Business Starterは1ユーザーあたり30GB、Business Standardは2TB、Business Plusは5TBです。導入時は、現在のファイル容量だけでなく、今後のデータ増加分も見込んでプランを選ぶことが大切です。
3. Fileforce
Fileforceは、社内ファイルサーバーやNASに近い操作感を重視する中小企業が比較したいオンラインストレージです。WindowsエクスプローラーやMac Finderから直接操作できるため、従来のフォルダ管理に近い感覚で利用しやすい点が特徴です。
例えば、営業部の提案資料や経理部の請求書データを、部署ごとの階層構造を保ったままクラウドへ移行できます。細かなアクセス権限も設定できるため、社内サーバーで管理していたときの運用を引き継ぎたい企業にも向いているでしょう。
また、料金体系には、ID課金プランとユーザー数無制限プランがあります。利用人数が増える見込みのある企業は、ユーザー数無制限プランとID課金型の費用差を比較して検討するといいでしょう。
出典：Fileforce
4. OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoft 365を利用している中小企業におすすめのオンラインストレージです。WordやExcelのファイルを共同編集したり、Teams上で資料を共有したりできます。Microsoft 365上で、資料の作成、保存、共有までまとめて管理しやすい点が特徴です。
1ファイルあたり最大250GBまでアップロードできます。ただし、数GBを超えるファイルは、Web画面ではなくOneDrive同期アプリの利用が推奨されています。大容量の動画や設計データを扱う場合は、社内の通信環境や同期方法も確認しておきましょう。
例えば「Microsoft 365 Business Basic」のパッケージプランには、1ユーザーあたり1TBのクラウドストレージが含まれています。一方で、OfficeアプリやTeamsとの連携をあまり使わない場合は、月額費用に見合うかを確認する必要があります。導入時は、自社の既存ツールや業務内容と合うかを確認しておきましょう。
5. Box
Boxは、社外とのファイル共有が多く、セキュリティ機能や権限管理を重視する中小企業におすすめのオンラインストレージです。転送時・保存時の暗号化、共有リンクのパスワード設定、アクセス制御など、法人利用で確認したい保護機能を備えています。
例えば、取引先に提案書や動画データを渡すケースです。メール添付ではなく、Box上で有効期限付きの共有リンクを発行できます。メール添付よりも共有範囲や期限を管理しやすく、プランや権限によってはアクセス状況の確認にも対応します。
また、BoxはMicrosoft 365やGoogle Workspaceをはじめ、1,500以上の外部アプリケーションとの連携も可能です。既存ツールと組み合わせて使いたい企業は、自社で利用しているアプリとの連携可否を確認しておきましょう。
出典：Box
中小企業にオンラインストレージが必要な4つの理由
中小企業がツールの導入を検討する際、導入前にメリットを整理しておくと、現在の課題に対してオンラインストレージが必要か判断しやすくなります。オンラインストレージが必要とされる理由は、主に以下の4点です。
- ファイル共有の手間を省き、業務効率をアップできる
- 高額な社内サーバーの導入・維持にかかるコストを削減できる
- 場所を問わずアクセスでき、リモートワークが快適になる
- 万が一の災害やトラブルから重要なデータを守れる
オンラインストレージを使うことによるメリットについては、以下の記事で解説しているため、あわせてご覧ください。
関連記事：データ共有のクラウド化によって得られる5つのメリット
1. ファイル共有の手間を省き、業務効率をアップできる
オンラインストレージを活用すると、ファイルの送受信や最新版の確認にかかる手間を減らせます。
例えば、複数人で提案資料を修正する場合、資料をクラウド上に保存しておけば、関係者が同じファイルを確認しながら作業できます。メールで修正版を送り直す回数が減るため、チーム内でどのファイルが最新版かわからなくなる状況を防げるでしょう。
