クラウドストレージを導入する際は、かかるコストや必要な作業についてあらかじめ理解しておくことが大切です。この記事では、クラウドストレージにかかるコストの種類や導入時の作業、導入コストをできるだけ抑えるためのポイントなどを紹介します。クラウドストレージの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
クラウドストレージにかかるコストの種類
クラウドストレージの導入・運用にかかるコストには、次のようなものがあります。
1ユーザ当たりでコストがかかる
クラウドストレージの利用料は、ユーザ数に応じてかかることが一般的です。1ユーザあたりの月額利用料が定められていて、ユーザ数が多いほどコストがかかります。クラウドストレージの種類によっては、最低ユーザ数が定められている場合もあります。
容量によってプランが異なる
一般的に、利用できるデータ容量が大きいプランほど料金は高額です。多くのクラウドストレージでは、データ容量が異なる複数のプランが用意されています。プランの内容によっては、追加料金を支払うことで容量を増やすことも可能です。容量が無制限のプランを用意しているクラウドストレージもあります。
オプション追加によってコストがかかる
クラウドストレージによっては、オプション料金を支払って機能やサポートを追加することが可能です。
例えば、企業向けオンラインストレージの「Fleekdrive」のTeamプランでは、アップロードしたPDFファイルに、「暗号化・印刷禁止」などのセキュリティを設定することができます。PDFファイルの印刷やコピーに制限をかけることで、情報漏洩を防止します。また、ポリシーに違反する操作をリアルタイムでチェックする監査機能やサブドメイン、ファイルサーバなどのオプションも利用可能です。
複数の料金プランがあるクラウドストレージは、上位プランで無料のオプションが利用できることもあります。Fleekdriveの場合、上位プランであるBusinessプランやEnterpriseプランでは、PDFに関するセキュリティ機能は無料です。また、Enterpriseプランでは監査機能と1つまでのサブドメインも無料で利用できます。
クラウドストレージの導入に伴って必要な作業とは？
クラウドストレージは比較的簡単に使い始められるものの、導入にあたって以下のような作業が必要です。
社内の利用ルール策定
企業でクラウドストレージを導入する場合、社内の利用ルールを策定しておく必要があります。決めておくべき主なルールは、ファイル名のつけ方やフォルダ構造、ユーザ権限の管理方法などです。利用ルールをあらかじめ策定しておくことで、誤操作によるデータの削除やフォルダ構造の複雑化といったトラブルを防げます。また、情報流出などのセキュリティトラブルを防ぐためにも利用ルールの策定が大切です。
ファイルの移行作業
クラウドストレージを導入する際は、既存のファイルをクラウドストレージにアップロードする必要があります。従業員の使用している端末や社内のファイルサーバなどに保存されているファイルをクラウドストレージに移行しましょう。移行すべきファイルの数が多い場合、アップロードに時間がかかります。使用頻度の高いファイルから優先的にアップロードすることがスムーズに移行するためのポイントです。
社員への周知、教育
クラウドストレージへ移行するタイミングや方法について、社員へ周知することも大切です。各社員に対して、ユーザアカウントの発行手続きやクラウドストレージへのアクセス方法などをアナウンスする必要があります。また、クラウドストレージの使い方や利用ルールを浸透させるための教育も必須です。グループチャットや社内Wikiなどを用いて、クラウドストレージに関する情報共有を行いましょう。
できるだけコストを抑えてクラウドストレージを使うには？
クラウドストレージの利用コストをできるだけ抑えるには、自社が必要とする機能や容量を明確にし、必要最低限のプランを選択することが大切です。サポートの有無やセキュリティ機能、最低ユーザ数などを確認した上で、自社に合うクラウドストレージを選ぶとコストを抑えられます。ただし、コスト削減を意識するあまり、使いにくいサービスを選んでしまわないように注意が必要です。また、容量の上限を気にしながら運用することも、業務効率が下がる原因となります。
試用期間は無料の場合も
試用期間があるクラウドストレージなら、各種機能を無料で試すことが可能です。例えば、FleekdriveではBusinessプランでのトライアルを30日間無料で試せます。
- 30日間無料トライアルお申し込みフォームはこちら
いくつかのクラウドストレージから自社に合うサービスを検討したい場合は、無料の試用期間を活用して使いやすさを比較しましょう。Fleekdriveの他のプランでトライアルをご希望の場合は、別途お問い合わせください。
- サービスに関するお問い合わせはこちら
自社に合うクラウドストレージを選んでコストを抑えよう
クラウドストレージのコストは、ユーザ数や容量などによって異なります。企業向けオンラインストレージのFleekdriveでは、3つの料金プランから最適なものを選ぶことが可能です。クラウドストレージの利用にかかるコストを把握した上で、自社に合うサービスを選びましょう。
