社外とのファイル共有はビジネスにおいて頻繁に行う作業の一つです。ファイル共有の方法は複数あり、それぞれの方法にメリット・デメリットがあります。共有方法によっては情報漏洩やハッキングなどのリスクがあるため、正しい方法を理解しておくことが大切です。ここでは、社外とファイル共有する方法や注意点、安全な共有方法などについて解説します。

社外とファイル共有する方法

まずは、社外とファイル共有する主な方法と、それぞれの特徴を紹介します。

メールに添付する

ファイルを添付したメールを送信すると社外との共有が可能です。日常業務で使い慣れているメールソフトを使えば、ファイルを簡単に共有できます。ただし、送信先のメールアドレスや添付するファイルを誤ると情報漏洩になるため、送信時には内容の確認が必須です。また、添付できるデータ容量に制限があり、大容量のファイル共有には向いていません。

ファイル転送サービスを使う

ファイル転送サービスとは、サービス提供会社が管理するサーバー上にファイルをアップロードして共有できるサービスです。ファイルのアップロード時に発行されるURLを伝えることで、社外にファイルを共有できます。比較的大容量のファイルに対応している点がファイル転送サービスのメリットです。ただし、セキュリティリスクや、ダウンロード期間が限られるなどのデメリットがあります。

USBメモリなどを渡す

USBメモリや外付けハードディスクなど、物理的な記録媒体にデータを保存して渡すことも、社外にファイルを共有する方法の一つです。操作方法の簡単さやコストの低さがUSBメモリなどを渡す方法のメリットとして挙げられます。一方、郵送などで送るための手間と時間がかかることや、紛失してしまった場合に情報漏洩につながることなどがデメリットです。また、USBメモリなどを通じてコンピュータウイルスに感染するリスクもあります。

グループウェアで共有する

グループウェアとは組織内のコミュニケーションを円滑化するためのツールです。グループウェアの種類によっては、社外とファイル共有するための機能が備わっています。日常業務で使い慣れたグループウェアなら、簡単にファイルを共有できることがメリットです。ただし、有料のグループウェアを利用する場合はランニングコストがかかります。

オンラインストレージを利用する

オンラインストレージとは、オンラインでファイルの管理や共有を行うためのサービスです。アップロードしたファイルごとに共有範囲を設定できるため、社外とのファイル共有に適しています。大容量ファイルの共有にも対応している点がオンラインストレージのメリットです。ただし、有料のオンラインストレージの場合はデータ容量や利用状況に応じた費用がかかります。

社外とファイル共有する際の注意点

社外とのファイル共有では、セキュリティ対策などいくつかのポイントに注意が必要です。

情報漏洩は絶対避けないといけない

ファイル共有時のミスで情報漏洩が起きてしまうと、取引先や顧客からの信頼を失うリスクがあります。特に、機密情報や顧客の個人情報などを含むファイルは、流出時の影響が大きく危険です。メールに添付する場合は送信先の誤りに注意しましょう。また、USBなど紛失のリスクがある媒体は、重要情報の共有には使わない方が無難です。

間違ったファイルを共有しない

間違ったファイルを共有すると、セキュリティ上のリスクが高まるだけでなく、業務が滞る可能性もあります。業務の手戻りや再共有などの手間がかからないように、ファイルが正しいか確認した上での共有を徹底しましょう。また、バージョンが古いファイルを共有してしまうと間違いに気づきにくいため、最新版かどうか確認することも大切です。

機能を理解して使う必要がある

ファイル共有のためのツールやサービスを利用する場合、機能を理解しておく必要があります。データ容量の制限やアップロード方法、アクセス権限の管理などについて正しく理解した上でファイルを共有しましょう。

安全なファイル共有方法とは

オンラインストレージなら、データを常に最新の状態に保てるため、社外とのファイル共有におすすめです。また、セキュリティ対策を行っているオンラインストレージも多く存在します。

「Fleekdrive」は、高度なセキュリティに対応できる企業向けオンラインストレージです。アップロード時の自動ウイルスチェックやファイル暗号化、アクセス元のIPアドレス制限など様々なセキュリティ機能が備わっています。そのほか、操作ログの記録やPDFファイルのコピー制限などの機能も利用可能です。社外とのファイル共有を安全に行いたい方は、ぜひFleekdriveのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

社外とのファイル共有は適切な方法を選ぼう!

ファイルを共有する方法には、ファイル転送サービスやグループウェア、オンラインストレージなど複数の手段があります。メールやUSBメモリなどでも共有できるものの、情報漏洩やウイルス感染のリスクに注意が必要です。セキュリティ対策を重視して適切な方法を選び、社外とのファイル共有を安全に行いましょう。