取引先にデータを渡す際も、URL共有に対応したサービスであれば、メール添付より大容量データを共有しやすいです。閲覧権限や有効期限を設定できるサービスを選べば、社外共有時の確認作業も進めやすくなります。
2. 高額な社内サーバーの導入・維持にかかるコストを削減できる
オンラインストレージへ移行すると、社内サーバーの構築や保守にかかる費用を削減可能です。自社で物理サーバーを運用する場合、サーバー機器の購入費のほかに、保守やバックアップ、障害対応、電気代などのランニングコストが発生します。
例えば、データ量が増加して容量が不足した場合、自社サーバーでは新しい機器の購入や設定作業が必要になることがあります。一方、オンラインストレージであれば、プラン変更や容量追加の手続きだけで、柔軟にデータ容量を拡張できるでしょう。
また、サーバー基盤の保守やアップデートをサービス提供者側に任せられる点も特徴です。社内ではアカウント管理や権限設定が必要ですが、物理サーバーを自社で管理する負担は減らしやすくなります。
3. 場所を問わずアクセスでき、リモートワークが快適になる
クラウド上にデータを保管すると、権限を付与された従業員が自宅や出張先からもファイルを確認しやすくなります。社内にいなくても必要な資料を確認できるため、リモートワークや外出先での業務を進めやすくなるでしょう。
例えば、営業担当者が訪問先へ向かう途中に、スマートフォンから顧客資料を確認する場面があります。共同編集に対応したサービスであれば、Web会議中に複数人で同じ資料を修正することも可能です。
ただし、社外からアクセスできる環境を整える場合は、セキュリティ対策も必要です。多要素認証、IPアドレス制限、端末制限などを組み合わせ、社外アクセス時のルールを決めておきましょう。
4. 万が一の災害やトラブルから重要なデータを守れる
オンラインストレージを使うと、災害や機器故障によるデータ消失リスクを分散しやすくなります。契約書や請求書、顧客データなどをクラウド上に保管しておけば、オフィスが被災した場合でも、別の場所からデータを確認できる可能性があります。
ただし、クラウド保存だけでデータを完全に保護できるわけではありません。ランサムウェアなどのサイバー攻撃によるデータ改ざんや、従業員の誤操作によるファイル削除のリスクは残ります。万が一トラブルが起きたときに復旧できるよう、自動バックアップの保存期間や復元手順を確認しておきましょう。
あわせて、障害時の補償範囲が自社の基準に合うかも導入前に確認することが大切です。Fleekdriveのセキュリティ機能については、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
中小企業がオンラインストレージを導入する際の5つの選定基準
オンラインストレージは、自社に合わないサービスを選ぶと、現場で使われないといった失敗を招くおそれがあります。導入後に後悔しないためにも、あらかじめ基準を持って比較検討することが大切です。本章では、自社に最適なツールを選ぶための基準として、以下の5点を解説します。
- 自社の業務に見合ったデータ容量か
- 無理なく続けられる導入・運用コストか
- 自社の課題を解決できる機能が揃っているか
- 誰でもカンタンに使える操作性か
- 万が一の場合も安心なサポート体制か
1. 自社の業務に見合ったデータ容量か
オンラインストレージを選ぶ際は、現在のデータ量と今後の増加分を見込んで容量プランを確認しましょう。文書ファイルが中心の企業と、動画や設計データを扱う企業では、必要な容量が異なります。特に1ファイルで数GBに達するデータを扱う場合は、容量全体だけでなく、1ファイルあたりのアップロード上限も確認が必要です。
そのため、導入前に、現在どのくらいの容量を使っているかを確認しましょう。そのうえで、保存するファイルの種類や将来の増加分を踏まえてプランを選ぶことが大切です。
2. 無理なく続けられる導入・運用コストか
初期費用や基本の月額料金だけでなく、将来的な追加費用も含めたトータルコストで判断することが重要です。基本料金が安く見えても、法人運用に必須となるセキュリティ機能（IPアドレス制限やSSO認証など）をオプションで追加していくと、結果的に割高になるケースがあるためです。
また、課金体系も自社の状況に合わせて比較しましょう。ユーザー数が比較的少なく、利用人数に応じて費用を管理したい場合は、「ユーザー（ID）課金」が検討しやすいです。
