ペーパーレス化ツールは、紙で行っていた書類の作成・保管・共有・承認をデジタル上で進めるためのツールです。紙の請求書を探したり、稟議書に押印して回したりする作業を減らせる一方、業務に合わないツールを選ぶと、現場に定着しにくい場合があります。
本記事では、ペーパーレス化ツールの種類や導入メリット、注意点、選び方、導入事例を解説します。
Contents
ペーパーレス化ツールとは？
ペーパーレス化ツールとは、紙の書類を電子データで作成・保存・共有・承認するためのツールです。
たとえば、請求書をPDFで保存したり、申請書をシステム上で承認したりするといった使い方ができます。既存書類のスキャンだけでなく、見積書や申請書を作成段階から電子化すれば、印刷・手渡し・ファイリングの工程を減らせます。
ペーパーレス化に使えるツールの種類
ペーパーレス化で使うツールは、業務ごとに役割が異なります。先に種類を整理しておくと、自社で紙が残りやすい作業に合うツールを選びやすくなります。
ペーパーレス化に使える主なツールは、以下のとおりです。
- 文書管理ツール
- オンラインストレージ
- 電子契約ツール
- ワークフローツール
- 経費精算・請求書管理ツール
1. 文書管理ツール
文書管理ツールは、契約書や請求書、社内規程などの文書データを保存・検索・共有するためのツールです。
検索機能に対応したツールであれば、契約先名や契約日、取引先名、発行日、金額などの条件で書類を探しやすくなります。部署や役職ごとに閲覧権限を設定すれば、全社員が閲覧できる文書と、経理・法務など一部の担当者だけが閲覧できる文書を分けて管理できます。
税務関係書類を保存する場合は、検索機能や改ざん防止措置など、電子帳簿保存法の要件に対応できるかを確認しましょう。
2. オンラインストレージ
オンラインストレージは、PDFやWord、Excel、スキャンデータなどの書類データをクラウド上に保存し、インターネット経由で共有するツールです。
会議資料を共有フォルダに保存すれば、外出先やテレワーク中でも同じ資料を開けます。最新版の資料を共有できるため、紙の配布や差し替え資料の再配布、メール添付を減らせます。
閲覧・編集権限を分けられるサービスでは、部署や担当者ごとに扱えるフォルダの制限が可能です。ただし、共有リンクを「リンクを知っている全員が閲覧可能」にすると、社外秘の資料を第三者が見られるおそれがあります。閲覧者、編集者、共有リンクを発行できる人、退職者アカウントの削除手順を決めてから運用しましょう。
導入するサービスを比較したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：法人向けオンラインストレージおすすめ8選！料金タイプ・失敗しない選び方を徹底解説
3. 電子契約ツール
電子契約ツールは、契約書データの送信や確認、電子署名、保管をインターネット上で行うためのツールです。
紙の契約書を印刷・押印・郵送する代わりに、契約書データを相手方に送り、画面上で内容確認や電子署名を行います。締結後の契約書をサービス上で保管できるツールでは、契約先名や契約日、契約期限、締結状況などで検索できます。
4. ワークフローツール
ワークフローツールは、社内の申請・承認・決裁をシステム上で行うためのツールです。
備品購入や稟議書の申請では、申請者がフォームに内容を入力し、上長や経理、総務、最終決裁者など、設定した承認者に順番に通知できます。承認ルートを事前に設定すれば、申請者が依頼先を毎回判断する必要がなくなり、承認者の選択ミスを減らせるでしょう。
5. 経費精算・請求書管理ツール
経費精算・請求書管理ツールは、領収書を使った経費申請や、請求書の受領・確認・保管をシステム上で行うためのツールです。
従業員が領収書をスマホで撮影して申請すれば、紙の領収書の提出や申請書への手書き入力を減らせます。請求書をメール添付やシステム経由で受け取る場合も、対応したツールであれば、受領した電子データを保存し、取引先名や金額、発行日、支払期限などで検索できます。
ペーパーレス化ツールを導入する4つのメリット
ペーパーレス化ツールを導入するメリットを把握すると、紙を減らす目的を整理しやすくなります。コスト削減だけでなく、書類検索やテレワーク、社内外の確認作業にも関わるため、自社の課題と照らし合わせて確認しましょう。
ペーパーレス化ツールを導入する主なメリットは、以下のとおりです。
- 紙の保管・印刷・郵送にかかるコストを減らせる
- 必要な書類を検索しやすくなり業務効率化につながる
- テレワークなど柔軟な働き方に対応しやすい
