オンラインストレージの容量が不足すると、新しいファイルの保存や共有に支障が出て、業務効率の低下につながる可能性があります。一方で、必要以上に大容量プランを契約すると、無駄なコストが発生しかねません。
そこで本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、オンラインストレージの容量目安や必要容量の決め方、容量不足を防ぐポイントをわかりやすく解説します。さらに、外付けHDD・NASとの違いや、実際の導入事例も紹介するため、自社に適したストレージ環境を検討したい方はぜひ参考にしてください。
Contents
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネット上のクラウド環境にデータを保存・管理できるサービスのことです。PCや社内サーバーではなく、クラウド上にファイルを保管することで、場所や端末を問わずデータへアクセスできます。
USBメモリや社内ファイルサーバーでデータ共有・管理を行う場合、端末故障や紛失、災害時のリスクが課題となっていました。一方、オンラインストレージはクラウド上でデータを管理するため、端末の依存性を減らしながらも安全かつ効率的なファイル運用を実現できます。
単なる保存だけでなく、ファイルの共有・共同編集・アクセス権限管理など、業務効率化につながる機能を備えたサービスもあります。
オンラインストレージの容量はどれくらい必要？
必要な容量は、利用規模や保存するファイルの種類によって異なります。文書中心の利用であれば数GB〜数十GB、複数人で継続的に使う法人利用では数十GB〜数百GB、動画・高解像度画像・設計データを扱う業務では数百GB〜TB単位が目安になることもあります。
まずは、自社の業務に近い容量感を把握しておきましょう。
- 一般的な業務データなら数GB〜数十GBが目安
- 法人利用は共有人数とファイル種類で必要容量が変わる
- 動画・画像・設計データは容量を圧迫しやすい
一般的な業務データなら数GB〜数十GBが目安
Word・Excel・PDFなどの文書ファイルが中心であれば、必要容量は比較的小さく、数GB〜数十GB程度から検討しやすいです。
例えば、見積書や契約書、社内資料などを中心に保存する場合は、動画や高解像度画像を多く扱う業務と比べて、容量を圧迫しにくい傾向があります。文書中心で運用する小規模な法人であれば、まずは保存する資料の量を把握したうえで、必要に応じて拡張できる容量設計を考えるとよいでしょう。
法人利用は共有人数とファイル種類で必要容量が変わる
複数人で継続的に利用する法人では、数十GB〜数百GB程度が必要になるケースがあります。個人利用と比べて、複数の担当者がファイルを保存・共有するため、データが蓄積しやすくなるためです。
また、サービスによっては、契約ユーザー数に応じて利用できる総容量が決まる料金体系もあります。例えばFleekdriveのTeamプランでは、10GBに契約ユーザー数を掛けた容量を利用できます。法人利用では、人数が増えた際に必要容量がどのように変わるかも確認しておくことが大切です。
動画・画像・設計データは容量を圧迫しやすい
動画・高解像度画像・CADなどの設計データは、1ファイルあたりの容量が大きいため、ストレージ容量を圧迫しやすいです。
例えば、数分の動画データでも数百MB〜数GBになることがあり、継続的に保存すると短期間でストレージを消費します。制作会社や建築・製造業などでは、大容量データを日常的に扱うため、TB（テラバイト）単位での運用が必要になるケースもあります。
オンラインストレージの容量を決める4つの基準
オンラインストレージの容量は、余裕がある方が安心ですが、必要以上に大きくするとランニングコストが上がります。そのため、業務内容や利用人数に対して適切な容量を選定し、無駄なコストを抑えることが重要です。ここでは、容量を決める際に注目すべきポイントを解説します。
- 保存するデータの種類と保存期間
- 容量の拡張性
- 利用人数と共有頻度
- 無料トライアルの有無
1. 保存するデータの種類と保存期間
必要容量を左右する最も大きな要素が、「どのようなデータを扱うか」です。Word・Excel・PDFなどの文書ファイルは比較的軽量ですが、画像・動画・CADデータなどは1ファイルあたりの容量が大きく、短期間でも大量のストレージを消費します。
例えば、営業資料中心の企業と、動画編集や設計データを扱う企業では、必要容量に大きな差があります。また、同じ種類のデータでも、どのくらいの期間保存するかによって必要容量は変わります。保存期間が長くなるほど、過去データが蓄積されるためです。