一方、今後利用人数が増える見込みがある場合は、IDごとの追加費用が発生しない「容量課金」や「ユーザー数無制限プラン」も比較対象になります。ただし、人数の増減だけで判断すると、必要な容量や社外共有の頻度によっては想定より費用が高くなる場合があります。利用人数や保存容量、外部共有の運用まで含めて、長期的なトータルコストを確認することが大切です。
また、社外の取引先と頻繁にやり取りする場合は、外部招待用のアカウント（ゲストID）が有料か無料かも事前に確認しておくべきポイントです。
3. 自社の課題を解決できる機能が揃っているか
オンラインストレージを導入する際は、事前に現場の課題を洗い出し、課題を解決できる機能が備わっているかを確認することが重要です。例えば、社外とのファイル共有が多い企業では、情報漏洩リスクを抑えるために、ダウンロード制限や有効期限付きリンクなどの機能を確認しましょう。また、複数人で同じ資料を編集する場合は、誤って上書きしたり削除したりした際に備え、過去の状態へ戻せるバージョン管理機能も比較材料になります。
さらに、稟議書や契約書を頻繁に扱う企業では、申請や承認をオンライン上で進められるワークフロー機能も候補になります。導入前に現場の課題を整理し、自社に必要な機能を優先順位づけしておきましょう。
4. 誰でもカンタンに使える操作性か
オンラインストレージは、現場の従業員が迷わず使えるかを確認しましょう。社内ファイルサーバーを使ってきた企業では、フォルダ階層を把握しやすいツリービュー形式や、Windowsエクスプローラー・Mac Finderに近い操作感があるかを確認するといいでしょう。既存の業務に近い形で使えるサービスなら、現場の操作変更を抑えやすくなります。
また、管理者側の使いやすさも大切です。ユーザーの追加や権限設定に手間がかかると、運用後の管理負担が増える可能性があります。無料トライアルがある場合は、実際の業務ファイルを使い、表示速度やアップロード時間も確認しておきましょう。
5. 万が一の場合も安心なサポート体制か
オンラインストレージを選ぶ際は、トラブル時に相談しやすいサポート体制かも確認しましょう。契約書や顧客情報などを扱う場合、障害や操作ミスが起きたときに対応方法をすぐ確認できるかが大切です。
例えば、権限設定を誤って、社外に見せるべきではないファイルが共有されてしまうケースがあります。この場合、共有停止や権限変更の手順を確認し、早急に対応することが重要です。
特に専任のIT担当者が不在の中小企業では、初期設定やトラブル対応を自社だけで判断しにくい場合もあります。導入時は、日本語で問い合わせできるか、電話やチャットに対応しているか、障害時の連絡体制が明確かを導入前に確認しておきましょう。
中小企業がオンラインストレージを導入するときの5つの注意点
オンラインストレージはファイル共有やデータ管理を効率化しやすい一方で、事前準備が不足すると、情報漏洩や予算超過につながるおそれがあります。導入後の失敗を防ぎ、安全な運用体制を構築するためにも、あらかじめ以下のポイントに気をつけましょう。
- 共有が手軽な分、情報漏洩リスクを徹底する
- トラブルが起きやすいデータ移行は計画的に進める
- 万が一に備え、利用規約やSLA（品質保証範囲）を確認する
- 自社独自のカスタマイズには限界があることを理解しておく
- 自社の成長に合わせ、予算の見通しが立てやすい料金体系を選ぶ
1. 共有が手軽な分、情報漏洩リスクを徹底する
オンラインストレージはファイル共有がしやすい一方で、設定ミスや運用ルールの不備に注意が必要です。共有リンクの誤送信や退職者アカウントの削除漏れがあると、本来共有すべきではないデータを社外から閲覧されるおそれがあります。
取引先へ見積書を共有する際は、共有リンクを発行するだけでなく、共有範囲や閲覧期限も確認しましょう。ファイルの内容によっては、パスワード保護、ダウンロード制限、閲覧のみの権限設定を使い分けることが大切です。オンラインストレージを利用する際の情報漏洩対策については、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
関連記事：クラウド活用における情報漏洩対策｜リスク・原因から具体的な対策まで
2. トラブルが起きやすいデータ移行は計画的に進める