- 社内外の資料共有がしやすくなり、確認漏れや差し戻しを減らせる
1. 紙の保管・印刷・郵送にかかるコストを減らせる
ペーパーレス化ツールを導入すると、紙での運用にかかる費用を削減できる場合があります。
請求書や会議資料を電子データで共有すれば、用紙代やインク代、封筒代、郵送費を減らせます。会議資料を差し替える場合も、参加人数分の再印刷は不要です。
保管する紙が減れば、キャビネットの追加購入や外部倉庫の利用を抑えられる場合があります。ただし、ツールの初期費用や月額費用、設定作業の負担が発生する点に注意が必要です。
2. 必要な書類を検索しやすくなり業務効率化につながる
ペーパーレス化ツールを導入すると、書類を探す時間を減らせます。
紙の契約書や請求書は、保管棚やファイルの背表紙を確認しながら探す必要があり、担当者が不在だと保管場所がすぐに分からないこともあるでしょう。取引先名や作成日などで検索できるツールなら、該当書類を画面上で絞り込めます。
たとえば、過去の見積書を確認したい場合も、保管棚を探し回らず、画面上で取引先名や作成日の検索が可能です。書類を探す時間や担当者への確認待ちが減れば、申請や確認、共有の作業も進めやすくなります。
3. テレワークなど柔軟な働き方に対応しやすい
自宅や外出先からでも書類の確認や承認を進めやすくなる点が、ペーパーレス化を導入するメリットの一つです。
紙の契約書や申請書を社内でしか確認できない場合、内容を確認するためだけに出社が必要になることがあります。書類をクラウド型のツールで管理すれば、自宅やサテライトオフィスから資料を確認できるため、商談前の資料確認や在宅勤務中の稟議承認も進められます。
ただし、社外から利用する場合は、閲覧や編集ができる人を業務に必要な範囲に絞り、共有リンクの発行ルールや多要素認証の利用も決めておきましょう。
ファイル共有サービスの活用方法について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：働き方改革のキモ！？テレワークで欠かせないファイル共有サービスの活用方法
4. 社内外の資料共有がしやすくなり、確認漏れや差し戻しを減らせる
ペーパーレス化ツールで資料を共有すると、関係者が同じファイルを確認でき、古い資料を見て作業するミスを減らせます。
紙の資料を配布する運用では、差し替え後に最新版が分からなくなったり、誰が確認したのか把握しづらくなったりします。オンライン上で資料を共有すれば、最新版を同じ場所で確認でき、コメントや承認状況も画面上に残すことが可能です。
申請フォームに必須項目や添付ファイル欄を設定すれば、記入漏れや添付漏れによる差し戻しも減らせます。社外へ共有する場合は、閲覧できる相手や編集の可否を決め、共有リンクの公開範囲も確認してから送付しましょう。
ペーパーレス化ツールを導入する3つのデメリット・注意点
ペーパーレス化ツールは業務の見直しに役立つ一方、導入すればすぐに紙の運用をなくせるとは限りません。費用や社内ルール、現場への定着、障害時の対応を事前に確認しておくと、導入後の混乱を減らしやすくなります。
ペーパーレス化ツールを導入する際の注意点は、以下のとおりです。
- 導入費用や運用ルールの整備が必要になる
- 社内に使い方が定着しないと紙での運用に戻りやすい
- システム障害や通信環境の影響を受ける場合がある
1. 導入費用や運用ルールの整備が必要になる
ペーパーレス化ツールを導入する際は、ツール利用料に加えて、初期設定費用やスキャナなどの購入費がかかります。
紙で受け取った請求書を電子化する場合は、スキャン作業やデータ整理の手間も発生します。また、保存先や運用ルールが決まっていないと、紙と電子データが混在し、かえって管理が複雑になることがあるでしょう。
経理書類を扱う場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たすために、検索機能や改ざん防止措置への対応も必要です。導入前は、現在の印刷費や郵送費、保管費と、ツールの月額費用や初期費用を比較し、費用対効果を確認しておきましょう。
クラウド上で書類を管理する場合は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：クラウドストレージを安全かつ効率的に運用するための6つのコツ
2. 社内に使い方が定着しないと紙での運用に戻りやすい
ペーパーレス化ツールは、使う業務や保存先を決めないまま導入すると、担当者ごとに運用が分かれやすくなります。