5GBの動画データを毎月10件保存する場合、1年間で約600GB分の容量が必要になります。このように、保存期間が長くなるほど、必要な容量も大きくなります。そのため、「現在必要な容量」だけでなく、「将来的なデータ増加」を見越して設計することが大切です。
2. 容量の拡張性
オンラインストレージは、導入時点だけでなく、将来的な拡張性も重要な判断基準です。事業拡大やデータ増加によって、必要容量が変わるケースは少なくありません。
そのため、最初から過剰な容量を契約するのではなく、利用状況に応じて段階的に拡張できるかを確認しておくことが大切です。あわせて、容量追加の単位や料金の上がり方、追加できる上限も確認しておきましょう。
例えばFleekdriveでは、通常プランは契約ユーザー数に応じて利用できる総容量が決まり、user scaleプランでは100GB単位でストレージを追加できます。導入後にデータ量が増える可能性がある場合は、自社の利用規模に合わせて、どのように容量を拡張できるかまで確認しておくと安心です。
3. 利用人数と共有頻度
利用人数が増えるほど、保存されるファイル量や共有データも増加しやすくなります。複数人で同じストレージを使う場合、各担当者が日常的に資料を保存・更新するため、少人数利用よりも容量が蓄積しやすいためです。
例えば、少人数のチーム利用であれば比較的小さな容量でも運用しやすい一方、複数部署や外部パートナーを含めて利用する場合は、共有フォルダや保管対象のデータが増えやすくなります。
そのため、容量は「どのくらいのデータを保存するか」だけでなく、「何人が・どの頻度で利用するか」という観点でも検討することが重要です。ストレージ容量の考え方や容量不足を防ぐポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：ストレージ容量について知っておくと便利な5つのこと
4. 無料トライアルの有無
オンラインストレージは、実際の運用を想定して確認しないと、必要な容量感をつかみにくい場合があります。そのため、無料トライアルが用意されているサービスであれば、自社が扱うファイル量や保存ルールに合うかを事前に確認しやすくなります。あわせて、使用容量の確認画面が見やすいか、容量不足を把握しやすいかといった管理面も確認しておくと、導入後の運用をイメージしやすくなります。
また、一定期間試すことで、実際の保存量が想定より増えやすいか、部署や利用人数によって容量の使われ方に差があるかも把握しやすくなります。長期利用を前提とする場合は、無料トライアルを活用し、容量面で無理なく運用できるかを確かめておくことが大切です。
オンラインストレージと外付けHDDやNASの違い
データ保存や共有の手段として、オンラインストレージ以外にも外付けHDDやNAS（Network Attached Storage）があります。それぞれ特徴が異なるため、最適なデータ保管方法を見つけましょう。
特に「容量管理」「共有のしやすさ」「データの安全性」の観点で違いを理解しておくと、自社に合った運用を設計しやすくなります。
- 容量の増やしやすさが違う
- 社内外での共有のしやすさが違う
- バックアップやデータ保全の考え方が違う
1. 容量の増やしやすさが違う
オンラインストレージは、クラウド上のプラン変更によって比較的簡単に容量を追加できます。物理機器を購入する必要がなく、利用状況に応じて柔軟に拡張できる点が特徴です。
一方、外付けHDDやNASは、容量不足になった場合に新しい機器の追加や買い替えが必要になります。特にNASは複数台構成やデータを保護するための冗長化設定なども関わるため、拡張時に専門知識や管理工数が必要になるケースがあります。
また、オンラインストレージは初期費用を抑えながら段階的に容量を増やせるため、データ量の増加予測が難しい企業でも導入しやすい点がメリットです。外付けHDDやNASでは、機器本体の購入費に加えて、設定・設置費用や保守対応が必要になる場合があります。一方、オンラインストレージは、サービス利用料を支払いながら必要に応じて容量を拡張できるため、初期段階で大きな機器投資をせずに始めやすい点が特徴です。
2. 社内外での共有のしやすさが違う
オンラインストレージはインターネット経由でアクセスできるため、社内だけでなく社外とのファイル共有にも適しています。共有リンクの発行やアクセス権限を適切に設定することで、取引先や外部パートナーともデータをやり取りしやすくなります。
