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モバイルの活用で現場とオフィス間のやり取り業務を改善 | 働き方改革 | Fleekdrive ブログ

菅原 輝之 菅原 輝之
2018-06-27 | 働き方改革

オフィス業務のデジタル化が進む中、現場業務はまだアナログでオフィスとの連携がうまくいっていないという企業も少なくありません。現場業務がデジタル化されていても、オフィスとの受け渡しの連携が非効率になっているなど、まだまだ業務効率を見直す点が多く存在します。この記事では、Fleekdriveモバイルを活用し、非効率になりがちな現場-オフィス間のやり取りを中心とした現場でのモバイル活用について、利用シーンとともにご紹介します。働き方改革(生産性の向上、テレワーク)で欠かすことができないモバイルワーク、皆さまの業務で取り入れていただくヒントになれば幸いです。

現場とオフィス間のやり取りを簡単に

よくある課題

オフィス-現場間の連携は、下記のような点で非効率になりがちです。
皆さまの業務で当てはまるものはありませんでしょうか?

□ 営業個々の力に頼った提案になっている。
□ 機器のメンテナンスのため、紙のマニュアルを持ち歩いている。
□ 建設の現場でオフィスと電話やデジカメを使ってやりとりしている。
□ 物件の写真・商品画像などスマホやデジカメで撮影したものを社内ファイルサーバにアップロードしている。
□ 商品棚のディスプレイなど、現場での作業をデジカメ・スマホで写真を撮影し、メールでオフィスの責任者に確認をとっている。
□ ビルの点検報告書などに紙で記入して、オフィスに戻って電子ファイルに再入力している。

次からこのような課題の解決方法についてご紹介します。

皆さまの業務で当てはまるものは?

モバイル活用例1(営業チームでのファイル共有)

提案資料を自分のPCで作成したあとに、社内ファイルサーバーにアップロードしていないなど、資料作成が属人的になっていませんか?最新の提案書はチームで共有できれば属人的な営業ではなく、チーム全体で提案力をボトムアップできます。さらに、先輩社員やトップセールスの営業トークを動画で確認するなど、隙間時間を活用すれば、営業チームの提案力は一層向上します。

営業の提案力アップのため、モバイルを活用して情報共有されているお客様の導入事例もご覧ください。

導入事例ダウンロードはこちら

モバイルワーク

モバイル活用例2(保守業務)

機器メンテナンスの際、紙のマニュアルを持ち歩いているために、最新のマニュアルでメンテナンスができていない、持ち歩くのが重く負担になるなど、紙での運用がネックになっていませんか?

マニュアルを電子化しクラウドに保管しておくことで、持ち運びの負荷が軽減され、いつでも最新の資料を利用できます。意図せず別の製品のマニュアルを持ってきてしまった場合、紙ならば事務所まで取りに戻る必要がありますが、電子化しておけば、容易に持ち運ぶことができない数のマニュアルも、タブレットひとつで利用できます。検索もデジタルの方が早く、必要な情報にたどり着くまでの時間を短縮できます。保守作業が完了すれば、タブレットで修理済み写真を撮影し、そのままFleekdriveにアップロードして関係者に自動通知をおくることもできるため、オフィスとの連携もスムーズになります。

最新のマニュアルをグローバルで共有されているお客様の導入事例もご覧ください。

導入事例ダウンロードはこちら

最新のマニュアルをタブレットで参照

モバイル活用例3(建設現場)

例えば、建設現場で図面と実際の寸法がずれている場合など、デジカメで該当の箇所を撮影し、メールでオフィスと共有していませんか?メールだと写真のサイズが大きすぎたり、デジカメからPCに写真を取り込む必要があったりと手間が発生してしまいます。Fleekdriveモバイルを利用すれば、このやりとりを劇的に減らすことができます。

Fleekdriveのモバイルアプリを使うと手順が省けます

モバイル活用例4(物件情報管理)

物件情報など頻繁に追加や更新が発生する現場では、情報の更新スピードは重要です。物件の場合は何枚も画像を撮影するため容量が大きくなりがちで、通信量の問題などからスマホやデジカメで撮影した画像を、オフィスに戻ってPCに取り込んでいたりする場合も少なくありません。Fleekdriveモバイルなら画質を選択できるので、通信量の問題を軽減でき、写真を共有するまでの時間を改善することができます。

現場で撮影した複数枚の写真をサイズダウンしてアップロード

モバイル活用例5(商品管理 – Salesforce連携)

中古車販売をされているお客様では、Salesforceで車両の管理を行っています。車両情報はSalesforceのオブジェクト上で管理し、車両に関する写真は関連リストとして車両情報のレコードと紐づけられたFleekdriveに保管されています。Fleekdriveの関連リストは複数個配置できるので、例えば車両の基本画像と傷などの画像を別々の関連リストで管理することが可能です。Fleekdriveをご利用の場合、Salesforceのモバイルアプリからオブジェクトに紐づいた関連リストに写真を複数枚アップロードすることができます。ファイルサイズも変更して通信量をおさえた運用が可能になります。モバイルの活用により、現場-オフィス間の連携がスムーズになり、一元管理された車両情報を現場もオフィスも効率よく利用することが可能です。

おわりに

本記事で取り上げた以外にも、まだまだ現場-オフィス間のやり取りをモバイルを活用し、効率を上げることが可能な業務はあるのではないでしょうか。現場は現場、オフィスはオフィス、それぞれ業務が分断されていると非効率な面も多々あります。現場もオフィスもデジタル化し、1つのプラットフォーム上で業務を完結すれば、無駄がなくなり業務を効率化することができるのです。そのために、欠かせないデバイスの1つとしてスマートフォンやタブレットなどのデバイスがあり、PCはもちろん、さまざまなデバイスで利用できるプラットフォームを選択することは非常に重要です。現場業務の改善に取り組む企業の皆さまに、この記事がお役にたてれば幸いです。

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