たとえば、同じ申請でツール提出と紙提出が混在すると、紙の申請はツール上で承認状況を確認できません。さらに、書類の保存先が分かれると最新版を判断しにくくなり、紙の原本と電子データの両方を探す手間も発生します。
導入時は、どの申請や書類をツールで扱うのかを決めたうえで、保存先やファイル名、操作方法などを社内で統一しましょう。
3. システム障害や通信環境の影響を受ける場合がある
クラウド型のペーパーレス化ツールは、サービス停止や通信不良が起きると、書類を開けなくなることがあります。
契約書や請求書をクラウド上で管理している場合、障害中は契約内容の確認や請求書処理、稟議承認が止まるおそれがあります。影響を抑えるには、障害時に確認すべき重要書類の範囲を決め、緊急時の連絡先や確認・承認の代替手順を用意しておくことが重要です。
企業がペーパーレス化ツールを選ぶときの3つのポイント
ペーパーレス化ツールは、業務内容や管理したい書類に合うものを選ぶことが大切です。料金や機能だけで判断すると、現場で使いにくかったり、必要な書類を探しにくかったりする場合があります。
そのため、ペーパーレス化ツールを選ぶ際は、以下の3つのポイントを確認しましょう。
- 紙を減らしたい業務に合うツールか
- 電子化した書類を管理・共有しやすいか
- 社内に定着させやすい操作性やサポートがあるか
1. 紙を減らしたい業務に合うツールか
ペーパーレス化ツールは、減らしたい業務に合わせて選びましょう。
契約書の印刷や郵送を減らしたい場合は、契約書の送信や電子署名に対応した電子契約ツールがおすすめです。一方、稟議書や申請書の紙回覧をなくしたい場合は、申請内容を入力し、承認者へ順番に回せるワークフローツールが適しています。
また、請求書の受領・保管や領収書を使った経費申請を電子化したい場合は、経費精算・請求書管理ツールを検討しましょう。
このように、先に変えたい業務を決めておくと、必要な機能が不足したり、使わない機能まで契約したりするミスマッチを避けやすくなります。
2. 電子化した書類を管理・共有しやすいか
書類を電子化しても、保存先や検索ルールがばらばらだと、必要な書類を探す手間は残ります。
部署ごとに管理場所が分かれていると、同じ取引先の契約書や請求書でも、どこに保存されているか確認しなければなりません。ペーパーレス化ツールを選ぶ際は、取引先名や日付、書類種別などで絞り込めるかを確認しましょう。
社外と共有する機会がある場合は、相手に応じて閲覧・編集権限を分けられるか、共有期限を設定できるかも確認が必要です。保存先と共有範囲をツール上で管理できれば、最新版の確認漏れや誤共有を減らせます。
3. 社内に定着させやすい操作性やサポートがあるか
ペーパーレス化ツールは、従業員が日常業務の中で迷わず使えるものを選びましょう。
申請画面の入力項目が多すぎたり、書類検索の手順が複雑だったりすると、紙の申請書やメール添付で処理する人が残りやすくなります。
たとえば、領収書をスマホで撮影してそのまま申請できれば、台紙に貼って提出する作業の軽減が可能です。承認者も画面の案内に沿って確認できるツールなら、承認漏れや差し戻しを防ぎやすくなります。
導入直後につまずかないよう、操作マニュアルや説明会、問い合わせ窓口が用意されているかも確認しましょう。
Fleekdriveを活用したペーパーレス化の導入事例3選
Fleekdriveを活用した事例を確認すると、紙の帳票作成や書類の送付、分散したファイル管理などをどのように見直せるかイメージしやすくなります。本章では、以下の導入事例を紹介します。
- 複写紙の帳票作成・保管をクラウド化し、手間を削減｜株式会社リバイブ
- 計画書の作成・送付を効率化し、7.5時間を削減｜NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ
- 紙の資料や分散ファイルをクラウドで一元管理｜御影神愛キリスト教会
1. 複写紙の帳票作成・保管をクラウド化し、手間を削減｜株式会社リバイブ
株式会社リバイブでは、Fleekdriveの導入により複写紙で記入・処理していた書類を、クラウド上で出力・保管する運用に切り替え、書類を作成・処理するのにかかる時間を削減しています。
導入前は、案件情報が紙の書類や営業担当者の頭の中にあり、情報が属人化していることが課題でした。導入後は、Fleekformで解体工事に関わる注文書・注文請書を出力し、Salesforceのレコードに関連付けているFleekdriveに保管する流れを整えています。