一方、外付けHDDは基本的に物理接続が前提であり、社内外を問わず、複数人での共有には向いていません。NASは社内ネットワーク経由で共有可能ですが、社外から安全にアクセスするためにはVPN設定や追加のセキュリティ対策が必要になるケースがあります。
そのため、テレワークや複数拠点での利用、社外とのデータ共有が多い場合は、オンラインストレージの方が運用しやすい傾向があります。
3. バックアップやデータ保全の考え方が違う
オンラインストレージは、複数のデータセンターにデータを分散して管理しているサービスもあり、災害や機器故障時でもデータを保全しやすい構造です。例えば、オフィス内のPCやHDDが故障した場合だけでなく、火災や地震などでオフィス自体が被災した場合でも、別拠点のデータセンターに保存されたデータへアクセスできるケースがあります。
また、サービスによっては、バージョン管理や履歴保持機能により、誤削除や上書きミスに対応しやすい場合もあります。
一方、外付けHDDは手軽なバックアップ手段ですが、物理故障や紛失、水害・火災などのリスクを受けやすい点が課題です。NASは複数のHDDへデータを分散保存して、故障時に備える仕組みによって一定の冗長化は可能ですが、「RAID＝バックアップ」ではないため、別途バックアップ運用が必要になります。
そのため、用途に応じて「NAS＋オンラインストレージ」のように組み合わせて運用する方法もあります。用途別の違いや適切な使い分けについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：オンラインストレージとNASの違いと用途による使い分け
オンラインストレージを導入した企業の事例3選
オンラインストレージは、必要容量の確保や、増え続けるデータの管理、容量とコストのバランスを考えるうえでも活用されています。ここでは、実際にFleekdriveを導入した企業の事例をもとに、大容量データの共有やストレージ運用、データ管理の課題にどう対応したのかを紹介します。
- 膨大な容量の映像データを保管｜株式会社ネイキッド
- データ使用容量とコストのバランスが良い｜株式会社SBI新生銀行
- 大容量の動画データをFleekdriveで管理｜パナソニック映像株式会社
1. 膨大な容量の映像データを保管｜株式会社ネイキッド
株式会社ネイキッドでは、映像制作やイベント関連で扱う大容量データの共有に課題を抱えていました。映像作品のファイルサイズは数百GBに及ぶこともあり、従来利用していた簡易的なファイル共有サービスでは対応しきれない状況だったといいます。
Fleekdrive導入後は、大容量の映像データをクラウド上で共有しやすくなり、社内外とのデータ受け渡しを効率化できるようになりました。容量の大きいファイルを日常的に扱う企業にとって、オンラインストレージの容量設計が重要であることがわかる事例です。
また、公開前の企画書や映像素材など、機密性の高いデータを扱う場面でも、Fleekdrive導入後は安心してファイルをやり取りできるようになったと評価されています。
導入事例：株式会社ネイキッド
2. データ使用容量とコストのバランスが良い｜株式会社SBI新生銀行
株式会社SBI新生銀行では、海外拠点との安全なファイル共有を実現するためにFleekdriveを導入しています。導入にあたっては、法務コンプライアンスやシステム管理部門が定める高いセキュリティ要件を満たす必要がありました。
導入検討時には、今後増えるデータ量も踏まえたうえで、データ使用容量とコストのバランスが想定に合っていた点が評価されています。
また、ファイルがアップロードされた際の通知機能を活用することで、新しいファイルをタイムラグが少なく確認できるようになりました。
導入事例：株式会社SBI新生銀行
3. 大容量の動画データをFleekdriveで管理｜パナソニック映像株式会社
パナソニック映像株式会社では、4K・8K動画やCGデータなど大容量ファイルの増加に伴い、従来のハードディスク運用や既存ファイル配信システムに限界を感じていました。特に、動画データを都度ハードディスクへ保存・配送する運用では、コストや手間がかかるだけでなく、無料ストレージサービスを誤って利用してしまうことによる情報漏洩リスクも課題となっていました。
