ファイルサーバを見直す際は、単に新しい製品を選ぶだけでなく、自社の業務体制やセキュリティ要件に合った共有方法を選ぶことが重要です。
従来のオンプレミス型ファイルサーバやNASでは、機器の老朽化・容量不足・社外からのアクセスのしにくさ・ランサムウェア対策などが課題になる場合があります。一方で、オンラインストレージを活用すれば、アクセス権限や共有リンクの管理機能を使いながら、場所を問わずファイルを共有しやすくなります。
本記事では、法人向けオンラインストレージを提供する株式会社Fleekdriveが、ファイルサーバを見直す際に押さえたい基本や選び方を整理しながら、法人向けにおすすめのクラウド型ファイル共有サービス8選を紹介します。
Contents
ファイルサーバとは？
ファイルサーバとは、社内の複数のパソコンからアクセスし、見積書・契約書・画像データなどのファイルを一元管理・共有するための仕組みです。社内のファイル共有基盤として利用しやすく、アクセス権限や保存ルールを自社で管理できる点が特徴です。
一方で、サーバーの保守や障害対応、容量不足への対応などを自社で行う必要があり、運用負担やコストが発生します。そのため、リモートワークや社外とのファイル共有に対応しやすいクラウド型のサービスを選ぶ企業もあります。
ファイルサーバとクラウド型サービスは、管理方法や利用環境が異なります。より詳しい違いを確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：ファイルサーバとクラウドストレージの違い：ビジネスに最適な選択肢は？
オンプレミス型・クラウド型・オンラインストレージの違い
ファイルサーバを見直す際は、オンプレミス型・クラウド型ファイルサーバ・オンラインストレージの違いを大まかに把握しておくことが重要です。それぞれの方式は、管理範囲や社外共有のしやすさが異なります。
| 方式 | 特徴 | 向いている用途 |
|---|---|---|
| オンプレミス型 | 自社でサーバーやデータを管理する | 社内中心の運用、独自の管理要件がある企業 |
| クラウド型ファイルサーバ | サーバー管理を事業者に任せられる | 運用負担を抑えながらファイル管理を行いたい企業 |
| オンラインストレージ | ファイル保存・共有・外部共有をクラウド上で行える | テレワークや取引先とのファイル共有が多い企業 |
オンプレミス型は自社で管理しやすい一方、社外から利用する場合には、VPNなど安全に接続するための仕組みを整える必要があります。そのため、テレワークや取引先との共有が多い企業では、運用負担も含めて検討することが大切です。
社外・オンラインのファイル共有はオンラインストレージがおすすめ
社外とのファイル共有やテレワーク環境を整備したい場合は、オンラインストレージが有力な選択肢になります。
オンラインストレージはインターネット経由で利用できるため、社外や在宅勤務中でもファイルへアクセスしやすい点が特徴です。共有リンクの有効期限設定やアクセス権限管理、操作ログの記録などに対応したサービスを選べば、取引先とのファイル共有も管理しやすくなります。
さらに、サーバー機器の保守や容量追加に関する負担を抑えやすく、利用状況に合わせて運用を見直しやすい点もメリットです。運用負担を抑えながら、安全かつ効率的なファイル共有環境を構築したい企業に適した選択肢と言えるでしょう。
ファイル共有サービスを選ぶ際の5つのポイント
ファイルサーバを見直す際は、製品やサービスの種類だけでなく、自社の運用課題に合うかどうかを基準に比較することが重要です。自社の運用体制や働き方に合うサービスを選ぶことで、導入後の管理負担や共有ミスを抑えやすくなります。
ここでは、ファイルサーバを含むファイル共有サービスを比較する際の5つのポイントを解説します。
- クラウド型とオンプレミス型の違いで選ぶ
- 必要な容量と今後のデータ増加を想定して選ぶ
- セキュリティ対策と使いやすさのバランスで選ぶ
- 導入費用だけでなく運用コストも含めて選ぶ
- 外部共有やテレワークへの対応範囲で選ぶ
1. クラウド型とオンプレミス型の違いで選ぶ
クラウド型とオンプレミス型は、管理範囲や運用負担が異なります。選定時は「自社でどこまで管理したいか」「社外からの利用がどれくらいあるか」を基準に判断しましょう。
オンプレミス型は、自社の要件に合わせて細かく管理しやすい一方で、機器の保守や障害対応も自社で行う必要があります。クラウド型は、インフラ管理をサービス事業者に任せやすく、テレワークや外部共有にも対応しやすい点が特徴です。
そのため、社内利用が中心で独自要件が多い場合はオンプレミス型、運用負担の軽減や社外共有を重視する場合はクラウド型を検討するとよいでしょう。