既存サーバーからオンラインストレージへ移行する際は、移行するデータの範囲と手順を事前に決めておきましょう。古いデータを整理しないまま移行すると、不要なファイルや複雑なフォルダ階層まで引き継がれ、必要なデータを探しにくくなる場合があります。
そのため、移行前は、残すデータと削除するデータを分けておくことが大切です。部署別や案件別など、移行後のフォルダ分類ルールも決めておくと、運用開始後に迷いにくくなります。
また、全データを一度に移行する前に、バックアップを取得し、一部のデータでテスト移行を行いましょう。本番移行後は、ファイル数や総容量に大きな差がないか、アクセス権限が想定どおりかを確認しておくと、移行漏れや設定ミスに気づきやすくなります。
3. 万が一に備え、利用規約やSLA（品質保証範囲）を確認する
オンラインストレージを契約する前に、利用規約やSLA（サービス品質保証）を確認しましょう。料金や機能だけで選ぶと、障害発生時の補償範囲やサポート内容を見落とす場合があります。
例えば、月間稼働率99.9%と基準が設定されていても、基準を下回った場合の利用料金の減額条件や、メンテナンスによる停止時間の扱いはサービスごとに異なります。障害時にどこまで対応してもらえるかを事前に確認しておくことが大切です。
また、データの保管場所も確認しておきましょう。サーバーが海外にある場合は、準拠法やデータ管理方針、問い合わせ窓口を確認する必要があります。自社のセキュリティ基準に合うか、サポート体制や認証の取得状況もあわせて確認しましょう。
4. 自社独自のカスタマイズには限界があることを理解しておく
オンラインストレージは、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできるとは限りません。社内サーバーのように細かく設計するのではなく、サービス側が用意している標準機能を使う形が基本です。
例えば、独自の承認ルートや複雑なフォルダ権限をそのまま再現しようとすると、標準機能だけでは対応しにくい場合があります。外部システムとの連携や追加開発で補えるケースもありますが、費用や保守の負担が増える可能性があります。
導入前には、今の運用をすべて再現するのではなく、標準機能に合わせて見直せる業務がないか整理しましょう。
5. 自社の成長に合わせ、予算の見通しが立てやすい料金体系を選ぶ
オンラインストレージは、将来の利用人数や拠点数を見据えて、予算を立てやすい料金体系を選びましょう。料金の算出方法が明確であれば、社員が増えた場合でも、追加費用を事前に試算しやすくなります。例えば、Fleekdriveのユーザー課金型は、1ユーザーあたりの月額料金が決まっているため、人数に応じた費用を把握しやすい点が特徴です。
今後、部署や拠点を増やす予定がある場合は、「何人増えると月額費用がいくらになるか」を事前に計算しておきましょう。料金の見通しを立てておくことで、段階的な導入や全社展開の判断もしやすくなります。将来的に利用人数が増える見込みがある場合は、容量課金型やユーザー数無制限プランも比較しましょう。
中小企業におすすめのオンラインストレージ活用方法
オンラインストレージは、単なるファイルの保管場所としてだけでなく、情報共有や承認、社内教育、監査対応など、ファイル管理に関する業務の効率化にも活用できます。具体的な活用方法をあらかじめ把握しておくことで、自社の業務課題に応じた運用イメージができるでしょう。
- チャットツールと連携して情報共有をさらにスムーズに
- 特別なIT知識なしで社内の承認フローを電子化
- マニュアルや動画を共有し、社内教育・ノウハウ蓄積に活用する
- 操作ログを残して、セキュリティ強化や監査に備える
1. チャットツールと連携して情報共有をさらにスムーズに
オンラインストレージとチャットツールを連携すると、ファイル共有の手間を減らしやすくなります。データ本体はオンラインストレージに保管し、チャットで共有リンクを送る形にすると、最新版の所在の確認が可能です。
例えば、営業資料を所定のフォルダに保存した際、関係者のチャットに通知が届く仕組みにすれば、担当者がすぐに確認できます。ただし、連携できるチャットツールや設定方法はサービスによって異なるため、導入前に確認が必要です。