そこで同社は、セキュリティ基準を満たしつつ30GB以上の大容量ファイルを扱えるオンラインストレージとしてFleekdriveを導入しました。共有リンク機能を活用し、動画のプレビュー確認から納品までをオンライン上で完結できる環境を整えました。また、動画データや制作関連資料をFleekdriveに保管することで、過去データの検索や社内共有も効率化しています。
導入事例：パナソニック映像株式会社
オンラインストレージの容量に関するよくある質問
オンラインストレージの容量に関するよくある質問について解説します。
- 容量がいっぱいになるとどうなりますか？
- 容量不足を解消する方法はありますか？
- トライアルプランで利用できる範囲は？
- 容量は後から追加・拡張できますか？
容量がいっぱいになるとどうなりますか？
オンラインストレージの容量が上限に達すると、新しいファイルのアップロードや同期ができなくなる場合があります。これにより、必要な資料を共有できない、更新したデータが反映されない、取引先へファイルを送れないといった支障が生じる可能性があります。
特に法人利用では、複数人で同じストレージを使っているため、1人の作業だけでなくチーム全体の業務フローに影響が及ぶこともあります。そのため、定期的に使用容量を確認し、上限に達する前に不要ファイルの整理や容量追加を検討することが大切です。
容量不足を解消する方法はありますか？
容量不足への対策としては、「不要ファイルの削除」「アーカイブ化」「容量追加・プラン変更」の3つが基本になります。
まず、一時的な対応として有効なのが不要ファイルの整理です。古いデータや重複ファイルを削除することで、空き容量を確保できます。また、頻繁に利用しないデータはアーカイブ化し、別ストレージへ移行することで、運用中のストレージ負荷を軽減できます。
一方で、継続的に容量不足が発生する場合は、容量追加や上位プランへの変更など、恒久的な対策を検討する必要があります。あわせて、フォルダ管理ルールや保存ポリシーを見直すことで、無駄な容量消費を防ぎやすくなります。
不要ファイル整理や容量管理の考え方について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：ストレージの容量不足を解消するには？ 不要ファイルの整理方法
トライアルプランで利用できる範囲は？
前提として、トライアルプランで利用できる期間や機能範囲は、サービスによって異なります。無料で使い続けるためのものではなく、有料導入前に操作性や運用の相性を確かめるための仕組みという点を理解しておきましょう。
例えばFleekdriveでは、運用内容をヒアリングしたうえでプラン提案を受け、30日間の無料トライアルで実際の使用感を確認できます。トライアル時の設定は、契約後に引き継ぐ場合もあります。
容量面では、保存予定の資料や画像を一部登録し、必要な容量感や使用量の把握しやすさを確認するとよいでしょう。あわせて、社内外との共有やアクセス権限の設定が実運用に合うかも確認し、本格導入を検討する流れが自然です。
容量は後から追加・拡張できますか？
多くのオンラインストレージでは、後から容量追加やプラン変更が可能です。利用人数やデータ量の増加に合わせて柔軟に拡張できる点は、クラウド型サービスの大きなメリットといえます。
ただし、サービスによって追加可能な容量や料金体系は異なるため、導入前に拡張性を確認しておくことが重要です。特に、動画や設計データなど大容量ファイルを扱う企業では、将来的なデータ増加を見越して容量設計を行う必要があります。
また、単純に容量を増やすだけでなく、データ整理やアーカイブ運用を組み合わせることで、コストを抑えながら効率的に運用できます。
容量不足に困らないオンラインストレージならFleekdrive
オンラインストレージの必要容量は、保存するデータの種類や利用人数、保存期間によって大きく変わります。文書中心の運用であれば比較的小さい容量から検討しやすい一方、画像・動画・設計データを継続的に扱う場合は、将来的なデータ増加も踏まえて容量を見積もることが重要です。
また、導入時点の容量だけでなく、後からどのように拡張できるか、容量不足を把握しやすいかまで確認しておくと、長期的に運用しやすいサービスを選びやすくなります。
Fleekdriveは、必要な機能や利用規模に応じて複数の料金プランを選べる法人向けオンラインストレージです。通常プランでは契約ユーザー数に応じて利用できる総容量が決まり、user scaleプランではストレージ追加にも対応しています。
全プランを30日間無料で試せるため、自社の運用イメージに合うか、容量設計や管理のしやすさも含めて事前に確認してみてください。