| 項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| 管理範囲 | 自社で細かく管理したい | インフラ管理の負担を抑えたい |
| 利用場所 | 社内利用が中心 | 社外・在宅勤務からの利用が多い |
| 費用の考え方 | 初期構築費用をかけて自社運用したい | 月額・年額料金で利用したい |
| 容量追加 | 機器追加や構成変更に対応できる体制がある | プラン変更などで柔軟に見直したい |
| 向いている企業 | 独自要件や厳格な社内管理を重視する企業 | 運用負担の軽減や外部共有を重視する企業 |
オンプレミス型とクラウド型の違いをより詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：オンプレミスとクラウドの違いとは？それぞれのメリット・デメリット
2. 必要な容量と今後のデータ増加を想定して選ぶ
ファイル共有サービスを選ぶ際は、現在の保存容量だけでなく、将来的なデータ増加にも対応できるかを確認しましょう。既存のファイルサーバで容量不足が起きている場合、移行後も容量追加やプラン変更をしやすいサービスを選ぶことが重要です。
動画や設計図面などの大容量ファイルを扱う企業では、日々の業務で保存データが増えやすくなります。総容量だけでなく、1ファイルあたりのアップロード上限、容量追加時の費用、プラン変更のしやすさも確認しましょう。
データ増加を見据えて選定しておくことで、容量不足による再移行や運用変更の負担を抑えやすくなります。
3. セキュリティ対策と使いやすさのバランスで選ぶ
ファイル共有サービスは、セキュリティを厳しくしすぎると現場で利用されにくくなり、利便性を優先しすぎると情報漏洩のリスクが高まるおそれがあります。そのため、セキュリティと使いやすさのバランスを重視して選ぶことが大切です。
例えば、二要素認証やアクセス権限管理、操作ログの取得機能があれば、利用状況を管理しながら安全性を高めやすくなります。また、ファイル共有や権限設定を直感的に行えるサービスであれば、社内への操作説明や定着支援の負担を抑えやすくなります。
管理側が権限やログを確認しやすく、現場も迷わず使えるサービスを選ぶことで、安全性と運用しやすさを両立しやすくなります。
不正アクセスや誤共有、マルウェア感染などのリスクを詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
4. 導入費用だけでなく運用コストも含めて選ぶ
ファイル共有サービスを選ぶ際は、導入費用だけでなく、月額料金や運用にかかる負担も含めて比較しましょう。
例えば、オンプレミス型では、サーバーの更新やバックアップ管理、障害対応などの作業が発生します。一方、クラウド型は利用料金がかかるものの、サーバー機器の管理負担を抑えやすい点が特徴です。
料金を比較する際は、初期費用、月額料金、容量追加費用、管理にかかる社内工数まで含めて確認しましょう。
クラウドストレージの費用感や料金体系、コストを抑えるポイントを詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：クラウドストレージ導入にかかるコストはどれくらい？
5. 外部共有やテレワークへの対応範囲で選ぶ
取引先や外注先とのファイル共有が多い企業では、社外との受け渡しを安全に管理できるかも重要な比較ポイントです。
共有リンクに有効期限やパスワードを設定できるサービスであれば、社外へ送ったファイルの管理をしやすくなります。また、閲覧のみの設定やダウンロード制限に対応していれば、取引先ごとに「閲覧だけ許可する」「ダウンロードは制限する」といった共有ルールを設定しやすくなります。
テレワークや社外とのやり取りが多い企業ほど、共有リンク、権限設定、ログ確認などの外部共有機能を確認しておきましょう。
社外と安全にファイル共有する方法や運用時の注意点を詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：社外とファイル共有する際の注意点とは？ 安全な共有方法について
おすすめのクラウド型ファイルサーバ（オンラインストレージ）8選
ここからは、法人向けのクラウド型ファイルサーバやオンラインストレージとして検討しやすい8つのサービスを比較します。
| サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|---|
| Fleekdrive | ユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり） | 権限設定や承認機能を備え、社内外のファイル共有を管理しやすい | 取引先とのファイル共有を安全に進めたい企業 |