Fleekdriveでは、ファイルアップロードなどを起点に、連携先へ通知を送れるWebhook機能が案内されています。チャットツールやCRMと組み合わせて活用したい場合は、自社で利用しているサービスとの連携可否や設定方法を事前に確認しておきましょう。
2. 特別なIT知識なしで社内の承認フローを電子化
申請・承認機能を備えたオンラインストレージであれば、プログラミングやシステム構築の知識がなくても、社内の承認フローを電子化しやすくなるでしょう。
例えば、指定フォルダにアップロードした際、承認後のPDF変換や顧客へのメール送信まで自動化できるサービスもあります。Fleekdriveでは、このような自動ワークフロー機能が案内されています。
運用前には、誰が申請し、誰が承認し、どのタイミングで通知するかを整理しておきましょう。設定画面がわかりやすいかも確認しておくと、IT専任担当者がいない企業でも運用を始めやすくなります。
3. マニュアルや動画を共有し、社内教育・ノウハウ蓄積に活用する
オンラインストレージは、マニュアルや研修動画の保管にも活用できます。資料の保管場所を統一すると、新入社員や異動者が同じ手順書を確認しやすくなり、教育内容のばらつきを減らせるでしょう。
Fleekdriveでは、OfficeファイルやAdobeファイルに加え、動画18種類・音声13種類をブラウザ上で再生できます。ただし、古いマニュアルが残ったままだと、誤った手順が共有されるおそれがあります。トラブルを避けるためにも、更新担当者と更新日を決め、最新版と過去版を区別できるようにしておきましょう。
4. 操作ログを残して、セキュリティ強化や監査に備える
オンラインストレージの操作ログは、情報漏洩対策や監査対応時の確認材料になります。誰が、いつ、どのファイルを閲覧・ダウンロード・削除したかを確認できると、トラブル発生時に状況を整理しやすくなるでしょう。
例えば、退職予定者のアカウントで短時間に大量のダウンロードがないか、不要な外部共有リンクが有効なまま残っていないかを確認できます。
ただし、記録できる操作やログの保存期間はサービスによって異なります。導入前に、閲覧や共有、削除、ダウンロードの履歴を確認できるか、ログを検索・出力できるかを確認しておきましょう。
中小企業で「Fleekdrive」を導入した3つの事例
Fleekdriveの導入事例では、帳票管理の工数削減や審査業務の効率化、個人情報管理の改善などが紹介されています。自社での活用イメージをつかむために、業種や課題の異なる3社の事例を確認してみましょう。
- 案件と紐づけた帳票管理でミス防止につながる｜株式会社プルークス
- 郵送やFAXの手間を省いたデータ共有で審査業務をスピードアップ｜MerryGateホールディングス株式会社
- 機密データの安全管理と迅速な情報提供を両立し、顧客満足度を向上｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
以下では、Fleekdriveを活用して業務課題の改善につなげた企業の事例を3つ紹介します。導入事例を確認したうえで、自社での活用イメージを具体化したい場合は、製品資料や30日間の無料トライアルも確認してみてください。
1. 案件と紐づけた帳票管理でミス防止につながる｜株式会社プルークス
株式会社プルークスでは、Salesforce上でFleekformを使って見積書や請求書などを作成し、作成した帳票をFleekdriveに格納して管理しています。以前は、見積書や請求書などの最新版がどこにあるかわからず、確認作業に時間がかかっていました。
FleekformとFleekdriveの連携により、Salesforceの画面上で帳票作成から保管まで進められるようになりました。具体的には、データ格納までのステップが7から5に減り、データ格納の漏れも少なくなったとされています。
また、Fleekdriveのバージョン管理により、どのデータが最新版なのかを確認しやすくなりました。電子帳簿保存法への対応や、複数ファイルの一括ダウンロードにもつながっており、帳票管理や経理業務の工数を減らしたい企業にとって参考になる事例です。
導入事例：株式会社プルークス
2. 郵送やFAXの手間を省いたデータ共有で審査業務をスピードアップ｜MerryGateホールディングス株式会社