さらに、会社に送られてくる請求書なども電帳法に則ってFleekdriveに保管し、契約に関わる書類を発行・処理・保管する仕組みを整えました。
関連記事：株式会社リバイブ
2. 計画書の作成・送付を効率化し、7.5時間を削減｜NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ
NPO法人渋谷なかよしぐるーぷでは、FleekformとFleekdriveを活用し、計画書の作成・送付にかかる時間を合わせて7.5時間短縮しています。
導入前は、毎月約120人分の計画書を1人ずつメール添付で送付しており、メールを利用できない方にはFAXや郵送、手渡しで届けていました。送付先と計画書が一致しているかを確認する作業にも時間がかかり、管理者の負担になっていた点も課題です。
導入後は、Fleekformで計画書のファイル名が自動で生成されるようにし、Fleekdriveのスマートルールで各個人のフォルダへ振り分ける運用に変更しました。一括出力した計画書が個別のスペースへ自動で割り振られるため、1件ずつ送付する作業を減らせています。
関連記事：NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ
3. 紙の資料や分散ファイルをクラウドで一元管理｜御影神愛キリスト教会
御影神愛キリスト教会では、紙で保管していたものや分散していたファイルをFleekdriveにまとめ、クラウド上で一元管理する運用に切り替えています。
導入前は、教会運営メンバーや信徒個人がそれぞれファイルを管理していました。そのため、必要なファイルがあっても、誰が保管しているのかわからない状態でした。
導入後は、用途別にスペースを作成し、信徒の名簿や教会活動に必要なファイルを保管できるようになっています。個人情報を扱うスペースは牧師だけに閲覧権限を付与するなど、スペースごとにアクセス権限を変えています。
教会活動に関わるファイルをクラウド上にまとめたことで、必要なファイルを確認しやすくなった事例です。
関連記事：御影神愛キリスト教会
ペーパーレス化ツールに関するよくある質問
ペーパーレス化ツールを導入する前は、費用や運用ルールに関する疑問を整理しておくと、選定後の迷いを減らしやすくなります。本章では、ペーパーレス化ツールに関するよくある質問を確認しましょう。
- ペーパーレス化ツールは無料でも問題ありませんか？
- 社内に定着させるには何を決めるべきですか？
ペーパーレス化ツールは無料でも問題ありませんか？
無料プランは、少人数で操作感を確かめる場合や、社内資料を試験的に管理する場合であれば利用できることがあります。
ただし、契約書や請求書、個人情報を扱う業務では、保存容量や利用人数だけでなく、閲覧・編集権限や操作ログ、サポート体制まで確認が必要です。
社外と書類を共有する場合、誰が閲覧・編集したかを確認できないと、誤共有や差し替え時の確認漏れに気づきにくくなります。扱う書類の重要度に応じて、法人向けプランや有料ツールも比較しましょう。
社内に定着させるには何を決めるべきですか？
社内に定着させるには、まず、どの書類を電子化し、どこに保存するのかを決めましょう。
請求書は経理フォルダに保存する、契約書は担当部署だけが編集できるようにするなど、書類ごとに保存先と権限をそろえることが大切です。また、ファイル名の付け方を統一すれば必要な書類を探しやすくなり、承認ルートを決めておけば紙での回覧も残りにくくなります。
社外共有や原本の扱いも事前に決め、紙の原本と電子データを別々に探す状態を避けましょう。まずは部署単位で試験導入し、操作方法や保存ルールを確認してから全社へ広げると進めやすくなります。
文書管理とファイル共有からペーパーレス化を進めましょう
ペーパーレス化を進めるには、紙で残っている契約書や請求書、会議資料などを洗い出し、保管・共有・承認の流れを電子化することが大切です。
文書管理ツールやオンラインストレージを活用すれば、必要な書類を探しやすくなり、社内外での共有もしやすくなります。一方で、保存場所や閲覧権限、社外共有ルールを決めないまま導入すると、紙と電子データの二重管理につながる場合があります。
Fleekdriveは、企業向けオンラインストレージとして、クラウド上での文書管理やファイル共有に対応しています。ファイル配信、アクセス権限管理、全文検索、自動バージョン管理、自動ワークフローなどを活用できるため、電子化した文書の保管・共有ルールを整えたい企業に適しています。
導入前に自社の業務フローに合うか確認したい場合は、資料ダウンロードや30日間無料お試しをご活用ください。