| Google Drive（Google Workspace） | ユーザー課金型 | Googleドキュメントなどと連携し、複数人でリアルタイム編集できる | Google Workspaceを業務基盤として利用している企業 |
| Box | ユーザー課金型 | 容量無制限プランも選べ、外部コラボレーション機能に対応している | 社外メンバーとの共同プロジェクトが多い企業 |
| OneDrive for Business | ユーザー課金型 | Microsoft 365と連携し、Officeファイルの共有・共同編集を行える | Microsoft 365を全社で利用している企業 |
| PrimeDrive | データ容量課金型 | 承認機能や端末認証、操作ログ管理に対応している | 厳格なアクセス管理や誤送信対策を重視する企業 |
| Fileforce | ID課金型／ユーザー数無制限プラン | ファイルサーバに近い操作性でクラウドへ移行できる | 既存のファイルサーバ運用を活かしたい企業 |
| DirectCloud | 月額定額制・ユーザー数無制限（容量／機能別プラン） | 利用人数が多い企業でも検討しやすい料金体系 | 社員数や取引先アカウントが多い企業 |
| セキュアSAMBA | データ容量課金型 | Windowsエクスプローラーに近い画面構成を採用している | 既存のファイルサーバに近い操作性を重視する企業 |
※表内の特徴は、各サービスの主な比較ポイントを簡潔に整理したものです。詳しい機能や向いている企業は、各サービスの紹介文で確認してください。
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、社内外のファイル共有に必要な権限管理やセキュリティ機能を備えた法人向けオンラインストレージです。フォルダを階層構造で表示するインターフェースを採用しており、従来のファイルサーバに近い感覚でファイルを管理しやすい点が特徴です。
ユーザーやフォルダ単位のアクセス権限設定、IPアドレス制限、操作ログ管理、公開スペース機能などに対応しており、取引先とのファイル共有や社外からのアクセスを管理しやすくなります。既存のファイルサーバからクラウド型の共有環境へ移行したい企業や、社外共有時の権限管理を整えたい企業に向いています。
2. Google Drive（Google Workspace）
Google Driveは、Google Workspaceで利用できるオンラインストレージです。Googleドキュメントやスプレッドシートと連携し、ブラウザ上で複数人によるリアルタイム編集を行えます。ファイルやフォルダごとに閲覧・コメント・編集権限を設定でき、共有範囲を管理しやすい点も特徴です。
GmailやGoogle MeetなどのGoogleサービスと組み合わせて使いやすく、共同編集を中心とした業務フローを構築しやすいサービスです。
3. Box
Boxは、外部メンバーとのファイル共有や複数サービスとの連携に対応したオンラインストレージです。容量無制限のプランも用意されており、動画やCADデータなど大容量ファイルの管理を検討している企業にも選択肢になります。
保存時・転送時の暗号化や、共有リンクのパスワード設定・有効期限設定などに対応しています。また、Microsoft 365やSalesforce、Slackなどの外部サービスと連携できるため、既存の業務システムと組み合わせてファイル管理を進めやすい点も特徴です。
出典：Box
4. OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoft 365と連携して利用しやすいオンラインストレージです。Word・Excel・PowerPoint・Teams・SharePointなどと連携し、Officeファイルの共有や共同編集を進めやすい点が特徴です。
プランに応じたストレージ容量が用意されており、ローカル環境との同期機能にも対応しています。
5. PrimeDrive
PrimeDriveは、アクセス管理や誤送信対策を重視したい企業向けのオンラインストレージです。ファイル送信時の承認ワークフロー機能に対応しているほか、IPアドレス制限や電子証明書による端末認証にも対応しています。
また、操作ログの取得やアクセス履歴の管理機能も備えています。第三者認証やセキュリティ基準への対応状況を確認したうえで、社内規定に合うか検討するとよいでしょう。
出典：PrimeDrive
6. Fileforce