MerryGateホールディングス株式会社では、Fleekdriveを金融機関とのデータ共有に活用し、申込受付や内容確認にかかる時間の短縮につなげています。以前は、日次の申込資料や月次報告データをFAXや郵送でやり取りしており、FAXの印字不良、郵送にかかる時間、資料紛失のリスクが課題でした。
Fleekdrive導入後は、金融機関にもユーザーIDを付与し、日次申込資料や月次報告データ・資料をFleekdriveで共有する運用に変更しました。
その結果、FAXの印字トラブルや郵送時間を減らし、30分程度かかっていた申込受付や内容確認などの作業が半分ほどの時間でできるようになったと紹介されています。アクセス証跡の確認やIPアドレス制限も行っており、機密性の高い情報を扱う企業にとって参考になる事例です。
3. 機密データの安全管理と迅速な情報提供を両立し、顧客満足度を向上｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
株式会社アイ・エス・エス・コンサルティングでは、SalesforceとFleekdriveを連携し、10万件を超える個人情報を管理しています。過去17年間で蓄積された個人情報は10万件超とされ、履歴書、職務経歴書、顔写真などの個人情報を管理するため、セキュリティ面の対策が課題でした。
導入後は、Salesforceで求職者や企業のレコードを作成すると、紐づいたFleekdriveのフォルダが自動生成される仕組みになりました。Salesforceの画面から履歴書や職務経歴書、英文レジュメなどを確認できるため、必要な資料を別画面で探す手間が減ったとされています。
機密性の高い個人情報を扱いながら、Salesforce上で必要な資料にすばやくアクセスしたい企業にとって参考になる事例です。
中小企業のオンラインストレージに関するよくある質問
オンラインストレージの導入を検討する際に生じやすい疑問として、以下の2点に回答します。
- IT担当者がいなくてもオンラインストレージを運用できますか？
- オンラインストレージはどれくらいの容量が必要ですか？
IT担当者がいなくてもオンラインストレージを運用できますか？
IT担当者がいない企業でも、オンラインストレージを運用しやすい場合があります。サーバーやアプリケーションの管理は事業者側が担う範囲が多いため、自社で物理サーバーを保守する負担を抑えやすい点が特徴です。
ただし、ユーザーの追加・削除や権限設定、共有リンクの管理、データの保管ルールは自社で決める必要があります。導入前に、初期設定の支援や問い合わせ方法、日本語サポートの有無を確認しておきましょう。
オンラインストレージはどれくらいの容量が必要ですか？
オンラインストレージの容量は、利用人数や扱うファイルの種類をもとに考えましょう。文書や表計算ファイルが中心の企業と、画像・動画・設計データを扱う企業では、必要な容量が変わります。
目安として、1TBは約1,000GBです。4MBの写真なら、単純計算で約25万枚を保存できます。一方、動画は画質や圧縮方式によって必要容量が大きく変わるため、現在保管しているデータ容量をもとに見積もることが大切です。
導入時は、容量だけでなく、1ファイルあたりのアップロード上限や将来のデータ増加量も確認しましょう。社員数や保存ファイルが増えた場合も見込んでおくと、プランを選びやすくなります。
オンラインストレージの容量に関する情報を詳しく知りたい方は、以下の記事を合わせてご覧ください。
関連記事：オンラインストレージの容量はどれくらい必要？目安・決め方・容量不足対策を解説
中小企業の課題を解決するオンラインストレージの導入を検討しましょう
オンラインストレージを導入する際は、料金や容量だけでなく、権限管理や操作性、サポート体制まで含めて比較しましょう。社外共有やリモートワークが増える中小企業では、ファイルを管理しやすく、現場で使いやすい仕組みを整えることが大切です。
Fleekdriveは、細かな権限設定やデータ暗号化などに対応した法人向けオンラインストレージです。導入前から相談できるサポート体制や30日間の無料トライアルも案内されているため、専任のIT担当者が少ない中小企業でも、自社の業務に合うかを確認しながら検討しやすいでしょう。
まずは資料で機能や料金体系を確認し、自社の業務フローに合うかを検討してみてください。実際の操作性を確認したい場合は、無料トライアルも活用できます。