Fileforceは、ファイルサーバやNASからクラウド環境への移行を検討しやすいオンラインストレージです。WindowsエクスプローラーやMac Finderから仮想ドライブとして利用できるため、既存のフォルダ構成を活かしながら運用しやすい点が特徴です。
必要なファイルを都度読み込む仕組みにより、端末側のストレージ容量を圧迫しにくい点もメリットです。また、データの保管場所や運用条件を確認しながら、社内のセキュリティ要件に合うか検討するとよいでしょう。
出典：Fileforce
7. DirectCloud
DirectCloudは、ユーザー数無制限のプランを選べるオンラインストレージです。共有URLの発行に加え、有効期限設定やダウンロード回数制限などに対応しており、外部共有時のアクセスを管理しやすい点が特徴です。
また、ファイルのバージョン管理や復元機能にも対応しており、誤削除や上書きが発生した際の復旧に備えやすくなります。エクスプローラーに近い操作画面のため、既存のファイルサーバに近い操作感を重視する企業にも向いています。
出典：DirectCloud
8. セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、容量課金型を採用した法人向けオンラインストレージです。Windowsエクスプローラーに近い操作画面を採用しており、従来のファイルサーバに近い感覚で利用しやすい点が特徴です。
共有リンクのダウンロード回数制限やバージョン管理機能に対応しています。ユーザー数無制限のプランも選べるため、利用人数が多い企業でも料金体系を確認しながら検討しやすいサービスです。
出典：セキュアSAMBA
Fleekdriveを活用してファイル共有を改善した事例3選
Fleekdriveは、社内外のファイル共有や承認業務の効率化を目的に、さまざまな企業で活用されています。以下では、テレワークや社外共有、メール添付運用、無料ファイル転送サービスの利用といった課題を改善した事例を紹介します。
- 常駐先やテレワーク環境でも安全なファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック
- メール運用による情報共有の混乱を解消し業務負荷を軽減｜株式会社コムテック
- 無料ファイル転送サービスから脱却し安全な情報共有を実現｜株式会社コミニケ出版
機能の詳細を確認したい場合は、資料ダウンロードや30日間の無料トライアルを活用すると、導入後の運用イメージを確認しやすくなります。
1. 常駐先やテレワーク環境でも安全なファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック
株式会社ティーエスアールパブリックでは、従来利用していたファイル共有サービスの終了をきっかけにFleekdriveを導入しました。同社は顧客先への常駐や在宅勤務が多く、異なるネットワーク環境から安全かつスムーズに情報共有できる仕組みが求められていました。
導入後は、ブラウザ上でファイルの閲覧・共有ができるようになり、メール添付による誤送信リスクや容量制限の課題を抑えやすくなりました。公開スペース機能やファイル配信機能を活用することで、顧客との資料共有を進めやすくなりました。
また、最新ファイルを共有しやすくなり、通知機能によって確認漏れを防ぎやすくなった点も効果として挙げられます。
事例記事：株式会社ティーエスアールパブリック
2. メール運用による情報共有の混乱を解消し業務負荷を軽減｜株式会社コムテック
株式会社コムテックでは、工事現場ごとの指示書や図面、写真などをメール添付で共有していました。しかし、予定変更が発生するたびに再送が必要となり、送信漏れや情報共有ミスが課題となっていました。また、利用していたオンラインストレージの動作が不安定で、業務への影響も懸念されていました。
そこでFleekdriveを導入し、現場ごとのフォルダを作成して関連資料を一元管理できるようにしました。公開スペース機能で発行したURLをスケジュール管理システムと連携することで、工事スタッフが必要な情報へアクセスしやすい環境を整えています。
その結果、メール運用に伴うトラブルや手間を減らしやすくなり、突発的なスケジュール変更にも対応しやすくなりました。また、事務スタッフの業務負荷軽減や情報共有のしやすさにもつながっています。
事例記事：株式会社コムテック
3. 無料ファイル転送サービスから脱却し安全な情報共有を実現｜株式会社コミニケ出版
株式会社コミニケ出版では、東京オフィスの立ち上げに伴い、大阪・東京間での情報共有や承認業務をスムーズに進める必要がありました。また、個人情報や企業の機密情報を扱う機会が多く、無料のファイル転送サービスによるデータ共有に不安を感じていました。
Fleekdriveの導入後は、ファイル共有とワークフロー機能を活用した運用を開始しました。社内外でのファイル受け渡しを管理しやすくしたうえで、見積書や請求書、経費精算などの承認業務をオンライン化しました。
外出先からでもモバイルで承認作業を行えるようになり、ワークフローの停滞を防ぎやすくなりました。承認履歴を可視化できるため、提出状況も確認しやすくなっています。また、顧客とのデータ共有を管理しやすくなり、機密情報を扱う業務でも共有方法を見直すきっかけになっています。
事例記事：株式会社コミニケ出版
ファイルサーバに関するよくある質問
ファイルサーバやオンラインストレージの導入を検討する際は、自社に合うかを判断するため、運用方法や移行時の注意点を事前に把握しておくことが重要です。
ここでは、ファイルサーバの選定や運用に関してよくある3つの質問に回答します。
- ファイルサーバとオンラインストレージはどちらを選ぶべき？
- オンラインストレージは情報システム担当者がいなくても運用できる？
- ファイルサーバからクラウドストレージへ移行する際の注意点は？
ファイルサーバとオンラインストレージはどちらを選ぶべき？
社内中心で細かな管理を重視する場合はファイルサーバ、社外とのファイル共有やテレワークが多い場合はオンラインストレージが向いている傾向があります。
両者は、以下のように特徴が異なります。
| ファイル共有サービスの種類 | 特徴 |
|---|---|
| ファイルサーバ | 既存システムとの連携や細かな管理を行いやすい |
| オンラインストレージ | 場所を問わずアクセスしやすく、共有リンクや権限設定で外部共有を管理しやすい |
複数拠点で業務を行う企業や在宅勤務を導入している企業では、オンラインストレージの方が運用しやすい場合があります。
オンラインストレージを選ぶ際は、利用人数や容量、料金体系も重要な比較ポイントです。ユーザー数に応じた選び方や無制限プランを検討する際の注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：クラウドストレージのユーザー数別選び方｜無制限プランの落とし穴
オンラインストレージは情報システム担当者がいなくても運用できる？
オンラインストレージは、サーバー機器の保守や障害対応に関する負担を抑えやすいため、専任の情報システム担当者がいない企業でも運用しやすい場合があります。
例えば、自社サーバーでは定期的なメンテナンスやバックアップ管理が必要ですが、オンラインストレージでは、これらの作業にかかる負担を軽減しやすくなります。ただし、安全に利用するためにはアクセス権限や共有ルールの整備が欠かせません。
オンラインストレージを導入する際は、サポート体制や管理機能も確認しておくと安心です。
ファイルサーバからクラウドストレージへ移行する際の注意点は？
ファイルサーバからクラウドストレージへ移行する前には、移行後の管理を複雑にしないために、不要なデータの削除とアクセス権限の棚卸しを行うことが重要です。既存のファイルサーバの状態をそのまま移行すると、管理が複雑になり情報漏洩のリスクが高まります。
例えば、既に退職した従業員の共有フォルダや数年間利用していないデータを移行すると、ストレージ容量を無駄に消費する可能性があります。また、「営業部は閲覧のみ」「経理部は編集可能」といった権限設定を整理せずに移行すると、意図しない閲覧が発生し、情報漏洩につながるおそれがあります。
データの移行前には不要なデータを整理し、フォルダ構成やアクセス権限を見直しておくことで、移行後の運用トラブルを防ぎやすくなります。
クラウドへのファイルの移行をスムーズに進めるための具体的な手順や注意点については、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：クラウドへのファイル引越し術！データ移行を徹底解説
適切なファイル共有手段を選び、安全な情報管理をしましょう
ファイルサーバやクラウド型の共有サービスを選ぶ際は、保存容量や料金だけでなく、社外共有のしやすさ、アクセス権限管理、運用負担まで含めて比較することが大切です。
オンプレミス型やNASは社内利用に適している一方、テレワークや外部共有が多い企業では、オンラインストレージの方が運用しやすい場合があります。特に、メール添付や無料ファイル転送サービスに頼った運用では、誤送信や最新版管理の混乱が起こりやすいため、共有方法そのものを見直すことも重要です。
社内外のファイル共有を安全に管理したい場合は、権限管理や共有リンク、承認機能などを備えた法人向けオンラインストレージも選択肢になります。Fleekdriveの機能や導入事例、料金プランを詳しく確認したい場合は、資料ダウンロードや30日間の無料トライアルを活用してみてください。
